Warum sie eine ERP mit OCR benutzen sollten

Warum sie eine ERP mit OCR benutzen sollten

Erfassung von Eingangsrechnungen in ERP-Systemen 

ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, einen optimierten Prozess über die Fachabteilungen hinweg durchzuführen. Die ERP-Systeme, die eine Komplettlösung anbieten, verfügen über ein Rechnungsmodul, welches Eingangsrechnungen erfasst und verarbeitet.

Dieses Modul gleicht die Eingangsrechnung mit der im ERP-generierten Bestellung ab. Sobald die Bestellung von Artikeln mit der passenden Rechnung eingetroffen ist, fügt ein Mitarbeiter die Rechnung den ERP-Systemen hinzu, woraufhin das System die Eingangsrechnung mit der Bestellung abgleichen. Das geschieht meistens auf Basis der Bestellnummer oder Lieferantennummer.

Wenn die Informationen übereinstimmen, wird der Auftrag abgeschlossen und die Finanzdaten an das Buchhaltungssystem übergeben. 

Die manuelle Rechnungserfassung kostet Zeit und Frustrationen

Das Erfassen von Rechnungen richtet sich nach dem Grad der Automatisierung des ERP-Systems. Was wir heute erleben, ist, dass die Nutzer die Rechnung erhalten, scannen und in das ERP hochladen. Anschließend überträgt der Mitarbeiter die Informationen, wie die Auftragsnummer, in die ERP und somit wir die Rechnung mit der Bestellung abgeglichen.

Die Suche nach der Auftragsnummer und deren Eingabe in das ERP klingt einfach, oder? Aber was ist, wenn die Artikelmenge unvollständig ankommt und von der aufgegebenen Bestellung abweicht? In diesem Fall muss der Mitarbeiter die Unstimmigkeit überprüfen und im ERP-System manuelle Anpassungen vornehmen.

In Unternehmen mit zahlreichen Einkäufen kann die manuelle Dateneingabe und der Datenabgleich zu Frustrationen führen, da dieser Prozess sehr zeitaufwendig ist. Neben den Frustrationen der Benutzer erhält die Buchhaltung der Unternehmen keinen Echtzeit-Einblick in die Finanzen des Unternehmens, da unvollständige Aufträge unvollständig nicht berücksichtigt werden können.

Nicht gerade vorteilhaft für die Finanzbuchhaltung, deren Aufgabe es ist, die Effizienz und die finanziellen Ressourcen zu kontrollieren, oder? 

Automatisierte Rechnungserfassung

Eine Lösung des Problems ist die automatisierte Datenextraktion aus Rechnungen. Bei der automatisierten Datenextraktion mittels OCR hat der Benutzer die Rechnung wie gewohnt in die ERP eingefügt.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass die OCR-Software nach dem Hochladen der Rechnung relevante Datenfelder wie Bestellnummern, Lieferantennummern, Händler und Einkaufsdaten erkennt. Dadurch kann das ERP die Eingangsrechnung dem jeweiligen Auftrag zuordnen – eine manuelle Dateneingabe ist nicht erforderlich.

Darüber hinaus geht die automatisierte Datenextraktion noch einen Schritt weiter. Es ermöglicht ERP-Systemen Abweichungen zwischen Eingangsrechnungen und Aufträgen sofort zu erkennen, da die Rechnungsinformationen mit der aufgegebenen Bestellung verglichen werden.

Dies führt zu einem effizienteren Purchase-to-Pay-Prozess, der die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Finanzinformationen, die in der Buchhaltung verfügbar sind, erhöht. 

Klippa ist hier, um zu helfen!

Klippa hat die Nachfrage nach einer automatisierten Rechnungserfassung frühzeitig erkannt. Wir sind der festen Überzeugung, dass sich wiederholende Prozesse, die manuelle Arbeit erfordern, automatisiert werden sollten.

Unsere OCR-Engine extrahiert innerhalb von 3-5 Sekunden die Bestellnummer, die Lieferantennummer, den Namen des Lieferanten, die Anzahl der Positionen, die Summen und die Einkaufsdaten sowie alle anderen Informationen, die im ERP benötigt werden! Unter diesem Blog-Post erfahren Sie, wie das Rechnungsparsen mit OCR genau funktioniert.

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