Você sabia que os custos de processamento manual de uma única fatura podem variar de $12 a $30 por fatura? Não é a toa que, nos últimos anos, os softwares de automação de faturas e de aprovação digital de faturas ganharam muita popularidade.
As empresas que buscam economizar custos e aumentar a eficiência dos processos administrativos, rapidamente acabam identificando seu procedimento de contas a pagar como o melhor candidato para ganhos de eficiência.
Toda empresa tem que processar notas fiscais. Geralmente existem muitas pessoas envolvidas no processo e os volumes costumam ser altos. Nos últimos anos, o mercado de automação de faturas e software de aprovação digital de faturas cresceu, com 38% das empresas fazendo transições este ano, em comparação com apenas 24% no ano anterior.
Por estar lendo este blog, você provavelmente busca implementar uma solução de automação de faturas. Você identifica um potencial de economia de custos, aumento de eficiência e implementação de mudanças. Mas sua empresa, como muitas outras, provavelmente tem uma abordagem de mudança orientada para o caso de negócios. Isso significa que você tem que fundamentar sua intuição com um caso de negócios para conseguir executivos, TI e outros membros da equipe a bordo. Neste blog, forneceremos todas as orientações sobre como criar um caso de negócios para automação de faturas.
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Por onde começar?
Etapa 1: Identifique a situação atual da sua empresa
Etapa 2: Identifique soluções de mercado, seus benefícios e custos
Etapa 3: Identifique o que motiva os gerentes da sua empresa
Etapa 4: Transforme as informações em um caso de negócios
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Por onde começar?
Um bom caso de negócios começa com alguma pesquisa sólida. Podemos dividir esta pesquisa em três categorias: pesquisa sobre a situação atual do processamento de sua fatura e processo de aprovação (isso cria uma linha de base), pesquisa sobre os ganhos esperados e uma análise sobre o que motiva os gerentes da sua empresa.
Etapa 1: Identifique a situação atual da sua empresa
Para obter uma boa visão geral da situação atual, você terá que identificar o processo atual e as métricas atuais. Você pode fazer isso em um nível diário, semanal, mensal ou anual. Você pode escolher com base em sua preferência pessoal, mas mensal e anual são os mais usados. Os seguintes tópicos podem ser discutidos em seu caso de negócios:
1.1 Definição do processamento da fatura atual e processo de aprovação
Determine as etapas atuais envolvidas no fluxo de trabalho. Crie algo como um fluxograma para obter uma visão geral. Você pode ter que criar vários fluxogramas se perceber grandes diferenças entre, por exemplo, faturas em papel e faturas digitais. Por exemplo:
Envolva sua equipe e pergunte o que eles consideram os maiores desafios nos procedimentos atuais. Tente conversar com diferentes funcionarios e identifique os pontos fracos organizacionais. Você pode fazer isso por meio de entrevistas ou talvez com um questionário. Se você usar a última opção, poderá incluir alguns gráficos interessantes, como por exemplo:
Agora você tem os procedimentos atuais e os pontos problemáticos definidos. Você acabou de concluir a primeira parte do seu caso de negócios! Vamos avançar para definir as métricas atuais.
1.2 Definindo as métricas atuais
Se você deseja criar um bom caso de negócios para automação de faturas e calcular ROIs para investimentos em software, você precisará de métricas. As métricas, neste caso, são números rígidos que quantificam os valores das faturas, custos e muito mais. Isso lhe proporcionará uma visão geral da situação atual das métricas.
Essas métricas podem ser usadas posteriormente para calcular o custo e economia da sua empresa após a implementação de uma solução de software para automação de faturas. Abaixo, listaremos todas as métricas que podem ser relevantes. Quanto mais informações específicas você puder encontrar, melhor será o seu caso de negócios. Não se estresse se você não conseguir encontrar todas as informações, você provavelmente ainda pode criar um caso de negócios menos específico. A maioria desses dados virá do departamento financeiro ou do software de contabilidade / sistema ERP, portanto, comece a pesquisar lá.
- Quantas faturas sua empresa processa (por dia, semana, mês, ano)?
- Se possível, defina quantas notas fiscais são recebidas em papel e quantas são recebidas em formato digital.
- A sua empresa trabalha com ordens de compra? Caso sim, separe as faturas que têm uma ordem de compra das que não têm.
- Qual é o tempo médio entre o recebimento e o pagamento de uma fatura?
- é diferente para faturas com ou sem pedidos de compra?
- é diferente para faturas recebidas em papel e digitais?
- Que porcentagem das faturas tem descontos por pagamento antecipado?
- Em que porcentagem das faturas você se beneficia dos descontos por pagamento antecipado?
- Qual é o valor médio dos descontos por pagamento antecipado?
- Que porcentagem das faturas é paga com atraso?
- Qual porcentagem de faturas atrasadas resulta em multa?
- Qual é o valor médio da multa?
- Quantos funcionários aprovam uma única fatura, em média?
- Qual é o custo médio para funcionários envolvidos no processamento de aprovação de faturas?
- Qual é o custo médio para funcionários envolvidos no processamento de aprovação de faturas?
1.3 Calculando os custos atuais
Agora que você fez sua pesquisa, você pode calcular os custos básicos atuais. É importante que você faça isso com precisão, porque o caso de negócios se baseia nisso. Você pode decidir até onde quer chegar, pois varia de acordo com a empresa. Abaixo você encontrará alguns cálculos que geralmente são relevantes.
Isso pode parecer um pouco desafiador no início, mas na verdade é apenas um pouco de matemática básica:
* Se você estiver usando algum tipo de software de processamento de faturas que deseja substituir, também pode adicionar esses (e potencialmente outros) custos aos Custos totais de AP.
Dica: compare você mesmo com as médias de mercado para fundamentar seu caso de negócios!
Etapa 2: Identifique soluções de mercado, seus benefícios e custos
Agora que você tem uma visão geral clara dos números atuais de sua empresa, é hora de pesquisar soluções potenciais. Você já pode ter feito isso, mas de modo geral, é melhor obter primeiro todos os números e depois começar a procurar soluções. Cada solução é diferente e pode focar mais em certos aspectos do que em outros. Saber onde ficam seus pontos fracos e onde estão os maiores custos irá ajudá-lo a encontrar a solução mais adequada.
Depois de identificar as soluções, você deve encontrar seus benefícios e custos. Para obter uma visão geral dos custos, você só precisará obter algumas cotações de fornecedores. Obter uma visão geral dos benefícios pode ser um pouco mais difícil. É claro que os fornecedores farão todos os tipos de promessas. Portanto, você pode usar a pesquisa de mercado ou conversar com clientes de certos fornecedores para identificar quais foram as economias deles. Você deve ter em mente números como:
- Custos da solução por ano
- Tempo médio economizado por fatura
- Economia de custo médio por fatura
- Redução média de atrasos no pagamento de faturas
- Melhoria média nos pagamentos de faturas dentro do período de desconto
Esses números permitem calcular a economia que você deve esperar. Você pode usar a fórmula abaixo:
No final, isso permite que você calcule seu ROI. O ROI é o retorno do investimento, então, quantas vezes mais será o benefício comparando com o custo de investimento? Normalmente, administradores também querem saber o período de retorno do investimento. Este é o tempo, por exemplo em anos, que leva para recuperar o investimento inicial. Se o seu ROI for 5, significa que você obtém 5 vezes mais economia de custos do que os custos de investimento. Se o seu período de retorno for 2, significa que leva 2 anos para que a economia de custo seja igual ao investimento inicial.
Etapa 3: Identifique o que motiva os gerentes da sua empresa
Cada gerente e cada empresa são diferentes. Portanto, se você deseja otimizar a chance de obter aprovação para seus planos, é importante pesquisar e identificar o que mais interessa seu gerente ou empresa. Quais KPIs funcionam melhor? Existe interesse na redução de custos? Há necessidade em agilizar o processo com os fornecedores? Certifique-se de saber disso e destacar os benefícios próprios em seu caso de negócios. Se houver várias partes interessadas, pode-se fazer uma pesquisa menor e permitir que seus gerentes avaliem seus benefícios mais importantes de cima para baixo.
Etapa 4: Transforme as informações em um caso de negócios
Agora você sabe a situação atual, os potenciais, os custos das soluções e sabe o que mais interessa a seus gerentes. É hora de transformar essas informações em um caso de negócios para automação de faturas!
Um caso de negócios pode ser um slide, pode ser um documento PDF e pode até ser um arquivo do Excel. Isso depende da sua empresa. Normalmente, um slide é uma ótima maneira de configurar um caso de negócios. Em uma apresentação de slides, você pode destacar sua pesquisa, os problemas atuais, os custos atuais, as soluções e os benefícios esperados. Normalmente, você termina com os benefícios. Tambem, o orçamento exigido, o total de economia de custos, o total de economia de FTE, o tempo de retorno e o ROI. Inclua todas as informações que os gerentes precisam para dar o aval.
Dedicamos um blog inteiro sobre como calcular o ROI na automação de contas a pagar e até criamos um modelo de Excel para calcular o ROI de automação de faturas.
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Na Klippa, criamos soluções de software inteligentes para automatizar e digitalizar processos relacionados a documentos. Temos muita experiência com soluções de automação de faturas e criação de casos de negócios.
Essa experiência vem de uma perspectiva API com nossa solução para faturas e solução para recibos que pode ser integrada com, por exemplo, seu software RPA (Mendix, UIPath e Automation Anywhere). Por outro lado, nossa experiência vem de nossa solução de automação de fatura chamada processamento de faturas. Esta solução inclui um aplicativo web e um aplicativo móvel para agilizar o processamento e aprovação de faturas em sua empresa.
Se precisar de ajuda para criar um caso de negócios para automação de faturas e software de aprovação de faturas, ou se quiser saber mais sobre nossos produtos, entre em contato conosco ou agende uma demonstração online gratuita abaixo.