¿Sabías que los costos de procesar manualmente una sola factura pueden ser de 12 a 30 dólares por factura? No es de extrañar que en los últimos años la automatización de facturas y el software de aprobación de facturas digitales hayan ganado mucha popularidad.
Las empresas que buscan ahorrar costos y aumentar la eficiencia en los procesos administrativos, rápidamente terminan identificando sus procesos de cuentas por pagar como el mejor candidato para aumentar la eficiencia.
Todas las empresas tienen que procesar facturas, normalmente hay muchas personas implicadas en el proceso y los volúmenes suelen ser elevados. Por tanto, todas las posibilidades de mejora están ahí. En los últimos años, el mercado de la automatización de facturas y el software de aprobación de facturas digitales ha crecido enormemente: el 38% de las empresas han realizado la transición este año, frente al 24% del año anterior.
Como estás leyendo este blog, es probable que seas uno de los responsables dentro de tu organización de implementar una solución de automatización de facturas. Ves el potencial de ahorro de costos, el aumento de la eficiencia y te gusta implementar cambios. Pero tu organización, como muchas otras, probablemente tiene un enfoque del cambio basado en el caso empresarial. Esto significa que tienes que justificar tu intuición con un caso empresarial para conseguir que los ejecutivos, el departamento de informática y otros miembros del equipo estén de acuerdo. En este blog te daremos todas las pautas sobre cómo crear un caso empresarial para la automatización de facturas.
¿Por dónde empezar?
Un buen caso empresarial empieza con una investigación exhaustiva. Podemos dividir esta investigación en tres categorías: investigación objetiva sobre la situación actual de tu proceso de procesamiento y aprobación de facturas (esto crea un punto de referencia), investigación sobre las ganancias esperadas y un análisis de lo que motiva a los responsables de la toma de decisiones dentro de tu organización.
Paso 1: Identifica la situación actual en tu organización
Empecemos por la primera parte. Para obtener una buena perspectiva general de la situación actual, tienes que identificar el proceso actual y las métricas actuales. Puedes hacerlo a nivel diario, semanal, mensual o anual. Puedes elegir en función de tus preferencias personales, pero los periodos mensual y anual son los más utilizados. Los siguientes temas pueden ser discutidos en tu caso empresarial:
1.1 Definición del proceso actual de procesamiento y aprobación de facturas
Determina los pasos actuales del flujo de trabajo. Crea algo parecido a un diagrama de flujo para tener una perspectiva general de alto nivel. Es posible que tengas que hacer varios diagramas de flujo si ves grandes diferencias entre, por ejemplo, las facturas en papel y las facturas digitales. A continuación encontrarás un ejemplo de un diagrama de flujo:
Haz que tu equipo participe y pregúntales cuáles consideran que son los mayores retos de los procesos actuales. Trata de hablar con las distintas partes interesadas e identifica los puntos débiles de la organización. Puedes hacerlo mediante entrevistas o tal vez con un cuestionario. Si utilizas esta última opción, podrías incluir algunos gráficos llamativos, como el que se muestra a continuación:
Muy bien, ya tienes claros los procesos actuales y los puntos débiles. Acabas de terminar la primera parte de tu caso empresarial. Pasemos ahora a definir los parámetros actuales.
1.2 Definición de los parámetros actuales
Si quieres crear un buen caso empresarial para la automatización de facturas y calcular los plazos de recuperación de la inversión y el ROI de las inversiones en software, necesitarás métricas. En este caso, las métricas son cifras concretas que cuantifican la cantidad de facturas, los costos, los FTE involucrados y más. Esto te dará una perspectiva general de la situación actual en términos de métricas.
Estas métricas pueden utilizarse posteriormente para calcular el ahorro de costos y tiempo tras implementar una solución de software para la automatización de facturas. A continuación enumeraremos todas las métricas que pueden ser relevantes. Cuanta más información específica puedas encontrar, mejor será tu caso empresarial. No te estreses si no puedes encontrar toda la información, probablemente aún puedas crear un caso empresarial, sólo que menos específico. La mayoría de estos datos vendrán de tu departamento financiero o de tu software de contabilidad / sistema ERP, así que empieza a investigar por ahí.
- ¿Cuántas facturas procesa tu empresa (al día, a la semana, al mes, al año)?
- Si es posible, define cuántas facturas se reciben impresas y cuántas en formato digital.
- ¿Tu empresa trabaja con órdenes de compra (PO)? Si es así, separa las facturas que tienen un pedido de las que no lo tienen.
Esto podría resultar en un resumen como el de abajo:
- ¿Cuál es el plazo promedio entre la recepción y el pago de una factura?
- ¿Es diferente para las facturas con o sin POs?
- ¿Es diferente si las facturas se reciben impresas o en formato digital?
Esto podría resultar en un resumen como el de abajo:
- ¿Qué porcentaje de tus facturas tienen descuentos por pago adelantado?
- ¿En qué porcentaje de tus facturas te beneficias realmente de los descuentos por pago adelantado?
- ¿Cuál es el promedio de descuentos por pago adelantado?
Esto podría resultar en un resumen como el de abajo:
- ¿Qué porcentaje de facturas se pagan con retraso?
- ¿Qué porcentaje de facturas retrasadas da lugar a una multa por demora?
- ¿Cuál es la multa promedio por retraso en el pago?
Esto podría resultar en un resumen como el de abajo:
- ¿Cuántos empleados de tiempo completo (FTEs) participan en el proceso actual de procesamiento de facturas?
- ¿En cuántos lugares diferentes están ubicados?
- ¿En cuántos lugares diferentes están ubicados?
- ¿Cuántos FTEs participan en el proceso actual de aprobación de facturas?
- ¿En cuántos lugares diferentes están ubicados?
- ¿En cuántos lugares diferentes están ubicados?
- ¿Cuántos aprobadores tiene una factura en promedio?
- ¿Cuál es el coste promedio por FTE de las personas implicadas en el procesamiento y aprobación de facturas?
El resumen final de todas las métricas actuales podría verse como el de abajo:
- ¿Cuál es el coste promedio por FTE de las personas implicadas en el procesamiento y aprobación de facturas?
1.3 Calculando los costos actuales
Ahora que has investigado y sabes cuántos FTEs están involucrados, cuál es el costo promedio de un FTE y cuántas facturas procesas, deberías ser capaz de calcular los costos de referencia actuales. Es muy importante que lo hagas con exactitud, porque todo el estudio de viabilidad se basa en ello. Tú decides hasta dónde quieres llegar, ya que varía según la empresa. A continuación encontrarás algunos cálculos que suelen ser relevantes.
Puede parecer un poco complicado al principio, pero en realidad se trata de matemáticas básicas:
- Si actualmente estás utilizando algún tipo de software de procesamiento de facturas que quieres sustituir, también puedes añadir estos costos (y potencialmente otros) a los Costos totales de AP.
Consejo: Compara tus costos con los promedios del mercado para corroborar tu caso empresarial.
Paso 2: Identificar soluciones de mercado, sus ventajas y sus costos
Ahora que tienes una idea clara de las cifras actuales de tu organización, es hora de investigar las posibles soluciones que te interesan. Puede que ya lo hayas hecho, pero en general lo mejor es obtener primero todas las cifras y luego empezar a buscar soluciones de mercado. Cada solución es diferente y una puede centrarse más en unos aspectos que en otros. Saber cuáles son sus puntos débiles y dónde se generan los mayores costos te ayudará a encontrar a los proveedores que mejor se adapten.
Una vez identificadas las soluciones, hay que encontrar sus ventajas y sus costos. Para obtener una visión general de los costos, basta con obtener algunos presupuestos de los proveedores. Obtener una perspectiva general de los beneficios puede ser un poco más difícil. Por supuesto, los proveedores harán todo tipo de promesas, pero la prueba está en los hechos. Así que puedes recurrir a un estudio de mercado o hablar con clientes de determinados proveedores para identificar cuál ha sido su ahorro. Busca cifras como:
- Costo anual de la solución
- Ahorro promedio de tiempo por factura
- Ahorro promedio de costos por factura
- Reducción promedio de FTE
- Reducción promedio del retraso en el pago de facturas (y con ello de las multas)
- Mejora promedio de los pagos de facturas dentro del periodo de descuento (y con ello los descuentos)
Este tipo de cifras te permite calcular el ahorro que puedes esperar. Puedes utilizar una fórmula similar a la siguiente (puedes hacerla más complicada o más sencilla en función de los requisitos de tu caso empresarial):
Al final, esto te permite calcular tu ROI. Esta es una métrica común que a los gerentes les gusta ver en los casos empresariales. El ROI es el Retorno de la Inversión. Es decir, cuántas veces serán mayores los beneficios que los costos de inversión. Normalmente también quieren saber el Periodo de Recuperación. Es el tiempo, por ejemplo en años, que se tarda en recuperar la inversión inicial. Si tu ROI es 5, significa que obtienes un ahorro 5 veces mayor que los costos de inversión. Si el plazo de recuperación de la inversión es de 2 años, significa que el ahorro de costos tardará 2 años en igualar la inversión inicial.
Paso 3: Identifica lo que motiva a los responsables de la toma de decisiones en tu organización
Cada gerente y cada empresa son diferentes. Por eso, si quieres tener la mayor probabilidad de que aprueben tus planes, es inteligente que investigues e identifiques qué es lo que más le interesa a tu jefe o a tu empresa. ¿Qué KPI les interesa? ¿Les interesa reducir el número de FTE? ¿Están interesados en ahorrar costos? ¿Buscan acelerar el proceso para mejorar las relaciones con los proveedores? Asegúrate de saberlo y destaca las ventajas adecuadas en tu argumento comercial. Si hay varios interesados, puedes utilizar una pequeña encuesta y dejar que los gerentes clasifiquen los beneficios más importantes de arriba a abajo, por ejemplo.
Paso 4: Convertir la información en un caso empresarial
Ahora que conoces la situación actual, conoces las posibles mejoras y los costos de las soluciones, y sabes qué es lo que más interesa a tus gerentes. Es hora de convertir esta información en un caso empresarial para la automatización de facturas.
Un caso empresarial puede ser un slidedeck, puede ser un documento PDF e incluso puede ser un archivo Excel. Todo depende de tu organización. Por lo general, un slidedeck es una gran manera de establecer un caso empresarial. En una presentación de diapositivas puedes destacar tu investigación, los problemas actuales, los costos actuales, las soluciones y los beneficios esperados. Normalmente se termina con los beneficios en un nivel alto. Suelen ser el presupuesto necesario, el ahorro total de costos, el ahorro total de FTE, el tiempo de recuperación y el ROI. Debe incluir toda la información que los responsables de la toma de decisiones necesitan para aprobarlo.
De hecho, dedicamos un blog entero a calcular el ROI de la automatización de cuentas a pagar e incluso creamos una plantilla de Excel para calcular el ROI de la automatización de facturas (en Inglés).
Conoce más sobre Klippa
En Klippa creamos soluciones de software inteligentes para automatizar y digitalizar los procesos documentales de las organizaciones a nivel internacional. Tenemos mucha experiencia en soluciones de automatización de facturas y en la creación de casos empresariales.
Por un lado, esta experiencia viene desde una perspectiva API con nuestra solución de Factura API de OCR y Recibo API de OCR que se puede integrar con, por ejemplo, tu software RPA (Mendix, UIPath y Automation Anywhere). Por otro lado, nuestra experiencia proviene de nuestra solución de automatización integral de facturas llamada Klippa SpendControl. Esta solución incluye una aplicación web y una aplicación móvil para agilizar el procesamiento de facturas y la aprobación de facturas dentro de tu organización.
Si necesitas ayuda con la creación de un caso empresarial sólido para la automatización de facturas y el software de aprobación de facturas, o si quieres saber más sobre nuestros productos, ponte en contacto con nosotros o programa una demostración gratuita en línea a continuación.