Software de aprovação de faturas

Software de aprovação de faturas

Em muitos processos de negócios, a velocidade é um fator importante na medição da eficiência. Um dos processos mais importantes em uma empresa que geralmente é relativamente lenta é o processamento de faturas. Muitas vezes, as empresas se perdem em todas as faturas que precisam ser processadas. O número de horas perdidas no processo é difícil de controlar, os erros são comuns e as aprovações demoram tanto que as faturas são pagas tarde demais. A razão para isso é que o fluxo de aprovação de faturas em muitas empresas é um processo antigo. Felizmente, existe uma solução: software de aprovação digital de faturas. O Santo Graal de economizar tempo e minimizar os erros no processamento e aprovação de faturas.

Velhos hábitos são difíceis de modificar

Uma das coisas mais difíceis na vida e nos negócios é a mudança. As pessoas aceitam as coisas como são porque estão familiarizadas com elas. Eles não estão dispostos a mudar porque estão presos ao que estão acostumados a fazer. O ambiente corporativo é um bom exemplo disso porque, embora o século 21 seja às vezes chamado de ‘era da digitalização, ainda existem muitos processos manuais e em papel nas empresas. Geralmente, são procedimentos que seguem exatamente o mesmo padrão de duas décadas atrás. Isso geralmente também se aplica ao departamento financeiro e sua forma de gerenciar e aprovar faturas.

Vamos dar um exemplo simplificado de como as faturas geralmente fluem por uma organização para obter aprovação:

  1. O processamento começa com o recebimento da fatura em algum lugar da sua organização, em papel ou digital.
  2. No caso do papel, ele deve ser digitalizado por escaneamento.
  3. Agora todos os dados da fatura devem ser extraídos do documento e repassados para o sistema contábil ou ERP. Em muitos casos, isso é feito manualmente.
  4. A fatura agora deve ser repassada ao departamento certo para garantir que está correta e deve ser paga ao fornecedor. Em muitos casos, a fatura agora vai de mesa em mesa para obter assinaturas de todos os gerentes relevantes.
  5. Assim que todos os gerentes assinam, as faturas voltam para o departamento financeiro. Eles armazenam as faturas assinadas como prova e, às vezes, como um sinal de si mesmos.
  6. Agora a fatura é considerada aprovada e está pronta para pagamento.

Agora imagine esse procedimento ocorrendo no ambiente de uma empresa. Para torná-lo ainda mais realista, imagine que não estamos falando de uma única fatura, mas de centenas ou milhares de faturas passando por vários níveis de sua empresa. Parece um processo antiquado e sujeito a erros, certo? Não é à toa que o tempo para faturar o pagamento geralmente é maior do que as condições de pagamento da fatura. Felizmente, esse processo pode ser simplificado e digitalizado com o software de aprovação de faturas.

Benefícios do software de aprovação de faturas

O procedimento mencionado não é escalonável, portanto, mais cedo ou mais tarde você chegará ao ponto do caos ou do custo crescente e perceberá que a digitalização em sua organização é necessária. Felizmente, estamos aqui para mostrar a você quais são os benefícios da aprovação e do processamento de faturas digitais.

  1. Acessibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana na nuvem.
  2. Aprovação de faturas em desktop e mobile.
  3. Lembretes automatizados para acelerar o tempo de aprovação.
  4. Direitos do usuário para determinar quais aprovações podem ser feitas por quais funcionários.
  5. Padrão de fluxo de trabalho dinâmico (fluxos de autorização) que pode ser personalizado de acordo com as necessidades de sua organização.
  6. Regras de negócios para aprovações automatizadas e atribuição de fluxos de trabalho. Por exemplo, as faturas do centro de custo de Amsterdã devem ser aprovadas por George, o gerente regional, a menos que sejam superiores a 5000 euros, então também o CEO deve aprovar.
  7. Um clique em aprovação. Em qualquer lugar e a qualquer hora.
  8. Mais rápido, menos erros e mais barato.

Nosso software de aprovação de faturas Klippa

Nossa paixão na Klippa é fazer o software mais amigável e confiável para aprovação de faturas. Ao longo dos anos, analizamos muitos procedimentos de processamento de faturas em empresas, conversamos com centenas de gerentes financeiros e CFOs. Isso resultou em uma grande lista de recursos que implementamos em nosso módulo de processamento de faturas. Sabemos que o processamento de faturas não é seu negócio principal, mas deve ser feito com rapidez e precisão. Dê uma olhada no vídeo abaixo para obter uma visão geral rápida de como nosso software funciona:


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