Software de gestión de facturas

Software de gestión de facturas

En las empresas, un factor para medir la eficiencia de los procesos es la velocidad. Uno de los procesos más importantes y que suele ser relativamente lento es el procesamiento de facturas. Las empresas, a menudo, se ven desbordadas por todas las facturas que deben procesar. El número de horas dedicadas a este proceso es difícil de controlar, los errores son comunes y las aprobaciones toman demasiado tiempo por lo que hay facturas que se pagan tarde. Esto se debe a que el flujo de autorización de facturas está anticuado. Afortunadamente existe una solución: el software de aprobación de facturas digitales. El santo grial de ahorrar tiempo y minimizar los errores en el procesamiento y aprobación de facturas.

Los viejos hábitos son difíciles de vencer

Una de las cosas más difíciles en la vida y en los negocios es el cambio. La gente acepta las cosas tal y como son porque están familiarizados con ellas; se conforman porque están acostumbrados a lo que llevan haciendo año tras año. El entorno empresarial es un buen ejemplo de ello. Aunque el siglo XXI se conoce como “la era de la digitalización”, todavía existen muchos procesos en papel. Esto se aplica, por ejemplo, al departamento financiero y a su forma de gestionar y aprobar facturas. 

Vamos a presentar un ejemplo simplificado de cómo las facturas normalmente fluyen a través de una empresa para obtener la aprobación: 

  1. El procesamiento de una factura comienza con la recepción de ésta misma, ya sea en papel o en formato digital. 
  2. En el caso de papel, se debe escanear la factura para introducirla en el sistema.
  3. Todos los datos de la factura deben ser extraídos y transferidos al software contable o ERP. En muchos casos, esto se hace de forma manual. 
  4. La factura se envía al departamento pertinente para asegurarse de que está correcta. En muchos casos, esto significa ir de escritorio en escritorio para obtener firmas de todos los responsables involucrados. 
  5. Una vez que la factura está firmada, ésta vuelve al departamento de finanzas, para que pueda ser almacenada.
  6. La factura, finalmente, está aprobada y lista para el pago. 

Ahora imagina que este procedimiento se lleva a cabo en un entorno empresarial. E imagínate que no estamos hablando de una sola factura, sino de cientos o miles de facturas que se mueven a través de múltiples niveles de tu empresa. Suena a un proceso anticuado y propenso a errores, ¿verdad? No es de extrañar que, a veces, el tiempo de pago de las facturas sea mayor que el de las condiciones de pago. Afortunadamente este proceso puede ser simplificado y digitalizado con un software de aprobación de facturas. 

Ventajas del software de gestión de facturas

El procedimiento anterior no es escalable, por lo que tarde o temprano llegarás al punto del caos o del aumento de costes. Será entonces cuando te des cuenta de que la digitalización en tu empresa es necesaria. Afortunadamente estamos aquí para mostrarle cuáles son las ventajas del procesamiento digital de facturas. 

  • Accesibilidad 24/7 en la nube.
  • Aprobación de facturas en la plataforma web e incluso móvil.
  • Recordatorios automatizados para acelerar el tiempo de aprobación.
  • Derechos de usuario para determinar qué aprobaciones pueden ser hechas por qué empleados.
  • Flujos de autorización que se pueden personalizar según las necesidades de cada empresa.
  • Reglas de negocio para aprobaciones automatizadas y asignación de flujos de trabajo. Por ejemplo, las facturas del centro de costes “Barcelona” tienen que ser aprobadas por Laura, la gerente regional, a menos que sean superiores a 5.000 euros, entonces también el CEO tiene que aprobarlas. 
  • Aprobar en un sólo clic, en cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Más rápido, menos errores y más barato. 

Nuestro software de gestión de facturas

La pasión de Klippa es crear el software más fácil de usar y fiable para la aprobación de facturas. A lo largo de los años, hemos analizado muchos de los procedimientos de procesamiento de facturas en las empresas y hemos hablado con los gerentes de finanzas y directores financieros. Esto ha resultado en una gran lista de funciones que hemos implementado en nuestro módulo de procesamiento de facturas. Somos conscientes de que el procesamiento de facturas no es la actividad principal de tu empresa, pero debe realizarse de forma rápida y precisa. Echa un vistazo al GIF que aparece a continuación para obtener una idea general de cómo funciona nuestro software:

¿Quieres saber más sobre nuestra solución y cómo puede mejorar tu flujo de procesamiento de facturas? Programa una demostración online y te mostraremos todos los detalles, o también puedes enviarnos un mensaje a support@klippa.com o llamarnos al +34 932 710 466.

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