En la actualidad, es posible que tu empresa siga declarando los gastos manualmente, copiando los datos de los recibos físicos y las facturas en una hoja de cálculo o en un programa de contabilidad. De hecho, muchas empresas siguen haciéndolo, ya que un estudio de Unit4 reveló que los empleados dedican un tercio de su tiempo a tareas administrativas y otras tareas repetitivas. Así que no estás solo.
Probablemente sabes que existen soluciones automatizadas para esta forma complicada y relativamente cara de gestionar gastos. Y éste sería el camino a seguir, si de ti dependiera. Pero, ¿cómo convencer a tus compañeros y a tus superiores de que se pasen al software automatizado de gestión de gastos?
En primer lugar, investigando tus opciones y estableciendo un caso empresarial. En este artículo, vamos a enumerar las investigaciones, argumentos y cálculos más importantes para ayudar a tu argumento empresarial a favor del software de gestión de gastos.
¿Cómo preparar un caso empresarial?
If you want to convince your colleagues with a proven plan, it is important to have all the data at hand. Eventually, you’ll make your case via a document, spreadsheet or preferably a slide deck or presentation. To make a compelling argument in your presentation, you must be able counter any hesitation that arises in your colleagues, but mostly you’ll need to gather as much information in favour of your argument.
Para elaborar un caso convincente a favor de un software de gestión de gastos, tienes que cubrir los siguientes puntos:
Declaración de los objetivos de tu caso empresarial
Escribe brevemente qué es exactamente lo que necesita tu empresa. ¿Cuál sería la solución ideal para tu negocio en particular? ¿Qué objetivo pretendes cumplir con este caso empresarial? Involucra a tu equipo y pregúntales cuáles consideran que son los mayores retos de los procesos actuales. Intenta hablar con las distintas partes interesadas e identifica los puntos débiles de la organización.
En este caso, sería una forma de sustituir el trabajo manual de llenar tu portafolio de recibos e introducir manualmente los productos y precios de los recibos en un programa con un flujo de trabajo automatizado. Indica cuál sería el beneficio de esta misión, tanto desde el punto de vista financiero como práctico. Una vez que tengas esto claro, tendrás un enfoque claro para la investigación requerida.
“Mi objetivo es reducir al menos a la mitad el tiempo dedicado a declarar y procesar los gastos en nuestra empresa.”
Investiga tu caso empresarial
Tendrás que explicar con detalle los factores que reforzarán tu argumento. Por lo tanto, una investigación exhaustiva es fundamental para tu caso. Como mínimo, debería describir la situación actual del procesamiento de gastos en tu empresa, cuáles son los pasos y las cifras de ese proceso actual, por qué deberías digitalizar el proceso y, por último, calcular lo que cuesta la forma actual de procesamiento.
A continuación, tendrás que investigar las soluciones ofrecidas por las numerosas empresas, cada una de las cuales ofrece ventajas y desventajas específicas para diferentes mercados, diferentes cifras y diferentes precios. Esto significa investigar qué proveedores, como Klippa, pueden ofrecer el mejor servicio para tu especialidad. Averigua cuánto te costará invertir en una solución automatizada y, lo que es más importante, qué le aportará a tu empresa a largo plazo.
Podría decirse que la parte más importante de tu caso empresarial, y de la investigación para ello, es una proyección del retorno de la inversión. Calcular lo que tu empresa ganará financieramente es lo que asegurará que tus colegas queden convencidos de invertir en una solución de gestión de gastos.
Por último, tendrás que combinar esa información en un caso empresarial claro y conciso que puedas presentar a la unidad de gestión de tu empresa. Tendrás que conocer bien qué prefiere cada colega o superior, cuáles son sus motivaciones y cuáles son sus requisitos mínimos.
Veamos cada paso:
¿Cuáles son los pasos del proceso actual?
En primer lugar, analiza la forma actual de procesar los gastos en tu empresa. Piensa en cada uno de los pasos que tienes que dar para declarar un gasto como empleado normal, como parte del equipo financiero y como autorizador.
Tendrás que ponerte en contacto con varias entidades de tu empresa para conocer los procesos de tramitación y autorización. Una forma muy recomendable de hacerlo es enviarles una encuesta con una serie de preguntas eficaces.
Aquí tienes una lista de preguntas de enfoque que puedes incluir en esta parte de la investigación:
- ¿Qué pasos debes dar actualmente en tu flujo de trabajo de gastos?
- ¿Quién interviene en este flujo de trabajo? ( Piensa en la declaración del gasto, la gestión de los gastos y la autorización).
- ¿Cuánto tiempo se dedica en promedio a cada gasto notificado?
- ¿Qué supuestos problemas de seguridad tiene el proceso actual? ¿Hay lugar para el fraude, que a veces es accidental?
- ¿Cuál es el mayor reto que encuentras en el flujo de trabajo de gastos?
Una vez que tengas esta información, puede ser una gran ayuda presentarla de la manera más visual posible. Así que intenta expresar la información en diagramas de flujo y gráficos. Una representación visual y una simplificación sacarán a la luz conclusiones que de otro modo podrían pasarse por alto. A continuación te ofrecemos un ejemplo para que te hagas una idea.
¿Cuáles son los números actuales de la empresa?
Es importante conocer las métricas del proceso de gasto. Las métricas, los números que forman parte del proceso, serán decisivos a la hora de seleccionar la solución correcta. Necesitas estas métricas para calcular el importantísimo ROI del software de gestión de gastos. Por supuesto, no puedes reunir estos datos de la nada. Tendrás que consultar con tus colegas del departamento financiero para asegurarte de que los datos son correctos.
Intenta reunir los datos más precisos que puedas. La diligencia es un factor importante en la forma en que tu caso empresarial se verá ante los responsables de la toma de decisiones. Aquí tienes un resumen de los datos que puedes reunir:
- ¿Cuántos gastos procesa tu empresa en un periodo de tiempo concreto (semanal, mensual, anual)?
- ¿Cuál es el tiempo promedio empleado en informar, autorizar y procesar un gasto?
- ¿Cuál es el tiempo promedio que cada persona (empleado, autorizador, colega de finanzas) dedica al proceso por gasto?
- ¿Cuántos FTEs están involucrados por gasto en el proceso actual?
- Consulta a RR.HH. sobre los salarios promedio de los empleados, los empleados que autorizan y el departamento financiero.
- Si esto se aplica a tu empresa ¿Cuánto tiempo se tarda en procesar una declaración de gastos física frente a una digital?
- ¿Cuál es el tiempo promedio que se tarda en canjear un gasto?
De nuevo, intenta reflejar este segmento de tu investigación en gráficos y tablas comprensibles; no sólo para tu propia perspectiva general, sino también para mantener el interés de tus colegas. Una representación visual de este tipo podría ser la siguiente:
Explora el mercado
El objetivo central de tu caso empresarial es cambiar a un software de gestión de gastos, por lo que tendrás que explorar las opciones disponibles y auditarlas. Cada una tiene sus propias ventajas, ganancias y precios, lo que significa que tendrás que obtener la información que necesitas de las distintas personas. Intenta al menos descubrir los siguientes datos:
- Costo por utilizar el software. Puede variar en función del proveedor, así que intenta averiguar cuál sería aplicable a tu empresa. Los precios suelen depender de una cantidad fija por usuario, la cantidad de gastos procesados y la cuota de instalación.
- Tiempo promedio que tarda el software en procesar un gasto, para que puedas calcular el tiempo y los FTEs ahorrados en combinación con tu proceso actual.
- Costo promedio por gasto procesado. Esto puede ser difícil de precisar, pero si tu empresa procesa miles de gastos al mes, es posible que ciertas compañías ofrezcan sus servicios por una suma relativamente más baja cuanto mayor sea el número de gastos.
Puedes optar por buscar estos datos en los sitios web de los proveedores de software, o puede que exista la opción de realizar una llamada previa al proveedor para obtener información precisa.
Asegúrate de elegir un par de candidatos para tu empresa, no simplemente uno. Esto le asegura a tus colegas que has investigado a fondo las opciones y te permite tener varias ideas en mente.
Una vez más, asegúrate de ofrecer un resumen sencillo de los pros y los contras de cada proveedor, para que tus colegas puedan compararlos fácilmente entre sí. Puedes utilizar fácilmente este resumen para el cálculo final del ROI, que concluirá tu caso empresarial.
Cálculo del ROI del software de gestión de gastos
Aunque puedes recoger el cálculo del ROI en la sección de investigación de tu caso empresarial, quizá sea la parte más importante. La DMU de tu oficina querrá saber en qué beneficia a la empresa. Es con el ROI como construirás el caso más convincente.
En primer lugar, compara las métricas de tu proceso de gastos actual con las que ofrece el proveedor de software. Como se trata de ahorrar FTEs en el proceso, quizá sea mejor utilizar la métrica de tiempo por hora y la duración por mes. Con el tiempo, trabajarás para conseguir un ahorro anual para tu empresa.
Esto debería darte una pequeña lista de tres cifras que representen el tiempo ahorrado. A continuación, mira el salario promedio por hora de los empleados involucrados. Forma parte de los números de tu empresa, pero si no has consultado con RRHH, puedes intentar descubrir en Internet qué salario se espera con determinadas funciones. No pienses demasiado en esta cifra, pero asegúrate también de no exagerar. No querrás que tus compañeros se distraigan con ella. La cuestión es que tu caso empresarial ahorrará dinero a tu empresa independientemente de la altura de esta cifra.
Para mayor claridad, veamos primero algunos números de ejemplo. Estamos considerando una empresa de ejemplo con la siguiente cantidad de empleados implicados:
| Empleados que presentan gastos = 200 Empleados que autorizan gastos = 20 Compañeros de finanzas que proporcionan resúmenes de gastos = 2 |
A continuación, veremos números de ejemplo tras compararlos con un proveedor de software como Klippa. Para efectos prácticos, utilizaremos la moneda europea en nuestros cálculos de ejemplo, pero los cálculos en sí serán los mismos con monedas diferentes.
| Salario promedio por hora = €35 Horas ahorradas al mes por remitente = 0.5 Horas ahorradas al mes por aprobador = 2 Horas ahorradas al mes por colega de finanzas = 8 |
Con estas cifras, podrás hacer un cálculo razonable del ahorro que supone el software elegido de la siguiente manera:
Para obtener una suma clara y convincente del ahorro total anual, ahora sólo tendrás que sumar:
Esto ya es una suma importante para presentarle a tus colegas. Pero, por supuesto, el proveedor exigirá que tu empresa pague por utilizar su software. Así que en el siguiente cálculo de ejemplo final utilizaremos una cuota de instalación de 2.500 euros y una cuota anual por usuario de 48 euros. Esto dará como resultado el siguiente cálculo de lo que tu empresa tendrá que invertir al principio:
Ahora que tienes una idea clara de cuál es tu inversión, puedes empezar a calcular el ahorro anual real que consigues. El resultado final de nuestros cálculos del ROI es el siguiente:
Con el porcentaje de ROI, calculas cuántas veces es mayor tu ahorro que tus costos. En esencia, hay dos ROI que puedes calcular con esto: el ROI para el primer año de uso y el ROI anual después del primer año. Para el ejemplo de cálculo, esto nos lleva a lo siguiente:
Para que las cifras sean más impresionantes, puedes calcular el ROI para un periodo de cinco años.
Ahí lo tienes. El retorno de la inversión en aplicaciones y software de gestión de gastos en un periodo de cinco años es de un impresionante 555%. Este porcentaje representa un retorno de la inversión que seguro convencerá a tus colegas.
Para tu caso empresarial, ya has hecho la mayor parte del trabajo. Todo lo que tienes que hacer ahora es reunir todos los datos prácticos mencionados anteriormente en una presentación clara y concisa que sea explícita en sus intenciones para tus colegas. En tu presentación, sería un gran éxito terminar con una lista de beneficios. Ahora hablaremos de ellas, ya que los beneficios son más amplios que el mero aspecto financiero.
Lista de beneficios del software de gestión de gastos
En nuestros cálculos, puede que hayamos simplificado los beneficios financieros de utilizar un software de gestión de gastos, pero hay otros beneficios que entran en juego. Por ejemplo, ¿sabías que el 19% de todos los informes de gastos contienen errores? Corregir estos errores lleva tiempo y, por tanto, también FTEs. El software suele ofrecer un procesamiento automatizado que es mucho menos propenso a errores que los humanos al transferir datos manualmente. Con el software, esta precisión suele acercarse al 95% o casi al 100%.
Teniendo esto en cuenta, veamos las ventajas del software de gestión de gastos:
- Más barato
Esto queda claro a partir de tu investigación y cálculos previos. Por eso es importante destacar que es la ventaja principal. Cuando destaques esta ventaja, sé lo más específico posible, basándote en los cálculos presentados anteriormente. - Prevención del fraude
El software se encarga de bloquear las entradas dobles y de detectar y bloquear la manipulación de imágenes en los recibos. Tu empresa ya no perderá dinero en informes fraudulentos o simplemente erróneos. - Conocimiento inmediato de los gastos
Los responsables financieros ya no tienen que presentar resúmenes mensuales o anuales. Los gastos notificados y procesados se reúnen automáticamente en resúmenes y cuadros de mando claros. Esto proporciona información práctica al instante. - Reduce los errores
Como ya se ha mencionado, los humanos tendemos a teclear o hacer clic mal muchas veces cuando introducimos datos manualmente en un programa. Esto siempre puede ocurrir, pero con un software automatizado, el proceso será prácticamente perfecto. - Tiempo mejor empleado
En lugar de dedicar un par de horas al mes a declarar gastos, ahora los empleados pueden dedicar su tiempo y energía a generar valor real para tu empresa. Asegúrate de mencionar el número de horas que pueden ahorrarse y deja que tu audiencia imagine lo que pueden hacer con ese tiempo extra. - Mejora la satisfacción de los empleados
Esto está relacionado con el tiempo mejor empleado. Las investigaciones han demostrado que los empleados no son aficionados a reportar los gastos manualmente, por lo que sin duda estarán encantados de tener otra tarea tediosa externalizada a un software automatizado. - Experiencia del proveedor de software
Un proveedor de software como Klippa tiene más de 5 años de experiencia en la gestión de gastos con su solución SpendControl. Esto significa que puedes estar seguro de que el proveedor de software que elijas, te ofrecerá la mejor solución posible.
Así concluye tu caso empresarial. Has enumerado todas las ventajas financieras y prácticas necesarias para convencer a tus colegas. Una vez que los has convencido y has dado el último paso en la búsqueda de un proveedor de software de gestión de gastos, es hora de iniciar la conversación con los diferentes proveedores. Qué mejor lugar para empezar que aquí, en Klippa.
Échale un vistazo a Klippa como tu solución
Si este artículo te ha convencido para optar por la solución de Klippa, entonces has elegido sabiamente. Asegúrate de planificar una demostración del producto con uno de nuestros expertos o simplemente ponte en contacto con nosotros en [email protected] para cualquier información que necesites.