Soluções personalizadas de gerenciamento de despesas por meio de API

Soluções personalizadas de gerenciamento de despesas por meio de API

O software de gerenciamento de despesas cresce cada vez mais. De acordo com a Grand View Research, o mercado para esse tipo de software tem crescido continuamente há anos e continuará a crescer pelo menos 12,4% a cada ano. Existe muita concorrência neste mercado de softwares de gestão de despesas.

Essas empresas de software oferecem, principalmente, soluções gerais de SaaS para gerenciar despesas. Embora sejam fáceis de usar, raramente atendem a todas as necessidades de uma empresa. Seria um desperdício investir nessa ferramenta, pois você não aproveitará e otimizará suas despesas ao máximo. É por isso que é muito importante escolher um sistema adequado para sua empresa.

Para orientá-lo nesse processo, começaremos explicando o conceito de despesas e gestão de despesas. A seguir, discutiremos as diferentes opções que você tem para gerenciar despesas e quando escolher qual. Por último, mas não menos importante, oferecemos a você a cereja no bolo da gestão de despesas: uma solução totalmente personalizada que atende a todas as suas necessidades!

Chamamos sua atenção? Ótimo, vamos à primeira pergunta.

Pule para:

O que é gerenciamento de despesas?
Quais são as opções ao procurar uma solução de despesas?
O que uma API de gerenciamento de despesas pode fazer?
Por que escolher uma API para despesas?
Como implementar soluções personalizadas de gerenciamento de despesas
Exemplos de empresas que usam soluções personalizadas de gerenciamento de despesas
Você está interessado na Klippa?


O que é gerenciamento de despesas?

Uma solução de gerenciamento de despesas é um software que você pode usar para gerenciar e processar todas as suas despesas comerciais.

Este software facilita o reporte de despesas, o processamento automático e autorização de despesas e a escrituração envolvida no processo.

Em geral, esta solução alivia a pressão de funcionários e gerentes, pois é fácil de usar, os livra de certas tarefas tediosas, economiza tempo e fornece um fluxo de trabalho abrangente.

As despesas na forma de recibos, faturas e outros tipos de documentos são digitalizados automaticamente e transferidos para a nuvem. A digitalização incorpora OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) para extrair automaticamente todos os dados de que você precisa de qualquer documento.

Com técnicas de aprendizado profundo, os dados de recibos e faturas digitalizados são contextualizados e categorizados, de forma que sua entrada seja organizada. As despesas podem então ser enviadas automaticamente para o funcionário responsável na empresa, para que ele então autorize a despesa.

É, portanto, uma solução que acelera e otimiza a autorização e outros fluxos de trabalho no gerenciamento de despesas do dia-a-dia.

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Quais são as opções ao procurar uma solução de despesas?

Uma solução de gerenciamento de despesas pode existir em várias formas. Isso garante a capacidade de adaptação do software às necessidades do seu negócios. Vejamos as opções a seguir:

Solução SaaS

Quando você precisa de uma solução geral que funcione rapidamente, pode optar pela solução de serviço completo, como o SpendControl da Klippa. Você cria uma conta, adiciona usuários e começa a usar.

O principal benefício que você obtém com essa opção é que você pode começar a usar imediatamente.

Uma grande desvantagem é, principalmente, que não é muito flexível, então você não pode ajustar facilmente o sistema para o que seja perfeito para seu caso específico.

Solução White Label

Se você deseja adaptar o sistema de gerenciamento de despesas com seu próprio estilo visual, a solução White Label é a certa para você. Um serviço completo rebatizado como seu próprio aplicativo.

Esta solução é essencialmente igual à solução SaaS, o que significa que não é facilmente adaptável. Porém, é mais flexível, pois pode ser ajustado à demandas visuais específicas.

Construa do zero

Outra opção é construir todo o serviço do zero. Independentemente de sua equipe interna de desenvolvedores, construir um aplicativo exige tempo de pesquisa e testes, fundos para sua equipe e espaço de escritório e, acima de tudo, uma mudança de foco para criar a solução.

Portanto, pode ser caro e complicado optar por esta solução. Por que fazer você mesmo quando você tem soluções disponíveis com implementação direta?

Despesas API

Por último, mas não menos importante, existe a opção de implementar uma solução de gerenciamento de despesas totalmente personalizada. Uma opção interessante é fazer uso de uma API para despesas. Isso significa que no back-end de gerenciamento de despesas, todas as funcionalidades internas do serviço, estão embutidas no estilo visual e também no front-end.

Este serviço é muito flexível, já que deixa a apresentação e a implementação para sua empresa. Você pode criar seu próprio front-end ou implementar o back-end em seu front-end existente.

Com essa solução, você pode se beneficiar totalmente da qualidade e adaptabilidade da API sem abrir mão do controle de seu próprio aplicativo para terceiros.

O que uma API de gerenciamento de despesas pode fazer?

A API para gerenciamento de despesas é uma funcionalidade de back-end de uma solução de serviço completa. Como cada solução moderna consiste em um front-end e um back-end, você não precisa construir a funcionalidade de back-end sozinho. Portanto, se você estiver procurando por uma solução que possa ser implementada rapidamente em seu front-end criado por você mesmo, esta é a escolha certa para você.

Agora, a questão é: quais recursos de back-end a API possui? Veja seus recursos mais importantes:

  • Gerenciamento de usuários e funções
    Designe funções para seus funcionários para que você possa gerenciar facilmente despesas pessoais e especificar fluxos de autorização.
  • Adicione, gerencie e processe documentos automaticamente
    Com a ajuda de OCR e machine learning, você pode extrair e gerenciar campos de dados em todos os recibos, faturas e outros tipos de documentos.
  • Muitos tipos de campos de dados
    Existem vários tipos de campos de dados que você pode extrair e gerenciar, de nomes de produtos a porcentagens de IVA e do comerciante ao momento da compra.
  • Fluxos de autorização
    A API permite que você agilize seus fluxos de autorização, pois as solicitações de despesas são enviadas automaticamente para o funcionário responsável na empresa.
  • Possibilidades de exportação
    Quando você precisar que seus relatórios de despesas ou visões gerais sejam exportados para um formato específico para caber em fluxos de trabalho existentes, em seu banco de dados ou em uma planilha simples, a API os exportará com apenas um clique.
  • Opções de integração
    A API Klippa pode ser integrada em qualquer sistema de contabilidade que você esteja usando. Já temos integrações com softwares como Sage, Quickbooks, SAP e muitos mais.

Por que escolher uma API para despesas?

Se você hesitar entre uma solução de API de despesas ou construir sua própria solução do zero, é importante considerar os prós e os contras de cada solução. Os principais benefícios de uma solução de API de despesas são:

  • Tempo rápido para o mercado
    Uma solução pronta, a última parte do quebra-cabeça, garantirá uma integração rápida no mercado. Não há necessidade de investir mais tempo para desenvolver uma solução sozinho.
  • Conhecimento especializado
    A solução Klippa traz anos de experiência, resolvendo problemas e otimizando serviços. Ao usar a API, você anula resolver quaisquer problemas sozinho. A Klippa é o parceiro experiente que está lá para ajudá-lo em suas necessidades especializadas.
  • Venda fácil
    Você otimiza facilmente o atendimento ao cliente, oferecendo aquele pedaço extra de tecnologia útil.
  • Retenção e expansão de clientes
    Se você oferece um serviço existente com uma peça de automação faltando, adicionar um tijolo de API de despesas irá otimizar o envolvimento de seus clientes com seu serviço. A venda cruzada os motivará a permanecer como clientes e será mais provável que recomendem a seus colegas.
  • Serviço adicional
    Além de oferecer um serviço extra, você não precisará atualizá-lo por conta própria.
  • Seu próprio frontend
    A experiência do usuário está em suas mãos, então você tem a garantia de oferecer o que achar melhor para seus clientes. Ao usar seu próprio front-end, você ainda sabe que o produto que está oferecendo é seu.
  • Custos previsíveis e limitados
    Quando você constrói algo do zero, pode ser difícil prever qual será o custo total de desenvolvimento e serviço. Com a implementação da API de despesas, você paga um preço que é adaptado ao tamanho da solução.

Como implementar soluções personalizadas de gerenciamento de despesas

Caso você crie um aplicativo do zero e implemente o back-end ou simplesmente integre ao seu sistema existente, ambos se beneficiam da solução API de gerenciamento de despesas.

A API Klippa emprega a mais recente tecnologia para simplificar e acelerar a implementação e tornar o serviço como um todo mais confiável. Uma maneira de fazer isso é usando GraphQL.

GraphQL é uma consulta de linguagem que permite que vários dados sejam carregados de uma vez, devido à sua abordagem em camadas. Podem ser camadas como empresa, departamento, usuários, recibos e assim por diante. Normalmente, essas camadas de dados e itens teriam que ser carregados individualmente.

É feito de uma forma amigável para o desenvolvedor, para que você possa integrar facilmente os componentes no software existente. É bem documentado, para que seus desenvolvedores tenham todas as informações de que precisam para implementar a API com sucesso.


Exemplos de empresas que usam soluções personalizadas de gerenciamento de despesas

Corporações

Grandes empresas, especialmente subsidiárias, costumam ter vários sistemas de contabilidade em funcionamento. Por que não simplesmente um? Bem, um motivo comum pode ser que os sistemas são legados como resultado de fusões e aquisições.

Uma empresa pode optar pela implementação de um processo único e harmonizado, implementando um aplicativo para relatar e autorizar despesas. Este aplicativo também pode implementar as funcionalidades de IA para vincular automaticamente recibos e transações a cartões corporativos.

O fluxo de autorização é otimizado com a implementação do serviço de gerenciamento de despesas em um sistema já existente. A funcionalidade funciona com qualquer número de ERP ou software de contabilidade no local.

Emissores de cartões

Combinar transações de cartão de crédito com dados de recibo de forma rápida e eficiente pode ser uma tarefa complexa, pois geralmente fazem parte de um sistema diferente e, portanto, de um formato totalmente diferente. 

Este é um desafio tanto para os cartões corporativos, que são distribuídos por um banco para empresas de grande porte, quanto para os cartões privados, distribuídos pelos comerciantes aos clientes.

A API de gerenciamento de despesas tem uma função embutida que contextualiza os dados do recibo e combina automaticamente os dados reconhecidos em uma transação específica. 

Para os cartões corporativos, isso significa que o recibo e o titular do cartão são combinados para que o pedido de restituição seja enviado rapidamente ao gestor responsável pela autorização.

Ao armazenar recibos e transações, você pode ter certeza de que as compras com um cartão privado podem ser usadas para fins de fidelidade e cashback e para garantia na compra.

Empresas de software e fintech

Se você está oferecendo uma solução de software, mas gostaria de oferecer serviços adicionais ao seu produto, os blocos de construção de gerenciamento de despesas fornecem uma solução fácil.

Você pode implementar o bloco de digitalização e reconhecimento da API de gerenciamento de despesas juntamente com seu software existente por meio de uma solução white label. Você terá fluxos de trabalho totalmente digitais e emparelhamento com software de contabilidade como Xero ou Sage.

O bloco de construção pode ser parte de seu aplicativo de despesas, no qual você pode oferecer aos seus clientes uma solução ainda melhor.

Escritórios de contabilidade e escrituração

Como contador ou escriturário, você já tem um software de contabilidade à sua disposição. Independentemente disso, o trabalho manual que você e seus clientes precisam investir para processar despesas e faturas continua sendo um obstáculo.

Investir no desenvolvimento de um sistema de contabilidade inteligente para automatizar essas tarefas é caro, portanto, uma integração de um serviço comprovado é a melhor opção. Se você possuir clientes com fluxos de autorização complexos ou processamento de despesas complicados, uma solução personalizada pode resolver esses problemas.

A automação de despesas e faturas pode, por exemplo, ser resolvida com nossa solução OCR API. Os dados de recibos e faturas podem ser digitalizados, lidos e contextualizados automaticamente e enviados para o funcionário responsável facilmente.

Esses sao apenas alguns exemplos de casos, entre muitos outros. Pense, por exemplo, em bancos que oferecem uma solução para PMEs ou freelancers que precisam de uma solução para finanças pessoais. Portanto, fica claro que o Klippa API para gerenciamento de despesas é uma solução completa.


Você está interessado na Klippa?

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