Dez razões pelas quais você deve digitalizar seu processo de gestão de despesas

Dez razões pelas quais você deve digitalizar seu processo de gestão de despesas

O papel do gerenciamento de despesas nas empresas é transformador e a chave para isso é a automação. Processos manuais tediosos e caros estão sendo substituídos por processos automatizados que ajudam as empresas a se tornarem mais eficientes. A Klippa está sempre impulsionando a inovação que ajuda a resolver os desafios de gerenciamento de despesas. Ao fornecer automação de ponta a ponta, controle de custos, poderosos insights baseados em dados e o melhor suporte da categoria, ajudamos empresas em sua transformação digital. E queremos fazer o mesmo por você.

Digitizing may seem daunting, but every day you don't, will cost you money

Digitalizar processos é um grande passo: você muda a forma como seus colegas trabalham e todos os envolvidos precisam se acostumar com uma nova ferramenta. Especialmente na situação atual do COVID-19, implementar uma mudança tão grande pode parecer assustador. Mas gostaríamos de explicar por que esse medo não tem fundamento e citar dez razões pelas quais você deve digitalizar seu processo de gestão de despesas.

  1. Chega de formulários de papel que precisam de entrega física: uma vez que grande parte do mundo está em quarentena no momento, trabalhar remotamente e com segurança é mais importante do que nunca. Então, por que não se livrar da papelada de uma vez? Isso irá beneficiar o seu negócio pós-Corona também. Muitos formulários de papel tendem a se perder ou ser esquecidos na mesa de alguém. Digitalizar o fluxo de informações significa ter todos os dados disponíveis a qualquer momento.
  2. Menos erros: quase metade dos funcionários afirma ter perdido recibos e outros documentos importantes, de acordo com uma pesquisa realizada por uma empresa americana de gerenciamento de despesas. E 36% admitem esquecer para que foram feitas suas despesas. Reduza os erros fazendo com que os funcionários tirem uma foto do recibo: o software extrairá automaticamente as informações e as enviará a um portal de fácil utilização.
  3. Integração do Google Maps: despesas com viagens podem ser as mais caóticas de processar. Os funcionários normalmente calculam os custos que fizeram com o Google Maps e os comunicam ao departamento relevante, ao mesmo tempo em que precisam se lembrar de todas as suas viagens e salvar os recibos da gasolina. Às vezes, as viagens são esquecidas e os recibos perdidos, o que significa que essas despesas não podem ser reclamadas. Com o Klippa, os cálculos manuais pós-viagem são coisa do passado, pois nosso aplicativo é integrado ao Google Maps.
  4. Maximize as declarações de IVA: se os empregadores reembolsarem os custos sem recibo, isso significa que não podem deduzir o IVA. Esta é uma perda financeira desnecessária.
  5. Autorização mais eficiente com fluxos de trabalho digitais: isso é interessante para empresas com mais de uma localização ou que têm fluxos de autorização complicados. Quanto mais pessoas no processo de aprovação, mais provável que ocorram erros humanos. De acordo com o Spend Journal, cada declaração de despesa manual leva cerca de 20 minutos. E de acordo com a Global Business Travel Association, 19% de todos os relatórios de despesas contêm erros. Uma vez que esses erros também levam tempo para serem corrigidos, cada reclamação acaba custando cerca de 58$ / € 52: uma grande número para uma tarefa tão comum e inevitável.
  6. Processo de aprovação à prova de conformidade com trilhas de auditoria: cada reclamação enviada por meio de nosso software segue o mesmo caminho, o que é recomendado do ponto de vista da conformidade. As empresas determinam se certas despesas são aprovadas ou rejeitadas automaticamente. Por exemplo, quando uma reclamação é feita sem uma digitalização de recibo, ou quando uma despesa excede um limite, o software pode recusar a reclamação automaticamente e o gerente receberá uma notificação.
  7. Detecção automática de duplicatas de fraude: evite erros e fraudes com a detecção automática de faturas idênticas. É claro que, como empregador, você confia em seus funcionários, mas as fraudes acontecem e os erros ainda mais. Um almoço, por exemplo, cada pessoa presente só deve enviar as despesas que fez e apenas as que forem relacionadas ao trabalho. Mas se um recibo for longo e contiver muitas variáveis, os erros serão facilmente cometidos. Nosso software detecta duplicatas instantaneamente e envia uma notificação ao gerente designado.
  8. Processo de contabilidade, tempo e custos eficazes: Todos os recibos e faturas são processados com software de reconhecimento de texto (OCR). Como o trabalho manual é automatizado, nossos clientes veem uma redução de tempo e custo de até 70%.
  9. Insights em comportamento de despesas: Klippa é 100% baseado em nuvem. Você pode usar a plataforma em qualquer lugar, a qualquer hora, e você pode aprovar ou rejeitar despesas com apenas alguns cliques. Uma integração com seus sistemas de contabilidade permite que o departamento financeiro contabilize com eficiência as despesas aprovadas. Em um painel amigável, você obtém percepções acionáveis sobre o status das despesas e o tempo médio de processamento por funcionário, os custos dos departamentos, centros de custo, projetos e períodos.
  10. Chega de tarefas repetitivas relacionadas a despesas: a gestão manual de despesas é tão desprezada que 18% dos funcionários concordariam em retirar o lixo da empresa se isso significasse que nunca teriam que arquivar um relatório de despesas novamente, de acordo com o pesquisa mencionada no ponto 2. 10% concordariam mesmo em esfregar os banheiros.

Embora seja necessário esforço por parte da sua empresa para deixar de lado o gerenciamento manual de despesas, os benefícios da digitalização têm muito mais impacto do que a desvantagem do gerenciamento de mudanças.

Se você deseja saber mais sobre como pode se beneficiar da automação do gerenciamento de despesas, envie-nos uma mensagem por chat ou email para: [email protected] Gostaria de agendar uma demonstração com um de nossos especialistas de produto? Então dê uma olhada nas opções abaixo.

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