Cada vez mais empresas estão automatizando seus processos, principalmente o gerenciamento de despesas. De acordo com nossa própria pesquisa, conduzida por uma agência de pesquisa externa, 38% dos funcionários acham que enviar e administrar despesas manualmente é tedioso. Mais de um em cada seis dizem que temem ter que executar essa tarefa. A satisfação do funcionário tem um impacto direto no desempenho e, portanto, no desempenho da empresa. Manter altos níveis de satisfação dos funcionários leva a maiores níveis de produtividade. Portanto, quando manter seus funcionários felizes e os níveis de produtividade altos for importante para você, é aconselhável considerar a automação do gerenciamento de despesas. Mas como funciona o processo?
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Como é feito
Benefícios de uma solução digital de despesas
O que levar em consideração
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Como é feito
Relatórios de despesas são essencialmente despesas comerciais adiantadas pelos funcionários. Isso significa que os empregadores estão pedindo um favor a seus empregados, quando eles os fazem pagar pelas despesas comerciais. Isso também não significa que o processo de reembolso deve ser o mais tranquilo possível? Quando você sai e paga as bebidas dos seus amigos, não quer esperar um mês até que eles paguem de volta, certo? Então, por que os empregadores costumam esperar um mês ou às vezes até mais? De acordo com nossos próprios dados, quase um em cada cinco funcionários holandeses às vezes nem mesmo é reembolsado.
O processo de despesas tradicional requer evidências físicas (recibos) das despesas. Os funcionários precisam ter tempo para preencher um formulário e anotar o local, o comerciante, a transação e o valor gasto. As reivindicações então precisam ser aprovadas por um ou vários gerentes e tratadas por alguém do departamento de finanças. Imagine as incontáveis horas gastas em toda essa papelada e como ela é sujeita a erros. Os formulários são deixados na mesa de alguém, perdem-se ou são preenchidos incorretamente.
Benefícios de uma solução digital de despesas
Felizmente, existem soluções automatizadas de gerenciamento de despesas por aí. A automação de despesas permite que você elimine os aspectos mais irritantes do processamento de relatórios de despesas. Ele substitui o relatório em papel por um aplicativo que orienta o usuário em cada reivindicação. Os aplicativos normalmente permitem que funcionários e equipes financeiras economizem até 70% no tempo de processamento.
Os funcionários podem fazer upload diretamente de seus smartphones, enquanto o software de gerenciamento de despesas extrai automaticamente os dados (comerciante, valor e IVA, por exemplo). Os gerentes são notificados imediatamente e podem aprovar ou negar a despesa. Se aprovadas, as despesas são enviadas ao gerente financeiro. O gerente simplesmente verifica se os detalhes estão corretos, corresponde ao recibo e, em seguida, processa com um clique. Não há nada a adicionar e nenhuma entrada de dados necessária!
Se qualquer inconsistência ou fraude for registrada, o gerente responsável é automaticamente notificado. Assim que todos os recibos forem enviados, os funcionários podem gerar diretamente um relatório de despesas em minutos. O que geralmente levaria horas para compilar e enviar agora pode ser resolvido com alguns cliques. E com muito menos erros.
Cerca de um em cada cinco relatórios de despesas manuais são arquivados incorretamente. Supondo que você perceba os erros, consertá-los custará tempo e dinheiro. Como as ferramentas de automação conduzem os funcionários pelas declarações de despesas passo a passo, é muito mais difícil que erros sejam detectados. Essas ferramentas são baseadas na tecnologia OCR que lê os dados dos recibos e garante que eles correspondam às reivindicações.
Outro benefício da automação é a visão geral em tempo real que oferece às organizações. 57% das empresas experimentam uma falta de visão geral dos gastos da empresa. Em parte, isso se deve ao fato de que é difícil prever quanto seus funcionários vão gastar – você não sabe quanto eles gastaram até que cheguem as reclamações. As ferramentas de automação, no entanto, permitem que os funcionários enviem despesas em tempo real para que o Financeiro obtenha uma imagem mais precisa.
O que levamos em consideração
Claro, os processos de despesas possuem regras de negócios e você precisa considerar trilhas de auditoria. Isso significa que é necessário haver esforços organizacionais para configurar adequadamente seu processo automatizado. Em primeiro lugar, é importante estabelecer uma política de despesas, ou infraestrutura, para fazer o processo funcionar sem problemas. Aqui estão algumas considerações para ajudá-lo a criar políticas sólidas.
- Você pode integrar o software de gerenciamento de despesas ao seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) existente? Em caso afirmativo, escolha um fornecedor que sincronize com seu fornecedor de ERP.
- Deseja integrar despesas com cartão de crédito empresarial?
- Quantas localizações sua empresa possui e qual o processo atual em diferentes localizações?
- Quantas camadas você deseja usar para aprovar e administrar despesas?
- A quem você deseja atribuir níveis de permissão? Quem está incluído no fluxo de aprovação?
- Você deseja definir limites de gastos para certas despesas?
- Quais itens de linha são importantes para quais despesas?
Comece com Klippa
Assim que você encontrar um fornecedor de software adequado e estiver pronto para implementar o sistema, certifique-se de incluir seu pessoal na nova maneira de trabalhar e encorajar os gerentes a adiar os envios de despesas. Além disso, certifique-se de fazer o uso ideal da nova ferramenta, analisando regularmente os dados para ter uma ideia das tendências de gastos e encontrar oportunidades para mais economia de custos.
Ao procurar um fornecedor de software de gerenciamento de despesas, você não precisa ir muito longe. Criamos nossa própria solução de gerenciamento de despesas, que atualmente ajuda mais de 1000 marcas a economizar muito tempo e dinheiro. Enviar relatórios de despesas leva apenas três segundos e outros dez para aprovar, então conte suas economias! Mais sobre nossos produtos de despesas aqui. Para ver com quais sistemas de contabilidade nos integramos, vá para esta página.
Para mais informações, envie-nos um email para [email protected] ou agende uma demonstração abaixo.
