Sua empresa ainda pode estar lidando com despesas manualmente, copiando dados de recibos físicos e faturas em uma planilha ou programa de contabilidade. Na verdade, muitas empresas ainda fazem isso, um estudo da Unit4 descobriu que funcionários gastam um terço de seu tempo em tarefas administrativas e outras tarefas repetitivas. Então você definitivamente não está sozinho.
Você provavelmente sabe que existem soluções automatizadas para essa forma complicada e relativamente cara de gerenciamento de despesas. Esse seria o caminho a percorrer, se depender de você. Mas como convencer seus colegas e gerentes a mudar para um software de gerenciamento de despesas automatizado?
Em primeiro lugar, pesquisando suas opções e criando um caso de negócios. Neste blog, listaremos pesquisas, argumentos e cálculos importantes para ajudar no seu caso de negócios em favor do software de gerenciamento de despesas.
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Como criar um caso de negócios?
Missão do seu caso de negócios
Pesquise seu caso de negócios
Calculando o ROI do software de gerenciamento de despesas
Os benefícios do software de gerenciamento de despesas
Klippa como sua solução
Como criar um caso de negócios?
Se você deseja convencer seus colegas, é importante ter todos os argumentos em mão. Eventualmente, você criará seu caso por meio de um documento, planilha ou, de preferência, slides ou apresentação. Para criar um argumento convincente em sua apresentação, você deve ser capaz de cobrir qualquer hesitação que surja em seus colegas, mas principalmente você precisará reunir o máximo de informações a favor do seu argumento.
Para escrever um caso convincente em favor do software de gerenciamento de despesas, você precisa cobrir os seguintes segmentos:
Missão do seu caso de negócios
Em poucas palavras, escreva exatamente o que sua empresa precisa. Qual seria a solução ideal para o seu negócio? Qual objetivo você pretende cumprir com este caso de negócios? Envolva sua equipe e pergunte o que eles consideram os maiores desafios com os procedimentos atuais. Tente falar com diferentes partes interessadas e identificar os pontos fracos organizacionais.
Nesse caso, seria eliminar o máximo possível do trabalho manual e adquirir um programa com um fluxo de trabalho automatizado. Indique qual seria o valor de tal missão, tanto financeira quanto prática. Assim que tiver isso claro, você terá um foco claro para a pesquisa.
“Meu objetivo é reduzir pela metade o tempo gasto com relatórios e processamento de despesas em nossa empresa.”
Pesquise seu caso de negócios
Você precisará expandir os fatores que irão impulsionar seu argumento. A pesquisa completa é, portanto, fundamental para o seu caso. Deve cobrir pelo menos a situação atual de processamento de despesas em sua empresa, quais são as etapas e os números nesse processo atual, por que você deve digitalizar o processo e, finalmente, calcular qual a forma atual de custos de processamento.
Em seguida, você precisará investigar as soluções oferecidas pelas várias partes, cada uma oferecendo prós e contras específicos para diferentes mercados, diferentes números e diferentes preços. Isso envolve examinar quais partes ofertantes, como a Klippa, podem fornecer o melhor serviço para o seu nicho específico. Certifique-se de descobrir quanto uma solução automatizada vai custar caro em termos de investimento, mas, mais importante, o que ela vai ganhar para sua empresa no longo prazo.
Provavelmente, a parte mais importante do seu caso de negócios, e a pesquisa para ele, é uma projeção do ROI. Calcular o que seu negócio vai ganhar financeiramente é o que vai garantir a convicção de seus colegas sobre o investimento em uma solução de gerenciamento de despesas.
Por último, você precisará combinar essas informações em um caso de negócios claro e conciso que pode ser apresentado aos gerentes de sua empresa. Você precisará ter um bom insight sobre o que cada colega ou superior prefere, quais são suas motivações e quais são seus requisitos mínimos.
Vamos dar uma olhada em cada etapa:
Quais são as etapas do processo atual?
Em primeiro lugar, analise a forma atual de processamento de despesas em sua empresa. Pense em cada etapa que você precisa realizar ao relatar uma despesa como funcionário regular, como parte da equipe de finanças e como parte autorizadora.
Você precisará entrar em contato com várias partes em sua empresa a respeito do processo de processamento e autorização. Uma maneira altamente recomendada de fazer isso é enviar a eles uma pesquisa com uma série de perguntas.
Aqui está uma lista de perguntas principais que você pode fornecer para esta parte da investigação:
- Quais etapas você precisa realizar atualmente em seu fluxo de trabalho de despesas?
- Quem está envolvido neste fluxo de trabalho? (Pense em relatar as despesas, gerenciar despesas e autorização.)
- Quanto tempo você gasta em média por despesa?
- Quais supostos problemas de segurança o processo atual tem? Há fraudes, às vezes acidentais?
- Qual é o maior desafio que você encontra no fluxo de trabalho de despesas?
Depois de obter essas informações, pode ser uma vantagem apresentá-las da forma mais visual possível. Portanto, tente apresentar as informações em fluxogramas e gráficos. Aqui está um exemplo de como pode parecer:
Quais são os números atuais da empresa?
É importante estar ciente das métricas do processo de despesas. As métricas, os números envolvidos no processo, serão decisivos na escolha da solução correta. Você precisa dessas métricas para calcular o ROI do software de gerenciamento de despesas. Claro, você não pode coletar esses dados sem embasamento. Você precisará consultar seus colegas no departamento financeiro para garantir os dados corretos.
Tente reunir os dados mais precisos que puder. Diligência é um fator importante em como seu caso de negócios será apresentado aos gerentes. Abaixo, uma visão geral dos dados que você pode coletar:
- Quantas despesas sua empresa processa em um período específico (semanal, mensal, anual)?
- Qual é o tempo médio gasto para relatar, autorizar e processar uma despesa?
- Qual é o tempo médio gasto por cada indivíduo (funcionário, aprovador, colega financeiro) no processo de despesa?
- Quantos FTEs (funcionário tempo integral) estão envolvidos por despesa no processo atual?
- Consulte o RH sobre os salários médios dos funcionários, funcionários autorizados e o departamento financeiro.
- Se isso se aplicar à sua empresa: Quanto tempo leva para processar um relatório de despesas físicas em comparação com um relatado digitalmente?
- Qual é o tempo médio necessário para resgatar uma despesa?
Novamente, tente disponibilizar este segmento de sua pesquisa em gráficos e tabelas compreensíveis; não apenas para sua própria visão geral, mas também para manter seus colegas interessados. Por exemplo:
Explore o mercado
O objetivo do seu caso de negócios é adquirir um software de gerenciamento de despesas, então você terá que explorar as opções disponíveis e auditar. Cada um deles tem suas próprias vantagens, lucros e preços, o que significa que você terá que coletar as informações necessárias das diferentes partes. Tente pelo menos descobrir os seguintes dados:
- Custo de uso do software. Isso pode variar de acordo com o valor do provedor, portanto, tente descobrir o que seria aplicável à sua empresa. O preço geralmente depende de um valor definido por usuário, o valor das despesas processadas e a taxa de instalação.
- Tempo médio que o software leva para processar uma despesa, para que você possa calcular o tempo e os FTEs economizados em combinação com seu processo atual.
- Custo médio por despesa processada. Isso pode ser difícil de definir, mas se sua empresa processa milhares de despesas por mês, você pode descobrir que certas partes oferecerão seus serviços por uma quantia relativamente menor quanto maior for o número de despesas.
Você pode optar por explorar os sites dos fornecedores de software em busca desses dados ou fazer uma chamada com o fornecedor para obter mais informações.
Certifique-se de escolher alguns candidatos para sua empresa, não apenas um. Isso garante a seus colegas que você pesquisou afundo as opções.
Novamente, certifique-se de fornecer uma visão geral simples dos prós e contras por provedor, para que seus colegas possam compará-los facilmente. Você pode usar a visão geral a seguir, para o cálculo final do ROI, que concluirá seu caso de negócios.
Calculando o ROI do software de gerenciamento de despesas
Embora você possa obter o cálculo do ROI na parte da pesquisa do seu caso de negócios, talvez seja a parte mais importante. O gerente do seu escritório vai querer saber o que isso agrega para a empresa. É com o ROI que você construirá a convicção.
Primeiro, compare as métricas do seu processo de despesas atuais com as oferecidas pelo fornecedor do software. Como estamos tentando economizar FTEs no processo, talvez seja melhor usar a métrica de tempo por hora e a duração por mês. Eventualmente, você trabalhará para obter economias anuais para sua empresa.
Isso deve fornecer uma pequena lista de três números que representam o tempo economizado. Em seguida, observe o salário médio por hora dos funcionários envolvidos. Faz parte dos números da sua empresa, mas se você não conversou com o RH, pode tentar descobrir online qual é o salário médio de certas funções. Não pense muito sobre este número, mas também certifique-se de não exagerar. Você não quer que seus colegas se distraiam com isso. O ponto é que seu caso de negócios economizará dinheiro para sua empresa.
Portanto, para maior clareza, vamos dar uma olhada em alguns números de exemplo primeiro, com a seguinte quantidade de funcionários envolvidos:
| Funcionários que enviam despesas = 200 Funcionários autorizando despesas = 20 Colegas de finanças fornecendo visões gerais de despesas = 2 |
Em seguida, observe números de exemplo após a comparação com um provedor de software como o Klippa. Para fins práticos, usaremos a moeda europeia em nossos cálculos de exemplo, mas os cálculos em si serão os mesmos com moedas diferentes.
| Salário médio por hora = €35 Horas economizadas por mês por solicitante = 0,5 Horas economizadas por mês por aprovador = 2 Horas economizadas por mês por colega financeiro = 8 |
Portanto, com esses números, você poderá fazer um cálculo razoável da economia envolvida no software escolhido, da seguinte forma:
Para obter uma soma clara e convincente da economia anual total, agora você só precisa somar:
Esta já é uma quantia significativa para apresentar aos seus colegas. Mas, é claro, o provedor exigirá que sua empresa pague pelo uso do software. Portanto, no cálculo de exemplo final a seguir, usaremos uma taxa de instalação de €2.500 e uma taxa anual por usuário de €48. Isso resultará no seguinte cálculo:
Agora que você tem uma visão clara de qual é o seu investimento, pode começar a calcular a economia anual real. Isso cria o resultado final de nossos cálculos de ROI da seguinte forma:
Com a porcentagem do ROI, você calcula quantas vezes suas economias são maiores do que seus custos. Em essência, existem dois ROIs que você pode calcular: o ROI do primeiro ano de uso e o ROI anual após o primeiro ano. Por exemplo:
Para tornar os números mais impressionantes, você pode calcular o ROI para um período de cinco anos.
Aí está. Seu ROI para aplicativos e software de gerenciamento de despesas em um período de cinco anos é de 555%. Este percentual representa um retorno do investimento que certamente convencerá seus colegas.
Tudo o que você precisa fazer agora é reunir todos os dados discutidos acima e montar uma apresentação clara e concisa para seus colegas. Em sua apresentação, será uma boa ideia terminar com uma lista de benefícios. Vamos dar uma olhada nos benefícios:
Os benefícios do software de gerenciamento de despesas:
Em nossos cálculos, podemos ter simplificado os lucros financeiros do uso de software de gerenciamento de despesas, mas há outros lucros que entram em jogo. Por exemplo, você sabia que 19% de todos os relatórios de despesas contêm erros? Esses erros custam tempo e devem ser corrigidos. O software geralmente oferece processamento automatizado menos sujeito a erros do que os humanos na transferência manual de dados. Com o software, essa precisão geralmente fica próxima a 95% ou mais perto de 100%.
Com isso em mente, vamos examinar os benefícios do software de gerenciamento de despesas listado:
- Mais barato
Isso fica claro em suas pesquisas e cálculos anteriores. Portanto, é importante destacar que esse é o principal benefício. Seja o mais específico possível, com base nos cálculos apresentados anteriormente. - Prevenção de fraude
O software garante que entradas duplicadas sejam bloqueadas e que a violação de imagens nos recibos seja detectada e bloqueada também. Sua empresa não perderá mais dinheiro com relatórios fraudulentos ou relatórios errados. - Visão imediata das despesas
Os funcionários de finanças não precisam mais fornecer visões gerais mensais ou anuais. Despesas relatadas e processadas são automaticamente reunidas em visões gerais e painéis. Isso fornece uma visão prática no local.
- Reduz erros
Como mencionado acima, nós, humanos, tendemos a digitar ou clicar erroneamente muitas vezes ao inserir dados manualmente em um programa. Isso sempre pode acontecer, mas com software automatizado, este será um processo quase sem falhas. - Tempo melhor gasto
Em vez de gastar algumas horas por mês para relatar despesas, os funcionários agora podem gastar seu tempo e energia gerando valor real para a empresa. Lembre-se de mencionar o número de horas que podem ser economizadas e deixe seu público imaginar o que pode fazer com esse tempo extra!
- Eleva a satisfação do funcionário
Isso combina com o tempo melhor gasto. A pesquisa mostrou que os funcionários não gostam de relatar despesas manualmente, então eles definitivamente ficarão ansiosos para ter outra tarefa tediosa terceirizada por um software automatizado. - Experiência em provedor de software
Um provedor de software como a Klippa tem mais de 5 anos de experiência em gerenciamento de despesas com a solução SpendControl. Isso significa que você pode ter certeza de que o fornecedor você escolher oferecerá a melhor solução possível.
Isso conclui o caso de negócios. Você listou todos os benefícios financeiros e práticos necessários para convencer seus colegas. Depois de convencê-los, é hora de buscar diferentes fornecedores. Quer melhor lugar para começar do que aqui, na Klippa?
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Klippa como sua solução
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