El software para la gestión de gastos está en pleno crecimiento. Según Grand View Research, el mercado de este tipo de software no ha dejado de crecer desde hace años, y seguirá creciendo al menos un 12,4% cada año. Hay muchos competidores en este mercado, lo que sin duda notarás cuando trates de encontrar un buen lugar en un mercado lleno de software para la gestión de gastos.
La mayoría de estas empresas de software ofrecen soluciones SaaS (software como servicio) generales para gestionar los gastos de tu empresa. Aunque pueden ser muy directas y fáciles de usar, rara vez satisfacen todas tus necesidades. Sería más bien un desperdicio invertir en una herramienta de este tipo, ya que no le sacarás el máximo provecho ni optimizarás tu proceso de gestión de gastos al máximo. Por eso es muy importante elegir un sistema que se adapte a tus necesidades.
Para guiarte en este proceso, empezaremos explicando el concepto de gastos y de gestión de gastos. A continuación, hablaremos de las distintas opciones que tienes para gestionar gastos y de cuando es mejor elegir una opción u otra. Finalmente, te ofreceremos el santo grial de la gestión de gastos: ¡una solución de gestión de gastos totalmente personalizada que se adapte a todas tus necesidades!
¿Hemos llamado tu atención? Genial, respondamos a la primera pregunta.
¿Qué es la gestión de gastos?
Una solución de Gestión de Gastos es un software que puedes utilizar para gestionar y procesar todos los gastos de tu empresa.
Este software facilita la declaración de gastos, el procesamiento automático y la autorización de gastos, así como la contabilidad posterior que este proceso conlleva.
En general, esta solución alivia la presión tanto de los empleados como de los directivos, ya que es fácil de usar, los libera de ciertas tareas tediosas, ahorra tiempo y proporciona un flujo de trabajo completo.
Los gastos en forma de recibos, facturas u otros tipos de documentos se escanean automáticamente y se transfieren al servicio en la nube. El escaneado incorpora OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer automáticamente todos los datos que necesitas de recibos, facturas y cualquier otro documento.
Con técnicas de deep learning, los datos de los recibos y facturas escaneados se contextualizan y categorizan, de modo que tu introducción de gastos queda organizada. A continuación, los gastos pueden enviarse automáticamente a la persona de la empresa correcta para que autorice el gasto.
Se trata, por tanto, de una solución que agiliza la autorización y otros flujos de trabajo en la gestión diaria de gastos.
¿Qué opciones tienes cuando buscas una solución para gastos?
Una solución para la gestión de gastos puede adoptar diversas formas. Esto garantiza la posibilidad de adaptar el software a las necesidades de tu empresa. Echemos un vistazo y exploremos cuatro de las opciones:
Solución SaaS estándarCuando necesitas una solución general y necesitas que funcione rápidamente, puedes optar por la solución de servicio completo, como SpendControl de Klippa. Creas una cuenta, añades usuarios a la cuenta y empiezas directamente.La principal ventaja que obtendrás con esta opción es que puedes empezar inmediatamente. Es una solución prefabricada que está lista para usar y, por lo general, otros clientes la consideran un buen servicio. Una desventaja importante es que no es flexible, por lo que no puedes fácilmente ajustar el sistema para que sea perfecto para tu caso de uso específico. |
Solución de Marca BlancaSi quieres presentar el sistema de gestión de gastos en tu propio estilo visual, una solución de Marca Blanca es lo que necesitas. Se trata de un servicio completo rediseñado como si fuera tu propia aplicación.Esta solución es en esencia igual que la solución SaaS, lo que significa que no es fácilmente adaptable. Sin embargo, es más flexible, ya que puede ajustarse a tus necesidades visuales específicas. Nadie se dará cuenta de que no es tu propia solución, porque tiene tu marca. |
Crear desde ceroOtra opción es crear todo el servicio desde cero. Independientemente de tu equipo interno de desarrolladores, crear una aplicación tú mismo requiere tiempo para investigar y probar, recursos para tu equipo y espacio de oficina y, sobre todo, un cambio de enfoque de lo que tu empresa hace normalmente a esta solución.Así que resulta bastante caro y complicado optar por esta solución. ¿Por qué hacerlo tú mismo cuando tienes a tu disposición soluciones ya aprobadas para aplicar directamente? |
API de gastosPor último, pero no por ello menos importante, existe la opción de implementar una solución de gestión de gastos totalmente personalizada. Una opción interesante es utilizar una API de gastos. Esto significa que el backend para la gestión de gastos, toda la funcionalidad interna del servicio, se integra con tu propio estilo visual y como parte de tu propia interfaz.Este servicio es muy flexible, ya que deja en tus manos la presentación y la implementación. Tú decides si construyes tu propia interfaz para el servicio o implementas el backend en tu interfaz existente. Con esta solución, puedes beneficiarte plenamente de la calidad y adaptabilidad de la API sin ceder el control de tu propia aplicación a un tercero.. |
¿Qué puede hacer una API de gestión de gastos?
La API de Gestión de Gastos es la funcionalidad backend de una solución completa de gestión de gastos. Dado que cada solución moderna consta de una interfaz y un servidor, no es necesario que tú mismo construyas la funcionalidad del servidor. Por lo tanto, si buscas una solución que pueda implementarse rápidamente en tu propia interfaz, ésta es la opción adecuada para ti.
Así que ahora, la pregunta es qué capacidades de backend posee la API. Las siguientes son sus características más importantes:
- Gestión de usuarios y funciones
Asigna funciones a tus empleados para que puedas gestionar fácilmente los gastos personales y especificar los flujos de autorización. - Agrega, gestiona y procesa documentos automáticamente
Con la ayuda del OCR y el machine learning, podrás extraer y gestionar los campos de datos de todos los recibos, facturas u otros tipos de documentos. - Muchos tipos de campos de datos
Existen numerosos tipos de campos de datos que puedes extraer y gestionar, desde los nombres de los productos hasta los porcentajes de IVA y desde el comerciante hasta el tiempo de compra. - Flujos de autorización
La API te permite agilizar tus flujos de autorización, ya que las solicitudes de gastos se envían automáticamente a la persona autorizada en tu empresa. - Posibilidades de exportación
Cuando necesites que tus informes de gastos o resúmenes se exporten a un formato específico para que encajen en tus flujos de trabajo existentes, en tu base de datos o en una simple hoja de cálculo, la API hará que se exporten en tan solo un clic. - Opciones de integración
La API de Klippa puede integrarse en cualquier sistema de contabilidad que estés utilizando. Ya tenemos integraciones con software como Sage, Quickbooks, SAP y muchos más.
¿Por qué elegir una API de gastos?
Si dudas entre una solución de API de gastos o crear tu propia solución desde cero, es importante que consideres detenidamente las ventajas y desventajas de cada solución. Las ventajas principales de una solución API de gastos son:
- Salida rápida al mercado
Una solución ya preparada, la última pieza del rompecabezas, te garantizará una entrada rápida al mercado. No hay necesidad de invertir más tiempo en resolverlo tú mismo. - Conocimiento experto
La solución de Klippa viene con años de experiencia resolviendo problemas y mejorando el servicio. Al utilizar la API, evitarás la necesidad de resolver cualquier problema por tu cuenta. Klippa es también el socio experto que está ahí para ayudarte con tus necesidades especializadas. - Upsell fácil
Puedes fácilmente mejorar tu servicio al cliente ofreciendo ese toque extra de tecnología útil. - Retención de clientes y crecimiento
Si ofreces un servicio al que le falta una pieza de automatización, añadir una API de gastos mejorará el compromiso de tus clientes con tu servicio. La venta cruzada les animará a seguir siendo clientes y será más probable que te recomienden a sus compañeros. - Servicio adicional
No sólo le ofrecerás a tus clientes un servicio adicional, sino que no tendrás que mantenerlo actualizado y mejorado tú mismo. - Tu propia interfaz
La experiencia del usuario sigue estando en tus manos, por lo que puedes estar seguro de ofrecer lo que consideres mejor para tus clientes. Al utilizar tu propia interfaz, sigues sabiendo que el producto que ofreces es tuyo. - Costos predecibles y limitados
Cuando construyes algo desde cero, puede ser difícil predecir cuál será el costo total del desarrollo y del servicio. Con la implementación de un bloque de construcción de API de gastos, pagas un precio fijo que se adapta al tamaño de la solución.
Cómo implementar soluciones personalizadas de gestión de gastos
Tanto si construyes una aplicación desde cero e implementas los bloques de construcción del backend como si simplemente integras estos bloques en tu sistema existente, ambos se benefician de la solución de gestión de gastos API.
La API de gestión de gastos de Klippa emplea la última tecnología para simplificar y acelerar la implementación y hacer que el servicio en general sea más fiable. Una forma de hacerlo es utilizando GraphQL.
GraphQL es un lenguaje de consulta que permite importar toneladas de datos a la vez, gracias a su enfoque por capas. Puede tratarse de capas como empresa, departamento, usuarios, recibos, etcétera. Normalmente, estas capas de datos y elementos tendrían que cargarse individualmente.
Está hecho de una manera amigable para el desarrollador, para que puedas fácilmente integrar los componentes en software existente. Está bien documentada, para que tus desarrolladores tengan toda la información que necesitan para implementar la API con éxito.
Ejemplos de empresas que utilizan soluciones de gestión de gastos personalizadas
Entonces, ¿cómo funcionan las soluciones API de gestión de gastos para distintos casos de uso? Veamos un par de ejemplos prácticos:
CorporacionesLas grandes empresas, especialmente las que tienen varias sucursales, suelen disponer de varios sistemas de contabilidad. ¿Por qué no sólo uno? Bueno, esto puede deberse a varias razones, pero una común es la existencia de sistemas heredados como resultado de fusiones y adquisiciones.Una empresa puede optar por implementar un proceso único y armonizado desplegando una aplicación para informar y autorizar gastos. Esta aplicación también puede desplegar las funcionalidades de la IA para que automáticamente vincule los recibos y las transacciones a las tarjetas corporativas. El flujo de autorización se mejora al implementar parte del servicio de gestión de gastos a un sistema ya existente. La funcionalidad es compatible con cualquier software de ERP o de contabilidad existente. |
Emisores de tarjetasCotejar de forma rápida y eficaz las transacciones de las tarjetas de crédito con los datos de los recibos puede resultar bastante complejo, ya que a menudo forman parte de un sistema diferente y, por tanto, tienen un formato totalmente distinto.Esto es un reto tanto para las tarjetas corporativas, que son distribuidas por un banco a empresas en gran escala, como para las tarjetas privadas, entregadas como un monedero personal por los comerciantes a los clientes. La API de gestión de gastos tiene una función integrada que contextualiza los datos de los recibos y puede hacer automáticamente emparejar los datos reconocidos con una transacción específica. En el caso de las tarjetas corporativas, esto significa que el recibo y el titular de la tarjeta se emparejan rápidamente, de modo que la solicitud de reembolso puede enviarse rápidamente al responsable de la autorización. Al almacenar recibos y transacciones de forma centralizada, puedes asegurarte de que las compras con una tarjeta privada pueden utilizarse a efectos de fidelización y reembolso, así como para la garantía de la compra. |
Empresas de software y fintechSi ofreces una solución de software, pero te gustaría ofrecer servicios añadidos a tu producto, los bloques de gestión de gastos ofrecen una solución sencilla.Puedes implementar el bloque de escaneado y reconocimiento de la API de gestión de gastos junto a tu software existente mediante una solución de marca blanca. Dispondrás de flujos de trabajo totalmente digitales y podrás emparejarlos con software de contabilidad como Xero o Sage. El bloque puede formar parte de tu aplicación de gastos futurista con la que podrás ofrecer a tus clientes una solución aún mejor. |
Oficinas de contabilidad y teneduría de librosComo contable o gestor, ya dispones de un software de contabilidad. Sin embargo, el trabajo manual que tú y tus clientes tienen que invertir en procesar gastos y facturas sigue siendo un obstáculo.Invertir en el desarrollo de un sistema de contabilidad inteligente para automatizar estas tareas es caro, por lo que la integración de un servicio acreditado es el camino a seguir. Si tienes clientes con flujos de autorización complejos o un procesamiento de gastos complicado, una solución de bloques personalizados puede resolver estos problemas. La automatización de gastos y facturas puede resolverse, por ejemplo, con nuestra solución API de OCR. Los datos de recibos y facturas pueden escanearse, leerse y contextualizarse automáticamente, y enviarse a la persona correcta para que los autorice sin tener que hacer esfuerzos. |
Esta lista no es exhaustiva. Piensa, por ejemplo, en bancos que ofrecen una solución para PYMES o trabajadores autónomos que necesitan una solución para sus finanzas personales. Así que está claro que la API de Gastos de Klippa es una solución completa para una amplia gama de clientes.
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