¿Qué debo tener en cuenta al elegir el software de gestión?

¿Qué debo tener en cuenta al elegir el software de gestión?

Cada vez más empresas buscan un buen software de declaración para su empresa. Las declaraciones fueron al principio en papel o con formularios de Excel o Word. Completar y enviar tales formularios lleva una cantidad de tiempo innecesaria y no encaja en el ‘flujo’. El software de declaración puede ayudar a simplificar el proceso de declaración. Desde la presentación hasta el procesamiento, el software puede ofrecer una solución en todas las fases. En este artículo, le ayudamos, en base a 4 componentes, a elegir el software de declaración adecuado para su empresa. Cubrimos los siguientes temas:

  • Tipos de declaraciones
  • Usuarios
  • Gastos diversos
  • El acoplamiento con la contabilidad

Tipos de declaraciones

Hay diferentes tipos de declaraciones. Puedes presentar un reclamo con tu póliza de seguro para reclamar los costos de un accidente. Pero cuando declaras productos en una oficina de aduanas o de peaje, también lo llamamos declarar.

Sin embargo, el reclamo de gastos más común es el reclamo de gastos de tu empleador. Tu hace un gasto para la empresa. La administración financiera requiere un recibo o factura con ese gasto, como parte de tu declaración.

Para las reclamaciones de gastos médicos, cada aseguradora tiene su propia aplicación o software. Para reclamaciones de gastos hay muchas diferentes aplicaciónes que, dependiendo de tus deseos, pueden ahorrar mucho tiempo tanto para el remitente como para el procesador.

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Usuarios

Un proceso de declaración tiene cuatro tipos de usuarios, cada uno con sus propios deseos.

  1. Declarante / Empleado
  2. Aprobador / Gerente
  3. Procesador / Finanza
  4. Gestión / Ejecutivo

Al elegir el software de declaración correcto, es importante ver esta decisión desde la perspectiva de todos.

Empleado

Presentar reclamaciones es un trabajo tedioso. En primer lugar, todos los recibos deben ser guardados. Luego, mientras declaras, todos los datos deben ingresarse manualmente en un formulario. Esa sobrescritura o reescritura requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Esto puede mejorar el software de factura. Dos cosas para tener en cuenta.

  • La facilidad de uso es una parte importante de esta elección. ¿Con qué aplicación es tan sencillo como sea posible enviar una declaración? ¿Es suficiente tomar una foto o se requieren más pasos?
  • Hoy en día, escribir un papel nuevamente ya no es necesario. Muchos paquetes de software ofrecen la opción de reconocimiento de caracteres. Ellos reconocen automáticamente datos como el vendedor, la fecha y el monto total. Eso ahorra mucho tiempo.

Gerente

Una vez a la semana o una vez al mes, los encargados del presupuesto vacían su bandeja de entrada para aprobar las declaraciones. Una tienda de papel: formularios con un montón de recibos adjuntos. Se asume que el gerente examina cada declaración y verifica si se ha adjuntado el recibo correspondiente. La aprobación se hace a menudo a mano. Hacer una pregunta de nuevo es muy engorroso, por lo que generalmente aproban rápidamente. Las soluciones de declaración han mejorado varias cosas aquí.

  • El gerente puede iniciar sesión y hacer la aprobación en cualquier momento. Él ve una visión general con declaraciones abiertas. El gerente puede ver por carpeta o por recibo si el gasto es legítimo y el recibo correspondiente aparece en su pantalla al mismo tiempo.
  • Cuando falta información, el administrador puede enviar fácilmente un mensaje al declarante. “¿Para qué cliente fue esto otra vez?” por ejemplo. Al declarante siempre se informa cuando hay un retraso en el pago.

Finanza

La vida de un empleado financiero ha cambiado dramáticamente en los últimos años. Anteriormente, una gran parte de la gama de tareas consistía en procesar facturas de compra y facturas. Los documentos aprobados deben ingresarse en el paquete financiero para la responsabilidad y el pago. Todo ese trabajo manual ahora se está eliminando gradualmente, dejando más tiempo para un trabajo más inteligente, como controlar o prognotizar. El software de declaración ayuda mucho al departamento de finanzas con el procesamiento de los flujos de formularios.

  • Tambien en el procesamiento de facturas de compra, el Roconocimiento de Texto ahorra mucho en el tiempo de procesamiento. Un requisito indispensable para el departamento de finanzas. Ya no tienen que volver a copiar recibos o facturas.
  • Desde el software de declaración, todas las declaraciones pueden transferirse directamente al software de contabilidad. Casi todo los software ofrecen la posibilidad de exportar datos. Los formatos comunes son Excel, CSV o XML (UBL). Los paquetes de contabilidad pueden leer estos archivos, eliminando la necesidad de volver a escribirlos manualmente.
  • Algunos paquetes ofrecen la posibilidad de acoplar con tu software de contabilidad. Esto hace que el procesamiento sea aún más eficiente. Más sobre eso bajo el título ‘acoplamiento’.

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Ejecutivo

Los ejecitivos a menudo no juegan un papel activo en el proceso de declaración. Necesitan comprensión y control. Esto era difícil con la declaración tradicional. Por supuesto, los papeles se pueden extraer de los buzones de correo, pero eso no da una visión general. Sólo en el paquete contable aparecen los números. Software de declaración les puede ayudar en la gestión.

  • Estadísticas proporcionan información directa sobre las declaraciones por usuario, por departamento, etc. En algunos paquetes, esto se puede descargar en informes, como información de administración. Con otras soluciones estos datos son inmediatamente visible en el software.
  • Si la administración quiere verificar declaraciones específicas o el proceso completo, es fácil organizarlo digitalmente. Los soluciones de declaracion a menudo tienen una estructura de derechos. Cuando se le asignan todos los derechos a la administración, pueden ver todas las declaraciones. Algunas soluciones ofrecen una pista de auditoría o un historial de declaración. Así siempre queda claro quién ha dado su aprobación y en qué momento

Un ejemplo de una pista de auditoría:

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Gastos diversos

También hay diferentes tipos de gastos dentro del dominio de las reclamaciones de gastos. Los empleados hacen los gastos de tres maneras:

  1. Gastos con su propio dinero
  2. Gastos con una tarjeta de negocios
  3. Declaración de gastos de viaje

Esta es una consideración importante al elegir el software de declaración. Primero piense en los gastos que se producen en tu organización y vea si el software ofrece esas opciones. El gasto del propio dinero o con una targeta de negocios se parecen en el proceso, pero sólo una tiene que ser reembolsado, el otro no.

Las declaraciones de kilometraje son diferentes. No se agrega ningún archivo adjunto, sino un punto de inicio y fin. Algunos soluciones de declaración tienen una opción incorporada a través de Google Maps para hacer declaraciones de kilometraje.

El acoplamiento con la contabilidad

En la elección de cada tipo de software, es importante que la solución se pueda vincular a tu línea de software existente. Las posibilidades de vinculación son, por lo tanto, esenciales. Con el software de declaración vemos aproximadamente dos tipos de enlaces: enlaces directos y enlaces de exportación.

En la situación más ideal, la solución de declaración ofrece la posibilidad de un enlace directo con tu paquete de contabilidad. Esto significa que el software de declaración puede registrar directamente en tu libro de compras y también preparar un pago si es necesario.

Un enlace de exportación también ahorra mucho tiempo. Mira si el software de declaración puede exportar a formatos comunes como CSV o XML. Tu paquete de contabilidad, sin duda, tiene la capacidad de cargar y procesar estos archivos.

¿Tienes más preguntas sobre la declaración digital o quieres mas detailles para tu organización? No dudes en preguntarnos a través de  support@klippa.com. ¡Te contestaremos dentro de un día! ¿Quieres programar una demostración con uno de nuestros especialistas? Mira las opciones a continuación.

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