¿Sabías que en 2023 la mitad del PIB mundial será producido por empresas transformadas digitalmente? Una de las áreas en las que la digitalización está acelerando su ritmo es en la gestión de gastos. Por una sencilla razón: aborda uno de los principales puntos débiles de las empresas al eliminar la necesidad de introducir y procesar manualmente los informes de gastos.
A pesar de la creciente tasa de adopción, puede ser difícil implementar el software de gestión de gastos en tu sistema informático actual. Por ejemplo, si utilizas un software local o externo, una integración directa con la API no suele ser una opción.
En Klippa, podemos ayudarte a superar este obstáculo. Nuestro software de gestión de gastos permite una importación perfecta de los gastos a tu software de contabilidad a través de funcionalidades inteligentes de importación y exportación.
En este blog comenzamos explicando brevemente por qué la digitalización de gastos se ha vuelto tan relevante hoy en día y cómo funciona. A continuación, explicamos las funcionalidades de importación y exportación inteligente de Klippa, para que tengas una idea clara de cómo puede funcionar para ti.
¿Estás preparado? ¡Empecemos!
Por qué digitalizar la gestión de gastos si utilizas un software local o externo
El uso de programas externos o locales puede impedir que las empresas digitalicen su gestión de gastos. La razón es que a menudo no es posible conectar directamente los programas de gestión de gastos con los sistemas de contabilidad o ERP que se implementan de forma local. Sin embargo, existen soluciones eficaces para abordar este inconveniente, sobre las que hablaremos más adelante en este blog.
Pero antes, consideremos algunos de los inconvenientes de no digitalizar tu proceso de gestión de gastos. Una forma tradicional de gestionar los gastos podría ser la siguiente:
Cuando te vas en un viaje de negocios, lo más probable es que comas en restaurantes o cafeterías la mayor parte del tiempo, y que vayas en taxi o en transporte público a las reuniones de trabajo. Si conduces tu propio vehículo o el de la empresa, también tendrás que hacer frente a gastos como billetes de estacionamiento y gasolina.
Al volver de dicho viaje, los empleados están ansiosos por recibir sus reembolsos por los gastos que han tenido. Sin embargo, antes de recibir los reembolsos, los empleados tienen que completar largos informes de gastos y adjuntar todos los recibos y facturas como prueba de los gastos realizados y las compras efectuadas.
Una vez completados los informes de gastos, pasan unas semanas en las que los responsables y el departamento financiero tienen que verificar la validez de cada informe de gastos y si las compras se ajustan a la política de gastos de la empresa. Es casi como rellenar un formulario de impuestos cada vez, ¿verdad?
Algunos de los inconvenientes de la antigua forma de gestionar los gastos son:
- Lleva mucho tiempo y requiere mucho trabajo. Piensa en las numerosas tareas que hay que realizar: los empleados rellenan manualmente largos formularios de gastos y recogen todos los justificantes de pago de cada una de las compras realizadas.
- Es repetitivo y tedioso. Piensa en el tipo de tareas que debe realizar tu departamento de contabilidad para procesar los informes de gastos. Procesar los informes de gastos implica muchas tareas rutinarias, como recolectar y reunir todos los documentos pertinentes, revisar la exactitud de los informes e introducir a mano los datos de los gastos en el sistema contable. Es un procedimiento que se realiza de forma repetitiva, semanal o mensualmente.
- Por último, los procesos manuales siempre son propensos a errores. Piensa en los campos que se han rellenado incorrectamente o en los recibos que faltan. Estos errores provocan muchos retrasos en el flujo de trabajo y, a la larga, prolongan el tiempo que tarda el departamento de contabilidad en completar sus tareas y los empleados en recibir sus reembolsos.
Cómo funciona la gestión de gastos digital
Cómo funciona la gestión de gastos digital
Afortunadamente, puedes afrontar los inconvenientes de la gestión de gastos tradicional mediante la introducción de una solución de gestión de gastos digital. La gestión de gastos digital, en comparación con su contraparte análoga, permite el uso de tecnología moderna para simplificar y agilizar todo el proceso de gastos, desde la presentación de los gastos hasta el reembolso a los empleados.
Veamos cómo funciona exactamente la gestión digital de gastos.
Envío digital de los gastos
Las aplicaciones de gestión de gastos le permite a los empleados registrar sus gastos en cualquier lugar, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto puede hacerse a través de una aplicación de teléfono móvil o una aplicación web. Al crear un nuevo gasto, los empleados pueden simplemente adjuntar un comprobante de pago tomándole una foto al recibo.
Reconocimiento de texto automático
Gracias al software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), se extraen de forma automática los campos de información relevantes de los recibos y facturas. Piensa en campos como comerciante, artículos de línea, tipos e importes de IVA, fecha de compra, etc.
Aprobación digital de los gastos
Los gerentes verifican y aprueban los gastos de los miembros de su equipo en un entorno online centralizado. El entorno online proporciona acceso a todos los gastos que se han presentado. Es posible aprobar determinados gastos empresariales de forma automática, conforme a un conjunto de reglas de aprobación, o hacer que los gerentes los revisen uno por uno.
Sincronización de tu aplicación digital de gastos con tu sistema de contabilidad
Ahora hay que registrar los gastos aprobados. Existen varios métodos para registrar los gastos en tu sistema de contabilidad.
Los programas de contabilidad basados en la nube pueden beneficiarse de una integración API directa con el software de gestión de gastos. Esto hace posible la transferencia de información financiera entre los dos programas, sin ningún esfuerzo manual. Cuando se utiliza software local o externo, una integración directa de API puede no ser una opción. Por suerte, todavía puedes obtener los datos de tus gastos en tu software de contabilidad mediante la importación de informes de gastos con Klippa.
Esto nos lleva a la siguiente sección importante del blog, en la que explicaremos cómo importar los gastos a tu software de contabilidad utilizando la función de importación y exportación inteligente de Klippa. Usando la función de importación y exportación inteligente, puedes conectar el software de gestión de gastos a cualquier solución de contabilidad o ERP externo o local.
Cómo conectar el software de gestión de gastos a una solución de contabilidad o ERP externo o local
Si estás utilizando un software local o externo, las funcionalidades inteligentes de importación y exportación de Klippa pueden ayudarte a importar los gastos de tu empresa a tu software de contabilidad o ERP. A través de las funciones de customización, la importación de gastos a tu software de contabilidad o ERP puede ser llevada a cabo con pocas entradas manuales por parte de tus empleados.
Veamos cómo Klippa facilita la importación de gastos a tu programa de contabilidad:
- En primer lugar, es necesario entender los diferentes puntos de datos que se requieren para hacer una contabilización financiera en tus cuentas financieras . Supongamos que utilizas el módulo de contabilidad de SAP dentro de tu empresa. Los puntos de datos que necesitas son la información del acreedor por empleado (por ejemplo, identificación de la administración, identificación del personal, número de vendedor, número de proveedor), el esquema del libro mayor (por ejemplo, cuenta del libro mayor, códigos de IVA) y en algunos casos la dimensión relevante (por ejemplo, centros de costos, portadores de costos y/o proyectos).
- Cuando usas Klippa, los datos contables requeridos pueden ser importados en bloque por Klippa SpendControl. El acreedor y el calendario del libro mayor pueden utilizarse ahora para crear reservas financieras en Klippa. La interfaz de reservas para crear reservas financieras se ve así en Klippa:
- Cuando se realizan las reservas financieras, éstas pueden exportarse automáticamente mediante una integración de correo electrónico. Mediante una exportación programada, esto puede hacerse cada día, semana o mes a una hora predeterminada. Si tu sistema de contabilidad o ERP no es compatible con una integración de correo electrónico, siempre es posible introducir manualmente la exportación en bloque en tu contabilidad. Esto puede hacerse en cuestión de minutos.
- Klippa proporciona plantillas de exportación de gastos de negocio existentes para softwares de contabilidad ampliamente utilizados, como SAP y DATEV. La plantilla Excel, CSV o XML adecuada también se puede personalizar mediante una interfaz de arrastrar y soltar fácil de usar. Junto con un especialista de producto de Klippa, la precisión y fiabilidad de la plantilla se valida siempre durante el proceso de implementación.
Además de la funcionalidad inteligente de importación y exportación, el software de gestión de gastos de Klippa se integra directamente con varios softwares de contabilidad como SAP ByDesign, Xero, Oracle Netsuite. Puedes consultar aquí un resumen de todos los softwares con los que somos compatibles.
Por qué las empresas se benefician de la gestión de gastos digital
Existen razones convincentes por las que las soluciones de gestión de gastos digitales son las soluciones de automatización más utilizadas en el mercado. Las ventajas de utilizar la gestión de gastos de Klippa con funcionalidades inteligentes de importación y exportación incluyen:
Compatibilidad con cualquier software de contabilidad o ERP
Cualquier paquete de contabilidad o ERP puede ser compatible con nuestras funcionalidades inteligentes de importación y exportación. Podemos personalizar la exportación de gastos según las necesidades de tu empresa. Esto significa que puedes utilizar nuestra solución de gestión de gastos incluso si tu infraestructura informática actual no admite una conexión API directa.
Ya hemos ayudado a más de 100 clientes, que utilizaban una solución de software local o externo a digitalizar sus procesos de gestión de gastos.
Un ROI de hasta el 555%
El retorno de la inversión de la app de gestión de gastos de Klippa es del 441% durante el primer año de implementación y aumenta hasta el 555% en un periodo de cinco años. Esta cifra puede parecer una cantidad enorme al principio, sin embargo es una cantidad realista que puedes esperar a ahorrar.
Reduce el trabajo manual y los errores
¿Sabías que uno de cada cinco (19%) de todos los informes de gastos son erróneos? Los errores pueden reducirse drásticamente, teniendo en cuenta que nuestra tecnología OCR interna tiene una tasa de reconocimiento de hasta el 100% y que se les notifica a los empleados los campos de datos que faltan antes de que envíen un gasto.
Aumenta la felicidad de los empleados
Gestionar los gastos puede ser realmente divertido, en lugar de una tarea tediosa y temida. Con Klippa, los empleados dedican menos tiempo al trabajo administrativo y más a actividades básicas que estimulan el aprendizaje y el crecimiento. Según Deloitte, las expectativas de los empleados están cambiando cada vez más, y las empresas que no adoptan las tecnologías digitales en el lugar de trabajo corren el riesgo de quedarse atrás cuando se trata de motivar a los empleados..
Ahorrar tiempo
Se eliminan tareas de poco valor añadido, como archivar largos informes de gastos. La digitalización permite agilizar todo el proceso de gestión de gastos, lo que hace que los empleados ahorren su valioso tiempo.
Tu especialista en gestión digital de gastos
¿Quieres modernizar tu proceso de gestión de gastos, pero te preocupa la integración con tu solución de contabilidad o ERP tradicional o local? Por suerte, nosotros te cubrimos. Tal y como se explica en este blog, podemos ayudarte a que la integración sea lo más sencilla y fluida posible con nuestra función inteligente de importación y exportación.
¿Tienes alguna pregunta relacionada con las necesidades de tu empresa? Envíanos un mensaje, llámanos o simplemente programa una demostración gratuita con uno de nuestros especialistas de producto. Estaremos encantados de ayudarte a digitalizar tu gestión de gastos.