Cada día son más las empresas que automatizan sus procesos empresariales, en concreto su gestión de gastos. Y deberían hacerlo. Según nuestra propia investigación, llevada a cabo por una agencia de investigación externa, el 38% de los empleados piensa que presentar y gestionar los gastos manualmente es aburrido. Más de uno de cada seis afirma que incluso le produce temor tener que hacerlo. La satisfacción de los empleados repercute directamente en su rendimiento y, por tanto, en el de la empresa. Mantener altos niveles de satisfacción entre los empleados conduce a mayores niveles de productividad. Por lo tanto, si para ti es importante que tus empleados estén contentos y que los niveles de productividad sean altos, es aconsejable que te plantees automatizar tu gestión de gastos. Pero, ¿cómo funciona el proceso?
Cómo se hace tradicionalmente
Las declaraciones de gastos son esencialmente gastos de empresa que los empleados pagan por adelantado. Esto significa que los empresarios están pidiendo un favor a sus empleados cuando les hacen pagar gastos empresariales. ¿No significa esto también que el proceso de reembolso debería ser lo más fluido posible? Cuando sales y pagas por las bebidas de tus amigos, no quieres esperar un mes hasta que te devuelvan el dinero, ¿verdad? Entonces, ¿por qué los empresarios suelen esperar un mes o incluso más? Según nuestros propios datos, casi uno de cada cinco empleados holandeses a veces ni siquiera recibe el reembolso.
El proceso de gastos tradicional requiere pruebas físicas (recibos) de los gastos. Los empleados tienen que dedicar tiempo a completar un formulario y anotar el lugar, el comerciante, la transacción y el importe gastado. A continuación, las declaraciones tienen que ser aprobadas por uno o varios directivos y gestionadas por alguien de Finanzas. Imagínate las incontables horas que se invierten en todo este papeleo y lo propenso que es a errores. Los formularios se quedan en la mesa de alguien, se pierden o se completan mal.
Ventajas de una solución digital de gastos
Por suerte, existen soluciones automatizadas de gestión de gastos. La automatización de gastos permite eliminar los aspectos más molestos del procesamiento de informes de gastos. Sustituye el informe impreso por una aplicación que guía al usuario a través de cada declaración. Por lo general, las aplicaciones les permiten a los empleados y a los equipos financieros ahorrar hasta un 70% del tiempo de procesamiento.
Los empleados pueden subir directamente los recibos escaneados con sus smartphones, mientras que el software de gestión de gastos extrae automáticamente los datos (comerciante, importe e IVA, por ejemplo). Los responsables reciben una notificación inmediata y pueden aprobar o rechazar el nuevo gasto. Si se aprueban, los gastos se envían al responsable financiero. El responsable simplemente comprueba que los datos son correctos, que coinciden con el recibo y lo procesa en un click. No hay nada que añadir ni es necesario introducir datos.
Si se registra alguna inconsistencia o fraude, se notifica automáticamente al gerente correspondiente. Una vez presentados todos los recibos, los empleados pueden generar directamente un informe de gastos en cuestión de minutos. Lo que en general habría llevado horas procesar y enviar, ahora se puede hacer con unos pocos clicks. Y con muchos menos errores.
Aproximadamente uno de cada cinco informes de gastos hechos manualmente se presenta de forma incorrecta. Suponiendo que siquiera te des cuenta de los errores, corregirlos le costará a tu organización mucho dinero. Dado que las herramientas de automatización guían a los empleados paso a paso a través de las declaraciones de gastos, es mucho más difícil que se produzcan errores. Estas herramientas se basan en la tecnología OCR, que lee los datos de los recibos y se asegura de que coincidan con las declaraciones.
Otra ventaja de la automatización es la perspectiva general en tiempo real que le ofrece a las organizaciones. El 57% de las empresas experimentan una falta de perspectiva general de los gastos de la empresa. Esto se debe en parte al hecho de que es difícil predecir cuánto gastarán tus empleados: no sabes lo que han gastado hasta que llegan las declaraciones de gastos. Sin embargo, las herramientas de automatización permiten a los empleados presentar los gastos en tiempo real, de modo que el departamento de Finanzas obtiene una imagen más precisa.
Qué se debe tener en cuenta
Por supuesto, los procesos de gastos se basan en normas empresariales y es necesario tener en cuenta los registros de auditoría. Esto significa que es necesario realizar esfuerzos organizativos para configurar correctamente el proceso automatizado. En primer lugar, es importante establecer una política de gastos, o infraestructura, para que el proceso funcione sin problemas. He aquí algunas consideraciones que te ayudarán a crear políticas sólidas.
- ¿Puedes integrar el software de gestión de gastos con tu sistema actual de planificación de recursos empresariales (ERP)? Si es así, elige un proveedor que se sincronice con tu ERP.
- ¿Quieres integrar los gastos con una tarjeta de crédito de la empresa?
- ¿Cuántas oficinas tiene tu empresa y en qué medida fluyen las declaraciones de gastos a través de las distintas oficinas?
- ¿Cuántas etapas quieres utilizar para aprobar y gestionar los gastos?
- ¿A quién quieres darle qué niveles de permiso? ¿Quién está incluido en el flujo de aprobación?
- ¿Quieres establecer límites de consumo para determinados gastos?
- ¿Qué partidas individuales son importantes para qué gastos?
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