Aumentar la eficiencia con un módulo de Gestión de Gastos

Aumentar la eficiencia con un módulo de Gestión de Gastos

En la era de la digitalización parece una paradoja ver cuántos procesos en el mundo de los negocios todavía implican papeleo y un flujo lento entre departamentos. Es bien sabido que las empresas no innovadoras están destinadas a perder o incluso a desaparecer frente a las empresas que sí deciden innovar. En medio de la elevada competencia, el cambio constante y la adaptación a las nuevas tecnologías es clave para sobrevivir en el mercado.

Uno de estos procesos tradicionales y lentos que aun vemos en en el mundo de los negocios es el procesamiento de los gastos. Es una tarea que, aunque pueda sonar a una pequeña parte de la empresa, es crucial a la hora de llevar las cuentas al día y no incurrir en gastos innecesarios. La cuestión es por qué existen empresas que todavía utilizan hojas de excel.

Por qué las empresas necesitan un Gestor de Gastos

El trabajador incurre en ciertos gastos de empresa, como por ejemplo, una comida de negocios o gasolina para viajar a una reunión. El trabajador es responsable de conservar todos los tickets como prueba del gasto. Este primer paso ya conlleva la problemática de la falta de muchos tickets. Bien el trabajador los perdió o se olvidó de pedirlos. Entonces, ¿cómo puede demostrar los gastos incurridos?

Si consideramos que el trabajador ha conservado todos los tickets, ahora es el momento de registrarlos en el sistema. Para ello deberá entregarlos al departamento responsable. La persona responsable recibirá un gran número de recibos provenientes de todos los trabajadores de la empresa. Muy inconveniente, ya que puede resultar bastante caótico. Esta persona tiene que registrar estos gastos en el sistema contable, uno por uno, haciendo un seguimiento de a quién pertenece cada ticket y asegurándose de que el trabajador recibe el reembolso. ¿Cuánto tiempo puede llevar este proceso? Más de lo que debería.

Ya nos hemos visto en frente de dos problemas: primero, el trabajador debe asegurarse de guardar todos los tickets, no perderlos e incluso no dañarlos; segundo, el contable se ve a sí mismo con demasiados tickets que deben ser contabilizados y reembolsados a tiempo.

Caso de estudio: viaje de negocios

Quizá sea difícil comprender cómo el procesamiento de gastos puede ser un problema si nunca te has visto en esa situación. Para hacerlo más realista: imagínate que tienes que viajar para reunirte con un cliente. Saldrás por la mañana en tren – debes pagar el billete y guardar el ticket. Una vez que llegas a la ciudad, te reúnes con el cliente y vais a comer – debes pagar la cuenta y guardar el ticket. Imagina que tienes que pasar la noche en un hotel – debes pagar la factura y guardar el ticket. A la mañana siguiente coges el tren de regreso – debes pagar el billete y guardar el ticket. Una vez que llegas a la oficina, entregas todos los comprobantes al contable. Tú tarea acaba aquí, pero este contable deberá comprobar que los tickets son correctos, conseguir la autorización del supervisor, volver a su despacho y registrar todo en el sistema. Después de un largo proceso, finalmente recibirás el reembolso. 

Este es un ejemplo muy simplificado de cómo se lleva a cabo en la realidad. Imagínate esto en una situación en la que no sólo eres tú quien viaja por negocios, sino todos tus compañeros de trabajo. No es un proceso escalable.

Klippa te trae la solución – Gestor de Gastos

Debes estar pensando que tiene que haber una solución más eficiente para procesar los gastos de la empresa. Afortunadamente, la hay. Toda empresa debe contar con un software de gestión de gastos en el que los trabajadores puedan registrar sus propios gastos. El Gestor de Gastos de Klippa es fácil, rápido y fiable. Cada trabajador tendrá una cuenta de usuario en la que podrá subir por sí mismo el ticket justo después de realizar el gasto. Solucionamos dos problemas: no hay peligro de perder tickets y el contable no recibe ese montón de tickets en forma física. Los tickets ya están en el sistema, esperando a ser aprobados. 

El contable recibirá una notificación de que se ha subido un nuevo ticket. Ahora sólo tiene que comprobar que la información es correcta, hacer clic en “aprobar” y el gasto obtiene su nuevo estado – ¡ya está, fácil, en un sencillo paso! Periódicamente estos gastos serán transferidos al sistema contable – ¡fácil, en otro sencillo paso!

Klippa perfecciona la solución – OCR en el Gestor de Gastos

¿Aún no te convence esta solución? Estamos seguros de que ya ves las ventajas de tener un software de gestión de gastos. Sin embargo, hay más que contar. Nuestra solución de gestión de gastos integra un motor de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esto significa que cuando subas el ticket a la plataforma, todos los datos del ticket se extraerán automáticamente. Sí, ¡se extraen automáticamente en cuestión de segundos! No tienes que introducir nada manualmente – subir el ticket, esperar 3 segundos, enviar. Fácil, ¿verdad?

Si estás interesado en saber más sobre nuestra solución de gestión de gastos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del +34 932 710 466 o support@klippa.com. ¡Estamos encantados de conocer más sobre tu caso y poder ayudarte!

Image Map WordPress builder