Αυτόματη αντιστοίχιση των δηλώσεων πιστωτικών καρτών με τις αποδείξεις και τα τιμολόγια 

Αυτόματη αντιστοίχιση των δηλώσεων πιστωτικών καρτών με τις αποδείξεις και τα τιμολόγια 

Οι αποδείξεις και τα τιμολόγια είναι ένα καθημερινό έγγραφο που όλοι λαμβάνουμε. Ειδικά στον επιχειρηματικό κόσμο, είναι το νούμερο ένα έγγραφο με τη μεγαλύτερη βαρύτητα. Γιατί; Δείχνει μια αγορά ή μια πώληση ανάλογα με το ποιος το δημοσιεύει. Και φυσικά, μια πώληση έχει την ίδια αξία με μια αγορά, επειδή και οι δύο ωθούν την εταιρεία προς τα εμπρός. Στην πρώτη περίπτωση, η εταιρεία λαμβάνει άμεσα χρήματα, ενώ στη δεύτερη περίπτωση η εταιρεία επενδύει χρήματα σε ένα προϊόν / υπηρεσία μιας άλλης εταιρείας για να αυξήσει την αξία της, εν μέσω πλην σαφώς τις πωλήσεις. Στον κόσμο των Μικρο μεσαίων επιχείρησεων και των εταιρειών είναι αρκετά κοινό για τους υπαλλήλους να έχουν πιστωτικές κάρτες που παρέχονται από την εταιρεία και να πραγματοποιούν δαπάνες με αύτες, ως εκπρώσοποι της εταιρείας. Σε αυτό το ιστολόγιο, θα εμβαθύνουμε βαθύτερα στο πώς λειτουργεί αυτή η δραστηριότητα και ποια είναι τα οφέλη της.

Επιχειρηματικές / Εταιρικές Πιστωτικές Κάρτες

Οι Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις και οι Εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά πιστωτικές κάρτες, έτσι ώστε οι υπάλληλοί τους να μπορούν να χρεώνουν εξουσιοδοτημένα επαγγελματικά έξοδα που πραγματοποιούνται για επαγγελματικό ταξίδι ή όχι, όπως κρατήσεις ξενοδοχείων, πτήσεις, γεύματα και εισιτήρια χωρίς να βασίζονται στις δικές τους πιστωτικές κάρτες ή μετρητά. Για να διακρίνει μια επιχειρηματική / εταιρική πιστωτική κάρτα από μια προσωπική, μια εταιρική κάρτα συνήθως μεταφέρει τόσο το όνομα της εταιρείας όσο και το όνομα του υπαλλήλου που έχει οριστεί ως ο κάτοχος της κάρτας.

Οι Πιστωτικές Κάρτες Επιχειρήσεων είναι σχεδιασμένες κυρίως για εταιρίες οποιουδήποτε μεγέθους. Ενώ οι Εταιρικές Πιστωτικές Κάρτες σχεδιάζονται για εταιρίες που παράγουν εκατομμύρια έως δισεκατομμύρια ετήσια έσοδα

Ποια είναι τα οφέλη των επαγγελματικών καρτών;

Ένα από τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα μιας επαγγελματικής κάρτας είναι η ικανότητα διαχείρισης των δαπανών των εργαζομένων. Για παράδειγμα, ο κάτοχος μιας εταιρείας μπορεί να ορίσει όρια για το πόσα χρήματα μπορεί να δαπανήσει ένας κάτοχος κάρτας εργαζομένων ανά συναλλαγή ή συνολικά. Μπορούν επίσης να ελέγχουν τις τοποθεσίες όπου χρησιμοποιείται η κάρτα, για ποια κάρτα χρησιμοποιείται και / ή ποιες χώρες είναι ενεργή.

Ως υπάλληλος, μια επαγγελματική κάρτα μπορεί να θεωρηθεί ως οικονομική απαλλαγή. Βασικά, ο εργαζόμενος δεν πρέπει πλέον να ανησυχεί για την κάλυψη των επαγγελματικών εξόδων με το δικό του εισόδημα και στη συνέχεια πρέπει να περιμένει την επιστροφή με την επόμενη μηνιαία πληρωμή.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα των επαγγελματικών καρτών;

Φυσικά, η χρήση των επαγγελματικών καρτών δεν είναι πάντοτε ευεργετική. Οι επαγγελματικές κάρτες είναι έμφυτες με ορισμένα μειονεκτήματα και κινδύνους. Για παράδειγμα, είναι επιρρεπείς σε απάτη. Υπήρξαν πολλές περιπτώσεις όπου οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν προσωπικά έξοδα χρησιμοποιώντας τις επαγγελματικές τους κάρτες και χρεώνοντας την εταιρεία. Αυτό το μειονέκτημα είναι μάλλον ρητό. Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου τα μειονεκτήματα δεν είναι τόσο προφανή. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να δαπανήσουν περισσότερα χρήματα πιο ελεύθερα, αφού δεν υπάρχει άμεσος έλεγχος. Χρησιμοποιώντας την επαγγελματική κάρτα ένας υπάλληλος μπορεί εύκολα να κλείσει μια διαμονή σε ένα ξενοδοχείο 5 αστέρων ή να απολαύσει ένα πολυτελές δείπνο στο πιο ακριβό εστιατόριο της πόλης.

Όταν πρόκειται για την ανίχνευση των πραγματικών δαπανών του εργαζομένου, οι επιχειρήσεις έχουν πολλες δύσκολιες Στις περισσότερες περιπτώσεις, πρέπει να ταιριάξουν τη γραμμή της δήλωσης της πιστωτικής κάρτας με την απόδειξη που τους έδωσε ο υπάλληλος. Αυτή είναι μια χρονοβόρα δραστηριότητα αλλά και επιρρεπής στο σφάλμα, καθώς όλα τα καθήκοντα που επιτελεί ο άνθρωπος. Αυτό μπορεί να μην είναι πολύ σημαντικό τώρα, αλλά να το απεικονίσει αυτό. Ως εταιρεία, έχετε 40 κατόχους πιστωτικών καρτών και όλες υποβάλλουν δαπάνες που γίνονται σε σχέση με την εταιρεία σας μία φορά το μήνα. Τώρα ο φόρτος εργασίας για το άτομο που ταιριάζει τις γραμμές της δήλωσης της πιστωτικής κάρτας με την αντίστοιχη απόδειξη δεν είναι πολύ ασήμαντη. Σωστά?

Τα οφέλη ξεπερνούν τα μειονεκτήματα των επαγγελματικών καρτών

Μέχρι τώρα θα πρέπει να εξετάσετε ότι τα μειονεκτήματα είναι πολύ πιο σημαντικά από τα οφέλη της χρήσης των επιχειρηματικών πιστωτικών καρτών. Θα συμφωνούσα μαζί σας αν, στην Klippa, δεν είχαμε ως αποστολή την εξάλειψη της απάτης στις πιστωτικές κάρτες. Αναπτύξαμε ένα πολύ εύκολο στη χρήση λογισμικό που αντιστοιχούσε αυτόματα τη γραμμή της δήλωσης της πιστωτικής κάρτας με την αντίστοιχη απόδειξη ή τιμολόγιο. Απλά, η διαδικασία περιέχει 2 απλά βήματα:

  • Ο εργαζόμενος πραγματοποιεί τη συναλλαγή και με το τηλέφωνό του, λαμβάνει μια εικόνα της απόδειξης / τιμολογίου. Επιπλέον, υποβάλλουν την απόδειξη / τιμολόγιο στο τμήμα οικονομικών
  • Το τμήμα οικονομικών λαμβάνει το έγγραφο και αντιστοιχεί αυτόματα με τη δήλωση πιστωτικής κάρτας που έχει εισαγάγει στο λογισμικό.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε μια οπτική παρουσίαση των παραπάνω βημάτων.

Πως λειτουργεί

Είναι μια βασική αξία της Klippa για να κάνει τις διαδικασίες γρήγορες, εύκολες και αξιόπιστες. Αναπτύξαμε έναν κινητήρα OCR (Optical Character Recognition) ο οποίος θα μοιράζεται τις ίδιες βασικές αξίες. Για να το πούμε απλά, το OCR εξάγει δεδομένα από ένα δεδομένο έγγραφο / εικόνα. Τώρα, αν εφαρμόζαμε τα στοιχεία της γρήγορης, εύκολης και αξιόπιστης στον κόσμο των OCR, θα δούμε σύντομα ότι ταιριάζει σαν γάντι. Λαμβάνοντας όλα τα παραπάνω υπόψη μας καταφέραμε:

  • Να εξαγάγουμε όλες τις πληροφορίες από τις αποδείξεις που υποβάλλουν οι υπάλληλοι με τα τηλέφωνά τους.
  • Να ταιρίαζεται αυτόματα κάθε γραμμή της δήλωσης πιστωτικής κάρτας με την αντίστοιχη απόδειξη.

Τι μπορείτε να κερδίσετε

Η καταχώριση όλων των πλεονεκτημάτων θα μας οδηγούσε έδινε βαρύτητα αυτού του blogpost, επομένως θα επικεντρωθούμε στα βασικά δύο.

  • Με την αυτόματη αντιστοίχιση της γραμμής της κατάστασης της πιστωτικής κάρτας και των αποδείξεων / τιμολογίων, σας παρέχεται μια σαφής εικόνα των εσόδων που λείπουν και αποτρέπεται η απάτη.
  • Με την αυτόματη αντιστοίχιση των υπαλλήλων σας εξοικονομούν έως και 80% χρόνο επεξεργασίας κάθε δαπάνης, ένας υπάλληλος υποβάλλει. Δίνοντας τους χρόνο για να επικεντρωθούν σε εργασίες που πραγματικά αναπτύσσουν την επιχείρησή σας.

Αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση του Καταστατικού Πιστωτικής Κάρτας με την Klippa

Όντας στη βιομηχανία SaaS εδώ και περισσότερα από 7 χρόνια, έχουμε ασχοληθεί σχεδόν με κάθε παραλαβή και τιμολόγιο. Αυτό μας παρέχει την σιγουριά να ισχυριζόμαστε ότι μπορούμε να εξαγάγουμε οποιαδήποτε πληροφορία από οποιαδήποτε απόδειξη. Γρήγορα συνειδητοποιήσαμε το πόσο πολύτιμο θα είναι για τους πελάτες μας αν συνδέσαμε αυτή τη διαδικασία με τη δήλωση της πιστωτικής κάρτας.

Εάν ενδιαφέρεστε να δείτε με ποιους τρόπους μπορείτε να αποτρέψετε την απάτη αλλά και να μειώσετε το χρόνο επεξεργασίας των εισπράξεων στην εταιρεία σας, τότε θα ήταν καλό να μας στείλετε ένα email στο support@klippa.com. Είμαστε επίσης προσβάσιμοι μέσω τηλεφώνου στο +31 50 211 1631.

Image Map WordPress builder