Καταχώρηση Δεδομένων: Πως να εξοικονομήσετε χρόνο με το OCR

Καταχώρηση Δεδομένων: Πως να εξοικονομήσετε χρόνο με το OCR

Το να διοικείς μια επιχείρηση αποτελείται από διαφορετικά στάδια. Εξετάζεις τι υπάρχει ήδη στην αγορά, βρίσκεις τι είναι σημαντικό για την επιχείρησή σας, επικοινωνείς με διαφορετικούς προμηθευτές και ζητάς μια προσφορά για την επίτευξη τελικής συμφωνίας. Πραγματοποιώντας την παραγγελία από τον προμηθευτή, παραλαμβάνεις τα εμπορεύματα, τα αποθηκεύεις και, τελικά, τα παραδίδεις στον πελάτη. Πρόκειται για μια αργή διαδικασία που απαιτεί χρόνο. Φυσικά, όταν γνωρίζετε ήδη τον προμηθευτή σας, η διαδικασία επιταχύνεται. Ωστόσο, η επαφή από τον προμηθευτή στον πελάτη εξακολουθεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Η διοίκηση μιας επιχείρησης είναι πολύ χρονοβόρα και γι ‘αυτό είναι σημαντικό να είσαι παθιασμένος/η με αυτό.

Αυτό είναι κατανοητό, αλλά υπάρχουν και άλλα καθήκοντα που καταναλώνουν πολύ χρόνο όταν δεν χρειάζεται. Αναφερόμαστε τώρα σε χρηματοοικονομικές διαδικασίες. Πριν από πολλά χρόνια, το λογιστικό και οικονομικό τμήμα ήταν γεμάτο έγγραφα: τιμολόγια εδώ, παραλαβές εκεί. Και αυτό από μόνο του πήρε χρειάζεται χρόνο για να οργανωθεί όλα τα έγγραφα, για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν πρόκειται να χαθεί. Από την άλλη πλευρά, η εισαγωγή μη αυτόματων δεδομένων από τους υπαλλήλους απαιτούσε ακόμη μεγαλύτερο χρόνο. Αυτά δεν είναι καινούρια νέα, αλλά υπάρχουν ακόμα εταιρείες που δεν έχουν βελτιώσει τις διαδικασίες τους και εξακολουθούν να σπαταλούν χρόνο σε εργασίες που θα μπορούσαν να γίνουν σε δευτερόλεπτα από έναν υπολογιστή.

Γιατί η εξοικονόμηση χρόνου είναι σημαντική για την επιχείρησή σας

Εάν σκέφτεστε ότι ο χρόνος που ξοδεύεις για την εισαγωγή μη αυτόματων δεδομένων δεν είναι τόσο κακός, δεν δίνεις σημασία σε μια διαδικασία που είναι πολύ εύκολο να γίνει απλή. Ενδέχεται ορισμένοι υπάλληλοι να έχουν το μόνο καθήκον να επεξεργάζονται / καταχωρούν τα έξοδα και τα τιμολόγια. Ας ελπίσουμε, για αρχή, ότι δεν θα κάνουν ανθρώπινα σφάλματα. Παρόλα αυτά, πόσα έγγραφα επεξεργάζονται ανά ημέρα; Πολύ λιγότερα από ό, τι θα μπορούσαν να επεξεργαστούν με τη βοήθεια ενός λογισμικού που το κάνει αυτόματα. Ο χρόνος που θα εξοικονομήσετε κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου θα μπορούσε να δαπανηθεί για την επεξεργασία δύο, τριών ή ακόμα περισσότερων εγγράφων. Αυτό σημαίνει εξοικονόμηση χρόνου, η οποία οδηγεί σε μεγαλύτερη ικανοποίηση προμηθευτή και πελάτη, και εξίσου σημαντική, στην ικανοποίηση των εργαζομένων.

Επιπλέον, δεν είναι μόνο ο αριθμός των τιμολογίων που μπορούν να υποστούν επεξεργασία σε μία ημέρα. Εξοικονόμηση χρόνου σε αυτό το συγκεκριμένο έργο μπορεί να επιτρέψει στους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε άλλα καθήκοντα που σχετίζονται με την ανάπτυξη της επιχείρησης. Η τήρηση των λογιστικών βιβλίων είναι σημαντική για τις επιχειρήσεις, αλλά διασφαλίζει ότι εργάζονται για την ανάπτυξη της εταιρείας.

Για να επικεντρωθεί σε αυτά τα σχετικά καθήκοντα, η διαχείριση του χρόνου είναι το κλειδί για την εταιρεία. Οποιοσδήποτε εργοδότης θα αναζητήσει τον καλύτερο τρόπο για να αποτρέψει τους εργαζόμενους από το να χάσουν χρόνο. Όπως προαναφέρθηκε, η εξοικονόμηση χρόνου στην επεξεργασία εγγράφων είναι ένας τρόπος για την αύξηση της παραγωγικότητας. Η υψηλότερη παραγωγικότητα μεταφράζεται σε καλύτερα αποτελέσματα. Και αυτό, τελικά, είναι αυτό που χρειάζεται μια επιχείρηση.

Πώς να αξιοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τον χρόνο σας

Έχουμε δώσει μια σαφή εξήγηση για το γιατί μπορεί να είναι σημαντικό να εξοικονομείτε χρόνο στην επεξεργασία των εγγράφων. Θα κάνουμε ένα βήμα παραπέρα και θα εξηγήσουμε πώς μπορείτε να το πετύχετε εύκολα: OCR (Optical Character Recognition). Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων είναι μια τεχνολογία που, όπως υποδεικνύει το όνομά της, αναγνωρίζει αυτόματα το κείμενο που περιέχεται σε ένα έγγραφο. Ο υπάλληλος θα επεξεργαστεί ένα τιμολόγιο ή μια απόδειξη σε λίγα δευτερόλεπτα! Όλα τα σχετικά δεδομένα, που έχουν εισαχθεί προηγουμένως με το χέρι, εξάγονται αυτόματα χάρη στο OCR.

Θα κάνουμε ένα ακόμη βήμα και θα εξηγήσουμε πού θα βρείτε αυτή τη λύση. Σήμερα, η ψηφιοποίηση και η αυτοματοποίηση κερδίζουν όλο και περισσότερη προσοχή. Στην Klippa το συνειδητοποιήσαμε πριν από 5 χρόνια. Βρισκόμαστε στην αγορά για αρκετό καιρό για να θεωρούμαστε ειδικοί στην αναγνώριση όλων των δεδομένων που χρειάζεστε για να εξαγάγετε από τα έγγραφά σας. Όχι μόνο η μηχανή μας OCR είναι πολύτιμη, αλλά και οι λύσεις διαχείρισης δαπανών και τιμολογίων για την εύκολη επεξεργασία και καταγραφή των εξόδων και των δαπανών σας.

Μας αρέσει να δείχνουμε πώς λειτουργεί το OCR στην πράξη, διότι πιστεύουμε ότι αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να καταλάβετε εάν αυτή είναι μια λύση που ταιριάζει στην περίπτωσή σας. Ένας από τους ειδικούς μας είναι πρόθυμος να αποδείξει τη λειτουργικότητά του σε ένα δωρεάν online demo, όπου θα απαντήσουμε σε τυχόν ερωτήσεις που θα έχετε και θα βρούμε την εξατομικευμένη λύση που ταιριάζει σαν γάντι στη μοναδική σας περίπτωση.

Image Map WordPress builder