Am 30. Juni wird die QR-Rechnung die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzen. Der neue Rechnungsstandard enthält einen Barcode mit allen relevanten Zahlungsinformationen, der es den Empfängern ermöglicht, ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse (AP) zu automatisieren.
Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen mit einer Buchhaltungsabteilung oder der Anbieter einer ERP- oder Buchhaltungssoftware sind, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Finanz-Hard- und Software die neuen Einzahlungsscheine verarbeiten kann.
Schweizer QR-Rechnung mit QR-Barcode Beispiel
Der QR-Barcode enthält insgesamt 32 Felder, darunter
- Kreditoreninformation
- Debitorinformationen
- Bezahlsummen und Währung
- Zahlungsreferenz
- Zusätzliche Informationen (wie unstrukturierte Nachricht)
Was Sie als Debitor wissen müssen
- Ab dem 30. Juni müssen Ihre Finanzsoftware und Hardware in der Lage sein, das Scannen von QR-Codes zu unterstützen.
- Die QR-Rechnung enthält einen computerlesbaren Strichcode mit allen relevanten Informationen, um die Zahlung an den Lieferanten einzuleiten.
- Die manuelle Eingabe von Zahlungsreferenz und Kreditoreninformationen ist nicht mehr erforderlich.
- Sie können Ihre AP-Prozesse vollständig automatisieren.
Warum sollten Sie OCR zur Verarbeitung von Schweizer QR-Rechnungen verwenden?
Obwohl es bereits QR-Scanning-Lösungen auf dem Markt gibt, können Sie mit den meisten von ihnen die Daten nicht automatisch in Ihre Finanzsoftware übertragen. Die Plug-and-Play-API-Lösung von Klippa ist eine der wenigen, die dies tun.
Klippa lässt sich mit jeder vorhandenen Software verbinden, und dank der Datenextraktion in Echtzeit erhalten Sie innerhalb von Sekunden alle Zahlungsinformationen auf der Rechnung in Ihrer Finanzsoftware.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung unserer OCR-Software für die Zahlungsverarbeitung? Unsere Engine unterstützt sowohl die automatische Datenextraktion für Schweizer QR-Rechnungen als auch internationale Rechnungsformate.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Dienstleistungen oder Produkte von internationalen Lieferanten beziehen, da diese nicht den Anforderungen für QR-Rechnungen unterliegen.
Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitungslösung müssen Sie Zahlungsinformationen nicht mehr manuell erfassen, was Ihnen – viel – Zeit und Geld spart. Beides sind Ressourcen, die Sie besser für Ihr Kerngeschäft investieren können.
Wie OCR Daten aus dem Schweizer QR-Code und regulären Rechnungen extrahiert
OCR, was für optische Zeichenerkennung steht, ist eine Technologie, die den Inhalt jeder Rechnung (oder anderer Dokumente) erkennt und versteht und Ihnen die gewünschten Informationen im bevorzugten Format zurückschickt.
Der Kern der OCR-Lösung ist die Umwandlung unstrukturierter Dokumente in computerlesbaren Text und die Interpretation des Textes in relevante Informationen wie Name des Händlers, Rechnungsnummer, Rechnungsbeträge, Mehrwertsteuersätze und -beträge sowie Kaufdatum.
Die Informationen können dann in einem beliebigen Dateiformat (z.B. XML, JSON und CSV) an Ihre Software zurückgeschickt werden. Mit dem Zusatz der QR-Code-Extraktion erhalten Sie auch die zusätzlichen 32 Felder, die im Strichcode angezeigt werden.
Welche Felder einer regulären Rechnung und einer Schweizer QR-Rechnung werden extrahiert?
Die wichtigsten Felder in regulären Rechnungen, die extrahiert werden, sind:
- Informationen zum Händler/Lieferant
- Rechnungs- oder Bestellnummer (PO)
- Zahlungsbeträge (Gesamtbeträge, Mehrwertsteuer, Währung)
- Zahlungsinformationen (Gläubiger, IBAN)
- Datum des Kaufs
- Fälligkeitsdatum
- Einzelpositionen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- HRA oder HRB-Nummer
- Jedes kundenspezifische Feld auf Anfrage
Die Felder, die aus der QR-Rechnung extrahiert werden, sind die 32 Felder, die im Strichcode enthalten sind.
Automatisierte Verarbeitung von QR-Rechnungen
Nach Gesprächen mit unseren Schweizer Kunden haben wir festgestellt, dass ein Bedarf für eine einheitliche OCR-Lösung besteht, die sowohl Schweizer QR-Rechnungen als auch internationale Rechnungsformate unterstützt.
Eine umfassende Datenextraktionslösung bedeutet, dass Sie Zahlungen innerhalb weniger Sekunden mit einer minimalen Fehlerquote automatisch verarbeiten können. Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung führt somit zu schlankeren Finanzprozessen, die Ihnen manuelle Arbeit und Overheadkosten ersparen.
Wollen Sie erfahren, wie wir Sie unterstützen können oder wie die Klippa-Lösung in Ihre Finanzprozesse integriert werden kann? Wir empfehlen Ihnen, eine kostenlose Online-Demo mit einem unserer Produktspezialisten zu vereinbaren. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail mit Ihren Fragen schicken oder uns einfach unter +31 50 211 1631 anrufen.
