Automatische Texterkennung (OCR) für Bestellbestätigungen (Purchase Order)

Automatische Texterkennung (OCR) für Bestellbestätigungen (Purchase Order)

Digitalisierung ist ein Begriff, der fast jeden Tag gehört wird. Digitalisieren Sie dies, digitalisieren Sie das. Alle Unternehmen wollen papierlos und vollständig digital sein. Aber was bedeutet die Digitalisierung in der Geschäftswelt eigentlich und welche Unternehmen sind dafür besser geeignet? In diesem Blog werden wir Sie durch ein Fallbeispiel aus der Sicht eines Logistikunternehmens führen. 

Use Case: Logistikunternehmen

Ein großer Teil der Einkäufe erfolgt heute über das Internet, so dass Logistikunternehmen anfällig für die Anzahl der eingehenden Bestellungen sind. Was früher nur ein B2B-Modell für die Logistik war, ist heute in B2B2C, auch B2BC genannt, übergesprungen. Was bedeutet das in der Praxis? Eine erhöhte Anzahl von eingehenden Bestellungen mit weitaus mehr Details, die zu berücksichtigen sind. 

Das Herausforderung

Wie Sie vielleicht richtig erraten haben, ist der materielle Papierfluss inzwischen der problematischste Berührungspunkt des oben genannten Prozesses. Natürlich ist es kein Problem, das erst kürzlich aufgetreten ist. Jedoch ist das Papierproblem in vielen Logistikunternehmen schon eingebettet, ohne eine greifbare Lösung in Sicht. Dadurch stellen viele Unternehmen temporäres Personal ein, um alle Informationen der physischen Bestellung manuell in das operative ERP-System einzugeben. Warum ist das wirklich ein Problem? Mittlerweile sollte das Problem für sich selbst sprechen. Der manuelle Arbeitsaufwand eines jeden ERP-Eintrags ist zu hoch, anfällig für menschliche Fehler und dadurch auch kostenintensiv. Um es einfacher auszudrücken, die manuelle Dateneingabe ist keine rentable, langfristige Unternehmenslösung.

Wie man die Hürde überwindet

Die manuelle Erfassung und Übertragung der Informationen von Bestellbestätigungen muss keine lästige, zeitaufwendige Aufgabe sein. Um Ihr Unternehmen von Routineaufgaben grösstenteils zu befreien und der Automatisierung entgegenzukommen, wurde die Optical Character Recognition Technologie erfunden. Alles in allem enthält OCR speziell entwickelte Engines, die den Text von einem bestimmten Foto oder PDF erkennen. Natürlich muss die Qualität des Fotos oder des gescannten PDFs bestimmte Kriterien erfüllen, aber wenn diese erfüllt sind, werden alle im Dokument enthaltenen Informationen automatisch extrahiert. Da die durchschnittliche Zeit der OCR-Ausgabe sich auf wenige Sekunden (2-5) beschränkt, kann, durch den Einsatz der Software, eine enorme Zeitersparnis erzielt werden. Ein weiter Vorteil der OCR ist die Reduzierung von Fehlern, die typischerweise bei der manuellen Erfassung auftreten können. Wenn Sie also innerhalb Ihrer Abteilung ein hohes Volumen an Eingangsdokumenten verarbeiten und dieses zu einem Ihrer Routineaufgaben zählt, sollte die Automatisierung dieser Prozesse einen höheren Rang einnehmen.

Automatische Verschlagwortung von Bestellbestätigungen durch die OCR-API 

Klippa ist seit langem auf die automatisierte Datenextraktion aus Dokumenten (OCR) spezialisiert. Seit 2014 mit einer einfachen OCR-Lösung zur Extraktion von Daten aus Belegen hat sich Klippa nun auf die Extraktion von Daten aus beliebigen Dokumenten spezialisiert. Rechnungen, Ausweise und Reisepässe sind nur einige Beispiele. EIn wichtiger Anwendungsfall sind häufig auftretende Dokumente, wie Bestellbestätigungen. Wird der Bearbeitungsprozess automatisiert, dauert es weniger als 3 Sekunden um alle relevanten Details, wie Lieferanten Nummer, Bestellnummern, Einzel Positionen, Gesamtbeträge, Umsatzsteuern, und mehr zu extrahieren und zu verschlagworten. Und wenn es ein bestimmtes Feld gibt, das für Ihren Workflow unerlässlich ist und ebenfalls extrahiert werden muss, sind wir in der Lage eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten.

Sehen Sie selbst

Die automatisierte Datenextraktion wird von vielen Unternehmen bereits für verschiedene Zwecke eingesetzt. Einer von ihnen ist der, den wir in diesem Blog erläutert haben: die Extraktion von Daten aus einer Bestellbestätigung. Gerne zeigen wir Ihnen, wie schnell, einfach und zuverlässig diese Lösung ist. Sie können sich selbst eine kostenlose Online-Demo für 30 Minuten buchen, in der wir tiefer in die Spezifikationen unserer OCR-Engine eintauchen und gemeinsam herausfinden, ob sie gut zu Ihrem Anwendungsfall passt.

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