5 formas de gestionar y controlar los gastos de los empleados

5 formas de gestionar y controlar los gastos de los empleados

Cuando se inicia un negocio, es difícil imaginar que un día el gasto de sus empleados en la empresa salga de control. Muchas empresas pequeñas todavía tienen la impresión de que su CEO de CFO puede controlar cada uno de los gastos y puede seguir haciéndolo mientras siguen creciendo. Esto es, por supuesto, una locura. Tomaría demasiado tiempo, especialmente cuando se trata de alguien que es tan vital para el negocio. Además, los empleados tendrían que esperar demasiado tiempo para que sus gastos sean procesados.

Las empresas más grandes y establecidas no siempre tienen los gastos de sus empleados bajo control. Los empleados pierden recibos, en parte siguen trabajando con informes de gastos en papel y por otra parte con reportes digitales, dándole un dolor de cabeza al departamento de finanzas. Lo que es peor es cuando no saben qué gastos están permitidos o cuál es el presupuesto.

¿El resultado final? Toda empresa, no importa lo grande o pequeña, necesita controlar los gastos de sus empleados de alguna manera. A continuación compartimos cinco formas en las que puede hacer que eso suceda.

Ve a:

1. Digitalizar y automatizar su proceso de gastos
2. Crear una política de gastos
3. Establezca un presupuesto para cada categoría
4. Supervise las suscripciones de forma centralizada
5. Prevenir el fraude de gastos

1. Digitalizar y automatizar su proceso de gastos

Digitalizar y automatizar el proceso de reclamación de gastos implica básicamente deshacerse de las hojas de Excel y de los recibos en papel y hacer que sus empleados lo hagan todo digitalmente. Así que cuando obtienen un recibo o factura por artículos de oficina que han comprado, por ejemplo, simplemente toman una foto y la cargan en la aplicación de gastos. La tecnología de extracción de datos (OCR) reconoce automáticamente la información del documento y lo envía al panel de control en línea, dónde está listo para ser aprobado por un gerente. Después de la aprobación, los datos se envían al software de contabilidad de la empresa, donde se realiza la transacción. Es muy fácil, ¿no?

Los beneficios de digitalizar y automatizar la gestión de sus gastos son casi infinitos, pero nombraremos nueve que le ayudarán a controlar los gastos de sus empleados.

  1. No más formularios de Excel o recibos de papel que necesitan ser entregados físicamente (¡A prueba de Corona!)
  2. Menos errores: los empleados simplemente toman una foto de su recibo, el software extrae automáticamente la información y la envía a un portal fácil de usar.
  3. Un proceso de contabilidad rápido y económico: Todos los recibos y facturas se procesan con un software de reconocimiento de texto (OCR), lo que supone una reducción de costes de hasta el 70%.
  4. Autorización más eficiente con flujos de trabajo digitales.
  5. Proceso de aprobación a prueba de conformidad con registros de auditoría: Las reglas de negocio determinan si ciertos gastos se aprueban o se rechazan automáticamente.
  6. Detección automática de duplicados/fraude
  7. Integración con Google Maps: no más cálculos de viaje manuales
  8. Tableros de control inteligentes con comportamiento de gasto
  9. Maximizar las declaraciones de IVA: Si los empleadores reembolsan los gastos sin un recibo, significa que no pueden deducir el IVA.

Las plataformas de gestión de gastos se crean para mejorar el proceso de remisión, pero también para hacer cumplir automáticamente las políticas de gastos. Lo que nos lleva al siguiente consejo que le ayudará a controlar sus gastos.

2. Crear una política de gastos

¿Cómo se supone que los empleados van a gastar el dinero de la empresa y cuál es su presupuesto? Cosas como estas no deberían ser indefinidas para el personal, porque ¿quién sabría qué tipo de gastos reclamará?

Las respuestas deben estar documentadas en su política de gastos, para que los empleados sepan exactamente lo que se espera de ellos. Unos límites claros le ayudarán a mantener los gastos bajo control y evitar discusiones. Además, una política de gastos facilitará al departamento de finanzas la elaboración de previsiones de gastos.

Aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención:

  • Una política de gastos debe ser simple, clara y concisa
  • Es una buena idea incluir ejemplos de comportamiento de gasto preferido
  • No molestes a la persona: explícale las reglas de una manera amistosa.
  • Escriba las pautas, no haga largas listas
  • Incluir a los empleados en el proceso de creación de un manual, porque las buenas políticas de gastos deben tener sentido para toda la empresa, no sólo para la administración.
  • Asegúrate de que el manual se comunique a los empleados y sea fácil de encontrar en caso de que quieran volver a consultarlo.
  • Actualice siempre su manual, porque a medida que el mundo cambia, también debería su política

3. Establezca un presupuesto para cada categoría

Parte de controlar los gastos de los empleados es establecer presupuestos para todas las categorías: billetes de avión, hoteles, restaurantes, cursos, equipos y suministros, etc. Para todos los gastos, se debe definir cuánto se permite gastar a cada empleado y decirles que no se les reembolsará cuando excedan su presupuesto. También puede haber casos en los que quiera que los empleados pidan aprobación antes de gastar. Esto también debe ser incluido en su manual de políticas. 

Asegúrese de que su política tenga sentido para todos, para que les sea más fácil recordarla y cumplir las reglas. Esto significa no hacer un montón de excepciones y ser coherente al implementar su política. 

4. Supervise las suscripciones de forma centralizada

Mantenerse al tanto de cada pago realizado por todos sus departamentos puede ser una misión imposible. Entre pagar a Albacross por las ventas, Google Ads para el departamento de marketing, NMBRS para RRHH e InDesign para su equipo de diseño, es fácil perderse.

Lo importante es centralizar el método de pago de estas suscripciones. Si todos los equipos utilizan el mismo proceso, sabrás de dónde viene cada pago y podrás estar al tanto de todos ellos. ¿Por qué seguir suscrito a servicios que ya no necesita? O averigua si la competencia ofrece un servicio mejor o más barato. Mejor asegúrese de que estas suscripciones valgan su dinero.

5. Prevenir el fraude de gastos

Confiar en tus empleados es importante, pero también es inteligente ser realista. Un estudio del Reino Unido afirma que el 85% de los empleados admiten haber mentido en los informes de gastos. Otro 5% incluso falsificó la información “cada vez”. Por supuesto que no siempre es una mentira, a veces la gente olvida los detalles y sólo anota algo. De cualquier manera, es recomendable que hagas algo al respecto.

Lo que nos lleva de vuelta al primer punto: digitalizar y automatizar su proceso de gestión de gastos. La solución de Klippa SpendControl hace exactamente esto. Con SpendControl se combinan todos los consejos anteriores en una plataforma de automatización. Esta solución le ayuda a deshacerse de los informes de gastos tradicionales, del fraude y de los errores humanos. También obtendrá una visión general en tiempo real, acceso 24/7 desde cualquier lugar del mundo y los registros de auditoría y reglas de negocio adecuados.  Un flujo de trabajo digital con automatización le ayudará a ahorrar un 70% en el tiempo de procesamiento de gastos y en el costo.

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