Hoe Banijay Benelux het declaratieproces automatiseert en verbetert met Klippa
In gesprek met Leon Backbier, IT Manager bij Banijay Benelux (voorheen Endemol)
Branche
Media entertainment
Team
3000+ medewerkers
Integraties
Mendix
Unit4 Coda
Idaptive
SurePay
Problemen met het oude proces
Veel transacties met zakelijke passen
Hoe pakte BBNL het declaratieproces aan voordat ze met Klippa in zee gingen? “Onze grootste frustratie was de variatie en het volume van declaraties waarmee we te maken hadden. Er werden heel veel kleine transacties met zakelijke pinpassen en creditcards gedaan.”
Hierdoor stapelden de bonnetjes zich bij collega’s op. Over het algemeen worden declaraties snel ingediend als het om voorgeschoten eigen geld gaat, maar met een zakelijke pas voelt de noodzaak om te declareren veel minder urgent.
Ingewikkeld en tijdrovend indienproces
Daarbij vereiste het indienproces te veel inspanning: men moest de bonnetjes kopiëren, uitknippen, bij elkaar plakken en handmatig invoeren in het financiële systeem.
Geen inzicht
“We zagen ook dat men vanwege de vele keuzes aan projectcodes vaak maar besloot om de declaratie op ‘overig’ te boeken. De administratie moest dan alsnog de transacties goed indelen.” Dat kostte veel tijd, geld en uiteindelijk ook nauwkeurigheid.
“We hadden bovendien geen tijd om iedereen complexe systemen als SAP of Microsoft Dynamics aan te leren. Het systeem moest voor zichzelf spreken en je zou er geen handleiding voor nodig moeten hebben.” Eenvoud was dus van groot belang.
Complexe en veel wisselende dimensies
“In onze zoektocht naar een standaardapplicatie die dit voor ons kon oplossen, liepen we al snel tegen het probleem aan dat onze processen niet standaard zijn. We hebben namelijk een redelijk afwijkend boekingsproces.” Bedrijven gebruiken veelal kostensoorten, kostenplaatsen en projecten als dimensies. “Wij gaan vaak nog drie tot vier dimensies verder, die soms ook nog dagelijks wisselen, en hebben daarnaast een veel flexibeler goedkeuringsproces.
Door dat allemaal in een standaardapplicatie in te richten, liepen we steeds tegen hetzelfde probleem aan: dat het heel stroef en onhandzaam aanvoelde.” En daar moest natuurlijk iets op gevonden worden.
De kennismaking met Klippa
“Onze samenwerking met Klippa is organisch gegroeid. Wij zijn een redelijk straight-forward bedrijf, dus we kunnen snel beslissen en gaan. Daarom besloten we eerst zelf een back-endproces te ontwikkelen.”
Deze back-end werd gebouwd binnen de low code-omgeving Mendix. Vervolgens was het de intentie om een OCR-oplossing te vinden voor het automatisch uitlezen van de gegevens. Zo worden werknemers maximaal ontlast in het proces.
Hoge OCR-herkenning
“In eerste instantie begon BBNL met Kofax, een behoorlijk prijzig product, maar deze haalde uiteindelijk toch maar 30% OCR-herkenning. Onze medewerkers waren dus alsnog bonnen aan het overtypen.”
Over tijd werd er geëxperimenteerd met Google en Azure, maar ook daar werd men bij BBNL niet erg blij van de kracht van de aangeboden OCR. Toen ontdekte een Data Scientist per toeval Klippa: “Hij zei: ‘Leon, kijk nou even. De nauwkeurigheid van Klippa is zonder dat we zelf iets hebben gedaan al 80%.’ En dat triggerde ons.”
De OCR-oplossing bleek een schot in de roos en ook de samenwerking beviel goed. Reden genoeg voor BBNL om te kijken of de samenwerking met Klippa kon worden uitgebreid. Klippa biedt immers ook een front-end, back-end en API voor expense management.
BBNL onderzocht vervolgens hoe Klippa ook voor algehele personeelsdeclaraties ingepast kon worden: “En dat is snel gelukt!” Naast de front-end is uiteindelijk ook de Klippa API naadloos geïntegreerd. Zo is de samenwerking tussen Klippa en BBNL van één naar drie Klippa-producten uitgebreid.
Waarom kiest BBNL voor Klippa?
Eenvoudige integratie, ook met derde systemen
De front-end van Klippa is eenvoudig te integreren met bijzonder veel derde systemen. Daardoor kan Klippa’s API communiceren met BBNL’s Mendix back-end, de identity provider Idaptive, het gebruikte financiële systeem Unit4 Coda, en met SurePay, wat gebruikt wordt voor IBAN-naam en KVK controles.“Die workflow met onze eigen tussenlaag, eigenlijk een soort van Middleware, werkt uitstekend.”
Gelaagde elementen
De verscheidenheid aan projectcodes en dimensies is nu verwerkt in een gelaagde dimensiestructuur. “We kunnen middels dimension limitations het aantal projectcodes beperken voor bepaalde personeelsleden, zodat het vele malen eenvoudiger wordt om een declaratie te categoriseren.” Dus als je bijvoorbeeld Project A selecteert, zijn subcodes A1 en A2 te selecteren en bij Project B subcodes B1 en B2; zo helpen we de indiener om de juiste informatie mee te geven. Hierdoor krijgt de Finance-afdeling meer inzicht in en controle over het gehele proces.
Pure eenvoud in gebruik
Die eenvoud zit niet alleen in de gelaagde structuur, maar ook in het feit dat werknemers direct van start kunnen zonder ingewikkelde handleiding.Een werknemer maakt na de aankoop een foto van het bonnetje in de app, deze leest de data automatisch af en met een druk op knop kan de declaratie al ingediend worden. “Dat zie je ook mooi aan de foto’s: je ziet een spijkerbroek met een scheur en daarbovenop een bonnetje van de McDonalds. Prachtig!”
Ook kunnen werknemers die voor langere tijd een declaratie moeten maken deze nu in één keer invoeren. Dit draagt bij aan de eenvoud van het proces en dus ook aan de motivatie van werknemers om bonnen en facturen in te dienen.
“Door de eenvoud van Klippa besparen we nu 90% in doorlooptijd!”
Volledige controle en inzicht
Van een proces dat erg afhankelijk was van hoe werknemers bonnen indienden, is BBNL overgestapt op een proces dat erg veel controle en inzicht biedt vanaf de beheerderskant. “Als je alles duidelijk opgeteld ziet, dan leidt dat al snel tot andere handelingen die je efficiëntie bevorderen.”
Om het projectgerichte personeelsbestand verwerkbaar te houden is er nu een handige user-synchronisatie en zijn er single sign-on’s die efficiënt gebruikersbeheer in staat stellen.
“We kunnen precies aangeven wie wat kan doen en zien, wat het voor ons controleerbaar houdt en voor de werknemer behapbaar houdt. Die internal control is voor ons erg belangrijk.”
Fout- en fraudepreventie
Een ander belangrijk aspect is fraudepreventie. Zo kon het nogal eens voorkomen dat bonnen dubbel ingediend werden. Deze dubbelingen worden nu automatisch geflagged, zonder dat het beheerders tijd en moeite kost om deze te herkennen. “We weten nu hoe laat en waar een transactie is geweest en het is over het algemeen eenvoudiger om verdachte transacties eruit te filteren.”
Het automatisch toekennen van de status van een declaratie is een andere verbetering van het proces. Mocht een declaratie niet alle benodigde informatie bevatten, bijvoorbeeld door een ontbrekend projectnummer, dan wordt de status automatisch op incompleet gezet.
Zo is het altijd helder in welke fase een declaratie zich bevindt en is het eenvoudiger om te zien wat er kan worden gedaan om deze te voltooien.
Open en vooruitstrevende samenwerking
Uiteindelijk gaf de wederzijdse ambitie en manier van samenwerken de doorslag voor Leon. “Ik vind het belangrijk dat we in een samenwerking open staan voor elkaar en luisteren naar elkaars wensen. Dat vonden we direct in Klippa. De samenwerking met Klippa’s developers en het management is hartstikke mooi!” De nadelen van het oude proces
De gewenste oplossing
Al met al zocht BBNL naar een oplossing die specifiek op de eigen complexe situatie kon worden toegepast. Die vind je niet zomaar. Er werden een aantal criteria opgesteld voor de oplossing:
De voordelen van Klippa
“Het is bijzonder prettig om te werken met een partij die net zo ambitieus is als wij zelf. De wil en snelheid waarmee Klippa specifieke aanpassingen voor ons geïmplementeerd heeft is indrukwekkend.”
Benieuwd wat Klippa voor jouw organisatie kan betekenen?
+31 50 2111631