Hoe Label A het finance proces automatiseert met digitaal declareren & factuurverwerking
In gesprek met Tim Lorijn, Financial Director bij Label A
Branche
Digital Product Development
Team
80+ medewerkers
Initiatief
Financieel Directeur
Boekhouding
Exact Online
Indienen
De medewerkers dienen hun bonnetjes in via de Klippa app.
Goedkeuren
De ingediende bonnetjes worden goedgekeurd door de teammanager via mobiel of webapp.
Verwerken
Goedgekeurde bonnetjes worden door de financiële administratie direct geboekt op de juiste groetboeken in Exact Online.
Label A is hét toonaangevende bureau in Nederland voor digitale productontwikkeling. Al ruim 11 jaar ontwikkelt Label A innovatieve en bedrijfskritische apps voor klanten zoals Porsche, Greenwheels, Swapfiets en Nationale Nederlanden. Met een team van 80 specialisten verdeeld over kantoren in Amsterdam en Rotterdam, helpt Label A haar klanten met strategie, analyse, ontwerp en development.
Medewerkerstevredenheid is een groot goed bij Label A. Dit blijkt onder meer uit het kantoor aan het Max Euweplein, door Sprout uitgeroepen tot één van de mooiste en hipste kantoorruimtes in Nederland. Het was daarom ook niet meer dan logisch voor Tim Lorijn (Financieel Directeur Label A) om het declaratieproces te digitaliseren begin 2018. Tim: “Ik zag dat mijn collega’s onnodig veel tijd kwijt waren met het declareren van onkosten en soms lang moesten wachten op de kosten die ze hadden voorgeschoten. Dit leidde in mijn beleving onnodig af en we zijn toen gaan kijken naar oplossingen om digitaal te declareren.”
Na een eerste inventarisatie bleven er enkele serieuze alternatieven over. Gebruiksvriendelijkheid van de mobiele app, de kwaliteit van de scan & herken resultaten en een koppeling met Exact Online waren de belangrijkste overwegingen in het selectieproces. Na enkele productdemonstraties heeft de kwaliteit van de mobiele app en persoonlijke benadering van Klippa de doorslag gegegeven. Na de gezamenlijke onboarding behoorde het declaratieformulier, de gescande bonnen en het overtypen van informatie in Exact tot het verleden.
Naast de oplossing voor digitaal declareren gebruikt Label A sinds kort ook de inkoopfacturen module. Door de integratie met Exact Online worden de crediteuren stamgegevens en het grootboekrekeningschema ingeladen in Klippa. De OCR techniek herkent automatisch de crediteur, het factuurnummer, de factuurdatum, het totaalbedrag en de van toepassing zijnde btw. De zelflerende boekingsvoorstellen en de mogelijkheid om de boekingsregels rechtstreeks vanuit Klippa naar Exact Online te boeken zorgt voor een efficiënte verwerking van de goedgekeurde facturen. “De declaraties van de collega’s en de inkoopfacturen van onze leveranciers worden hierdoor in één gebruiksvriendelijke cloud omgeving digitaal geregistreerd, geautoriseerd en verwerkt. Dit heeft geleid tot een mooie efficiencyslag op onze Finance afdeling. En dat alles voor een redelijke prijs”.
80
gebruikers die declareren met Klippa
2018
gestart met digitaal declareren
2019
gestart met digitale factuurverwerking
Benieuwd wat Klippa voor jouw organisatie kan betekenen?
+31 50 2111631