Comment l’agence de développement Label A a numérisé le traitement et l’approbation des dépenses et des factures.
Entretien avec Tim Lorijn (directeur financier) à Label A
Secteur
Agence de développement
Équipe
> 100 employés
Départment
Département financier
Label A est l’agence leader aux Pays-Bas pour le développement de produits numériques. Depuis plus de 11 ans, Label A développe des applications innovantes et critiques pour des clients tels que Porsche, Greenwheels, Swapfiets et Nationale Nederlanden. Avec une équipe de 80 spécialistes répartis dans les bureaux d’Amsterdam et de Rotterdam, Label A aide ses clients en matière de stratégie, d’analyse, de conception et de développement.
La satisfaction des employés est un grand atout chez Label A. Vous pouvez vraiment le ressentir en vous promenant dans leur bureau sur la Max Euweplein, élu par Sprout comme l’un des espaces de bureaux les plus beaux et les plus branchés des Pays-Bas. Il était donc logique pour Tim Lorijn (directeur financier Label A) de numériser le processus de dépenses au début de 2018. Tim : “J’ai remarqué que mes collègues perdaient un temps inutile à soumettre des dépenses et devaient parfois attendre longtemps l’argent qu’ils avaient avancé. Cela m’a agacé et nous avons commencé à chercher des solutions pour soumettre et approuver numériquement les dépenses”.
Après quelques recherches initiales, quelques options sérieuses se sont présentées. La convivialité de l’application mobile, la qualité des résultats de l’OCR et un lien avec Exact Online ont été les éléments les plus importants dans le processus de sélection. Après quelques démonstrations de produits, la qualité de l’application mobile et l’approche personnelle de Klippa ont été les facteurs décisifs. Après l’onboarding commun, le traitement des dépenses papier appartenait au passé !
En plus de la solution numérique de gestion des dépenses, Label A a récemment commencé à utiliser le module de traitement et d’approbation des factures. Grâce à l’intégration avec Exact Online, les données des créanciers et le schéma du grand livre sont chargés dans Klippa. La technique OCR reconnaît automatiquement le créancier, le numéro de la facture, la date de la facture, le montant total et la TVA applicable. Les propositions de réservation auto-apprenantes et la possibilité de réserver les règles de réservation directement de Klippa à Exact Online assurent un traitement efficace des factures approuvées. “En conséquence, nos dépenses internes et nos factures d’achat sont enregistrées, approuvées et traitées numériquement dans un environnement cloud convivial. Cela a conduit à une augmentation significative de l’efficacité de notre département financier. Et tout cela pour un prix raisonnable”.