Hoe Solvinity 50% sneller declaraties verwerkt met Doxis SpendControl

Solvinity levert Secure Managed IT Services aan organisaties met hoge beveiligingseisen. Met innovatieve managed cloud oplossingen ondersteunt het bedrijf de (rijks-)overheid, gemeenten en organisaties in de financiële en zakelijke dienstverlening, zoals het ministerie van Justitie en Veiligheid, Politie Nederland, ING en ONVZ.

Om zelf tijd en kosten te besparen, automatiseerde Solvinity het declaratieproces met Doxis SpendControl. Dit resulteerde in een snellere en correcte afhandeling van de financiële administratie waardoor medewerkers nu meer tijd overhouden voor zinvollere taken.

Voorheen werd het verwerken van declaraties volledig handmatig gedaan, wat leidde tot een grote hoeveelheid papierwerk en uitdagingen voor het team. 

Maarten Kriek, Application Administrator van Solvinity, beschreef het oude proces als volgt: “We moesten nog letterlijk fysiek langs de bureaus van alle medewerkers voor de goedkeuring van declaraties. Naarmate het aantal medewerkers groeide, bleek dit niet langer houdbaar.” Bonnetjes, facturen en declaraties stapelden zich op en werden minder nauwkeurig verwerkt vanwege de hoge werkdruk. 

Deze situatie werd al snel een last voor Solvinity, aangezien dit proces niet alleen inefficiënt, maar ook moeilijk schaalbaar was. Bij het beoordelen van de situatie identificeerde Solvinity de volgende pijnpunten: 

Solvinity zocht via Google een oplossing om deze problemen aan te pakken. Ze onderzochten diverse digitale oplossingen voor het declaratieproces en overwogen een aantal aanbieders. 

Doxis bleek de meest gebruiksvriendelijke oplossing te bieden en het contact verliep erg prettig. Bovendien bood Doxis een naadloze integratie met AFAS, zodat gegevens direct konden worden gesynchroniseerd met het boekhoudsysteem.

Een andere doorslaggevende factor was dat Doxis SpendControl sneller was dan de concurrentie en een goede prijs kwaliteitverhouding had, wat volgens Maarten Kriek een belangrijke reden was om voor Doxis te kiezen. 

Dankzij een snel en eenvoudig implementatieproces kon het Solvinity team snel aan de slag met Doxis SpendControl. Binnen 1 maand waren ze live met 250 gebruikers.

Voor gebruikers was het belangrijk om overal en op een eenvoudige manier onkosten te kunnen declareren, omdat ze regelmatig onderweg zijn. 

Doxis bood hiervoor de ideale oplossing met een declaratiesysteem dat is uitgerust met scan en herken technologie (OCR) en een Google Maps-integratie om snel reiskostenvergoedingen in te dienen. 

Het proces voor het indienen van declaraties verloopt nu in drie eenvoudige stappen:

Het implementeren van Doxis SpendControl heeft Solvinity geholpen de belangrijkste doelen te bereiken, namelijk het sneller en efficiënter verwerken van declaraties en het overzicht bewaren in dit proces. 

Maarten Kriek: “Door Doxis kunnen onze collega’s zich focussen op zinvolle taken in plaats van het overtypen van bonnetjes. We realiseren hierdoor een tijdsbesparing van minstens 50%.”

Met Doxis SpendControl stelt Solvinity haar werknemers in staat om: