Het is je vast niet ontgaan; de stijgende energie- en brandstofprijzen. In juni 2021 betaalde je gemiddeld zo’n €1,85 per liter benzine. In 2023 is dit bedrag gestegen met ruim 25% naar een duizelingwekkend bedrag van €2,30 per liter. Deze toenemende prijzen hebben directe invloed op de gemaakte kosten voor werknemers die dagelijks naar het werk reizen. Gelukkig zijn de prijzen in 2024 weer wat gedaald.
Ondanks dat thuiswerken een ingeburgerd begrip is geworden, reizen er nog altijd duizenden mensen dagelijks met de auto of het openbaar vervoer naar hun werk. Dit maakt het des te belangrijker om een goed beleid te hebben voor reiskostenvergoedingen en ervoor te zorgen dat je als werkgever je werknemers hierover juist informeert.
Ook wil je als werkgever het liefst een goed arbeidsvoorwaardenpakket bieden dat aantrekkelijk is voor je werknemers. Een reiskostenvergoeding kan hier een belangrijk onderdeel van zijn. Maar hoe zit het precies met de hoogte van de reiskostenvergoeding en de voorwaarden voor het uitkeren in 2024 en 2025?
In deze blog gaan we dieper in op de hoogte van reiskostenvergoedingen in 2024. Ook behandelen we de bijkomende voorwaarden waaraan moet worden voldaan om als werkgever reiskostenvergoedingen onbelast uit te keren. Of het nu gaat om een vergoeding voor woon-werkverkeer met de auto, trein, vliegtuig, of door middel van carpoolen, we bespreken het allemaal.
Hoeveel reiskostenvergoeding in 2024 en 2025?
In 2023 was de reiskostenvergoeding nog €0,21 per kilometer. De reiskostenvergoeding 2024 is verhoogd naar €0,23. Deze verhoging is een gevolg van de gestegen brandstofprijzen, waardoor het voor werknemers steeds duurder wordt om naar hun werk te reizen. Voor 2025 is de reiskostenvergoeding gelijk gebleven.
Het is goed om te weten dat je als werkgever niet verplicht bent om de reiskostenvergoeding te verhogen naar €0,23 per kilometer. Deze verhoging is namelijk niet wettelijk vastgelegd, maar vastgesteld door de Belastingdienst als maximale grens voor belastingvrije vergoeding. Wel moet je hierbij rekening houden met de afspraken die zijn vastgelegd in de cao. In sommige cao’s zijn namelijk afspraken gemaakt over de hoogte van de reiskostenvergoeding.
Ook is het verstandig om hierover in overleg te gaan met je werknemers, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten en waar ze aan toe zijn.
Naast de reiskostenvergoeding voor 2024 is de hoogte van de vergoeding voor 2025 en 2026 ook al bekendgemaakt.
Reiskostenvergoeding hoger in 2023 en 2024
In 2023 is de onbelaste reiskostenvergoeding met ruim 10% toegenomen per kilometer ten opzichte van het voorafgaande jaar. Zoals eerder besproken is deze verhoging ingezet om werknemers te compenseren voor de verhoogde brandstofprijzen.
Voor 2024 is deze nogmaals toegenomen naar €0,23. Indien je als werkgever van plan bent om deze verhoging door te voeren binnen je bedrijf is het van belang om dit tijdig aan te passen in je administratie en je medewerkers hiervan op de hoogte te stellen. Voor 2025 zijn op moment van schrijven nog geen nieuwe tarieven bekend. De verwachting is dan ook dat deze gelijk blijft.
| Jaar | Onbelaste vergoeding |
| 2023 | €0,21 per kilometer |
| 2024 | €0,23 per kilometer |
| 2025 | €0,23 per kilometer |
Nu je weet hoe hoog de reiskostenvergoedingen de komende jaren zijn, is het belangrijk om te weten welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. In het volgende gedeelte bespreken we de voorwaarden voor 2024 en waarom het belangrijk is om dit te weten.
Voorwaarden onbelaste reiskostenvergoeding
Voor het ontvangen van een onbelaste reiskostenvergoeding gelden een aantal voorwaarden:
- Allereerst moet de vergoeding worden gegeven voor het woon-werkverkeer. Het gaat dus om de afstand tussen de woning van de werknemer en de vaste werkplek.
- Daarnaast moet er sprake zijn van daadwerkelijke kosten, wat betekent dat de werknemer ook daadwerkelijk reiskosten maakt om op de werkplek te komen.
- Verder mag de vergoeding niet hoger zijn dan de werkelijke kosten die worden gemaakt, anders wordt de vergoeding gezien als loon en moet er loonbelasting over betaald worden.
- Tot slot mag de werknemer niet meer dan €0,23 per kilometer onbelast vergoed krijgen voor reizen met eigen vervoer. Alles daarboven wordt gezien als loon en belast.
Het is belangrijk om te weten dat de Belastingdienst kan controleren of de vergoedingen aan de gestelde voorwaarden voldoen. Werkgevers en werknemers moeten daarom zorgvuldig omgaan met het ontvangen en verstrekken van onbelaste vergoedingen en zich houden aan de geldende regels.
Desondanks kan het gebeuren dat een klein foutje in de boekhouding leidt tot problemen. Daarom is het belangrijk om de declaraties van je reiskostenvergoedingen zo goed mogelijk te verwerken. Automatisering kan je hierbij helpen. We vertellen je later in deze blog meer over deze oplossing.
Indien je als werkgever meer dan €0,23 wilt vergoeden, dan is het volgende gedeelte interessant voor jou. Hierin vertellen wij niet alleen wat de voorwaarden zijn voor het vergoeden van reiskosten boven de vastgestelde grens, ook geven wij een manier om de verhoging toch onbelast te vergoeden.
Meer dan 23 cent per kilometer reiskostenvergoeding
Als je als werkgever meer dan de vastgestelde reiskostenvergoeding van €0,21 uitkeert, dan wordt het deel daarboven gezien als loon en dien je hierover loonheffingen te betalen.
Echter kun je als werkgever ervoor kiezen om de hogere reiskostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de WKR. Hierdoor blijft de extra verhoging onbelast voor zowel de werkgever als de werknemer.
Maar wat als je werknemer geen auto bezit? In dat geval is het ook mogelijk om een reiskostenvergoeding voor het openbaar vervoer te ontvangen.
Vergoeding reiskosten openbaar vervoer 2024
De onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet alleen voor werknemers die met eigen vervoer reizen, maar ook voor werknemers die met het openbaar vervoer reizen of een ander vervoermiddel gebruiken. Denk hierbij aan een taxi of het vliegtuig. Wel moet de vergoeding aannemelijk zijn ten opzichte van de gemaakte reis.
Ook moeten werknemers de reiskosten aantoonbaar maken door middel van een factuur of ander bewijsstuk. Het is aan te raden om duidelijke afspraken te maken met je werknemers over hoe deze bewijsstukken moeten worden aangeleverd en op welke termijn dit moet gebeuren.
Als een werknemer bijvoorbeeld een maandabonnement heeft voor het openbaar vervoer, kan hij of zij een factuur of bewijs van betaling aanleveren om de kosten te onderbouwen. In geval van losse kaartjes kan de werknemer de kaartjes bewaren en deze later overdragen als bewijs.
Een andere optie, wat ook nog eens beter is voor het milieu, is carpoolen. De voorwaarden voor carpoolen zijn anders dan de reguliere voorwaarden.
Reiskostenvergoeding bij carpoolen
Bij carpoolen wordt er gedeeld vervoer gebruikt om naar het werk te reizen. Als werkgever kun je het carpoolen ondersteunen door een vergoeding aan te bieden aan de chauffeur en de passagiers.
Als je als werkgever het carpoolen organiseert, kun je de chauffeur een vergoeding van €0,23 per kilometer geven, inclusief de kilometers die de chauffeur omrijdt. Het voordeel hiervan is dat je als werkgever deze vergoeding onbelast kunt geven en dat de chauffeur geen belasting hoeft te betalen over dit bedrag.
Als de werknemers zelf het carpoolen organiseren met collega’s, dan kun je een vergoeding van €0,23 per kilometer aan elke passagier geven.
Let op: alleen de kilometers die rechtstreeks van huis naar het werk worden afgelegd, kunnen onbelast worden vergoed. De kilometers die werknemers omrijden om andere passagiers op te halen of af te zetten, moeten worden belast met loonheffing.
Het is belangrijk om deze kosten goed te documenteren en te verwerken in de administratie om eventuele problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
CO2 registreren voor zakelijk rijden
Vanaf 1 Juni 2024 is het middels de rapportageverplichting personenvervoer voor werkgevers met 100 werknemers of meer verplicht een CO2 registratie aan te leveren. Hiermee probeert de regering de CO2-uitstoot inzichtelijk te krijgen door het aantal kilometers van zakelijke ritten en woon-werkverkeer te registreren.
Voor deze CO2 registratie is het van belang de volgende informatie aan te leveren:
- Type vervoersmiddel (fiets, bromfiets, scooter, auto of het openbaar vervoer)
- Soort brandstof (bij auto, bromfiets en scooter)
- Aantal voertuigkilometers
Je kunt dit zelf ergens bijhouden, maar dat kan snel rommelig worden. Je kunt ook gebruik maken van de handige SpendControl software van Klippa. Daarin zit een CO2-rapportagemodule die dit helemaal voor je oplost.
Is een reiskostenvergoeding verplicht?
Als werkgever ben je niet verplicht om een reiskostenvergoeding aan te bieden aan je werknemers, tenzij dit is opgenomen in de cao voor jouw bedrijf. In dat geval is het wel verplicht om de overeengekomen vergoeding te betalen. Het is belangrijk om de afspraken over de reiskostenvergoeding duidelijk vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.
Hoewel het niet verplicht is, kan een reiskostenvergoeding wel een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde zijn voor je personeel. Door een reiskostenvergoeding aan te bieden, toon je als werkgever waardering voor de inzet en loyaliteit van je werknemers. Bovendien hoef je geen belasting te betalen over de vergoeding, zolang deze binnen de wettelijke normen blijft.
Wat zijn de maximale onbelaste reiskosten?
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is in 2024 vastgesteld op €0,23 per kilometer voor reizen met eigen vervoer. Voor reizen met het openbaar vervoer geldt een vergoeding van de werkelijke kosten of een vaste onbelaste vergoeding per maand.
Voor een vaste reiskostenvergoeding wordt een berekening gemaakt op basis van een 128-dagen toetsing. Meer over de voorwaarden en een berekening voor een vaste reiskostenvergoeding middels de bijbehorende toetsing lees je in het volgende gedeelte.
Wat is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding?
Om in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding in 2024 moet je als werknemer een vast woon-werkreispatroon hebben. Dit betekent dat je minstens 128 dagen naar een vaste werkplek moet reizen. De vergoeding wordt uitgekeerd op basis van 214 dagen. Om de vaste reiskostenvergoeding goed uit te leggen geven we je een fictief voorbeeld.
Stel je voor, je medewerker reist 4 dagen per week naar kantoor en legt per dag 30 kilometer af. Op basis van de 128-dagen toetsing zou hij minimaal 103 dagen naar het werk moeten reizen (128 x 4/5).
Gemiddeld werkt hij 45 weken per jaar, met inachtneming van ziekte- en vakantiedagen. Dat betekent dat hij in 2024 180 woon-werkverkeer ritten zal maken.
Aangezien de vaste reiskostenvergoeding wordt uitgekeerd op basis van 214 dagen, ontvangt hij voor een 4-daagse werkweek een vaste reiskostenvergoeding voor 172 dagen (214 x 4/5). Gezien de reiskostenvergoeding is vastgesteld op €0,23 per kilometer betekent dit dat hij in 2024 een vaste reiskostenvergoeding ontvangt van €1.186,80 (172 dagen x 30 kilometer per dag x €0,23 per kilometer).
Als je minder dan 128 dagen reist, kom je niet in aanmerking voor een vaste reiskostenvergoeding en wordt je vergoeding naar rato berekend.
Voor het uitkeren van zowel een vaste als reguliere reiskostenvergoeding kan veel boekwerk aan te pas komen. Voor elke rit moet nauwkeurig worden bijgehouden wat het aantal afgelegde kilometers of de gemaakte kosten zijn. Dit kost veel tijd, moeite, en kan veel fouten opleveren. Gelukkig kan het digitaliseren van dit proces een uitkomst zijn.
Makkelijker reiskosten declareren en meer inzicht in ingediende declaraties
Zoals eerder besproken is het van belang om een overzicht bij te houden van reiskostenvergoedingen en deze correct te declareren, om problemen met de Belastingdienst te vermijden. Toch kan dit voor werkgevers een lastige taak zijn, vooral als ze nog steeds handmatig declaraties verwerken. Dit zorgt voor grote frustratie bij zowel werkgevers als werknemers, waarbij laatstgenoemden hun bonnetjes moeten bewaren en lang moeten wachten op terugbetalingen.
Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar vergroot ook de kans op fouten en fraude. Een oplossing hiervoor is om het gehele proces te automatiseren met declaratiesoftware, zoals Klippa SpendControl.
Met Klippa SpendControl kunnen medewerkers hun declaraties snel en eenvoudig digitaal indienen via de mobiele app. De geautomatiseerde tekstherkenning maakt het invoeren van gegevens nog eenvoudiger en efficiënter. Je regelt zo extra makkelijk jouw reiskostenvergoedingen en onkostenvergoedingen. Budgethouders kunnen vervolgens met gemak reis- en onkostendeclaraties autoriseren via de app of webomgeving. En het beste van alles is dat de verwerking van de declaraties volledig digitaal en automatisch verloopt, wat tijd en moeite bespaart voor zowel medewerkers als werkgevers.
Klippa SpendControl geeft je de mogelijkheid om je gehele declaratieproces uit handen te geven, maar wel het overzicht te behouden. Daarnaast biedt het ook vele andere voordelen, waaronder:
- Met de mobiele app of webomgeving eenvoudig reiskostendeclaraties indienen
- Reiskosten declareren via Google Maps integratie
- Categoriseer declaraties in kostenplaatsen om te voldoen aan de WKR
- Ingebouwde scan- en herken technologie, ook wel OCR genoemd, om nooit meer handmatig bonnetjes over te hoeven typen
- Implementeer je declaratiebeleid met slimme bedrijfsregels
- Voorkom fraude en dubbele boekingen met geïntegreerde herkenningstechnologie
- Bewaar documenten veilig in de cloud voor eenvoudige toegang tot 10 jaar voor audits.
Met Klippa SpendControl dienen medewerkers snel en eenvoudig hun declaraties in, terwijl je als bedrijf het overzicht behoudt en inzicht hebt in alle gedeclareerde reiskosten. Hiermee kom je niet voor verrassingen te staan en zorg je ervoor dat je altijd compliant bent.
Wil je ook je declaratieproces vereenvoudigen? Boek dan nu een online demo of neem contact op met één van onze experts voor meer informatie!