De thuiswerkvergoeding: van digitaal indienen tot geautomatiseerd verwerken

De thuiswerkvergoeding: van digitaal indienen tot geautomatiseerd verwerken

Nu thuiswerken voorgoed lijkt ingeburgerd in Nederland, worden ook de fiscale regels hierop aangepast. Per 1 januari 2022 mogen bedrijven hun werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag geven.

De thuiswerkvergoeding wordt vrijgesteld van loonbelasting en het onbelaste gedeelte hoeft niet langer uit de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) te worden gefinancierd.

De komst van de nieuwe fiscale vrijstelling voor het vergoeden van thuiswerkkosten roept ook enkele vragen op. Hoe ziet die vergoeding er precies uit? Wat houdt dit in voor de bestaande reiskostenvergoeding? Hoe kunnen werknemers een beroep doen op de vergoeding? En hoe moet dit in de boekhouding worden verwerkt?

In dit blog beantwoorden we deze vragen en geven we je een kant en klare oplossing voor het verwerken van de thuiswerkvergoeding in je administratie.


Onbelaste vergoeding voor thuiswerken

Thuiswerken brengt voor werknemers extra kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor gas, water en licht die normaal gesproken door werkgevers worden betaald als werknemers op kantoor werken. Ook zijn thuiswerkers meer geld kwijt aan zaken als koffie, thee en wc-papier.

Vanaf 1 januari 2022 kunnen werkgevers hun werknemers voor deze algemene thuiswerkkosten een onbelaste vergoeding geven. De Rijksoverheid heeft op basis van onderzoek van het Nibud de vergoeding op maximaal 2 euro per thuisgewerkte dag of deel daarvan vastgesteld.

De vrijstelling van de vergoeding moet dan worden aangemerkt als eindheffingsloon binnen de WKR. Dit betekent dat de werkgever geen loonheffing hoeft te betalen over deze vergoeding.

De thuiswerkvergoeding indienen en verwerken

Samenloop thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft ook bestaan. Deze bedraagt maximaal 19 cent per kilometer. Een werkgever kan voor dezelfde werkdag niet zowel de vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor de reiskostenvergoeding toepassen.

Wanneer een werknemer op een dag deels thuis werkt en deels op kantoor, kan de werkgever dus maar één van deze vrijgestelde vergoedingen toepassen. Als beide vergoedingen worden verstrekt, geldt een van de twee als belaste vergoeding.

Vaste vergoeding of op declaratiebasis

Werkgevers en werknemers kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop een werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Dit kan ook gecombineerd worden met een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer.

Vervolgens worden zowel de reisdagen (d.w.z. kantoordagen) als de thuiswerkdagen opgenomen in de administratie.

Als werknemers geen vaste thuiswerk- en kantoordagen hebben, kan de thuiswerkvergoeding op declaratiebasis worden vergoed. In deze variant dienen werknemers per maand, of per week, een verzameldeclaratie in met daarop de thuiswerk- en reisdagen.

Ook nu wordt de declaratie gekoppeld aan de boekhouding. Er komt dan een vergoeding voor reiskosten en een vergoeding voor thuiswerken.

Het grootste voordeel van deze manier van werken is dat de vastlegging rechtstreeks bij de werknemer ligt. Het is een hele exacte registratie van de reiskosten- en thuiswerkvergoeding. Bovendien worden werknemers niet benadeeld of bevoordeeld als ze tijdelijk vaker naar kantoor gaan, of tijdens een vakantie afwezig zijn.

Digitaal indienen en verwerken van de thuiswerkvergoeding

Bij het indienen, goedkeuren en boeken van de thuiswerkvergoeding krijgen zowel werknemers als werkgevers aardig wat administratieve rompslomp erbij. Het doel is een gestandaardiseerd, gestroomlijnd en compliant proces.

Met Klippa Digitaal Declareren bereik je dit doel door het proces volledig te digitaliseren en automatiseren. Dit gaat als volgt in zijn werk:

  • Via de declaratie app of web applicatie van Klippa dienen werknemers zelf hun thuiswerkvergoeding in voor één of meerdere werkdagen. Dit is een fluitje van een cent, omdat een werknemer enkel het aantal thuis gewerkte dagen hoeft te selecteren.
  • De totale vergoeding wordt automatisch uitgerekend op basis van de dagvergoeding die je als organisatie instelt. Dit kan 2 euro per dag zijn, maar ook meer. Als dit meer dan 2 euro per dag betreft maken wij alvast het onderscheid voor je in het onbelaste en belaste deel.
  • Indien gewenst kan een autorisatie flow worden ingesteld, waardoor de declaratie automatisch bij de juiste budgethouder terechtkomt. Goedkeuring vindt vervolgens plaats in app of web.
  • De declaraties komen na de goedkeuring automatisch terecht op de financiële administratie. De declaratie wordt vervolgens middels een slim boekingsvoorstel efficiënt verwerkt in de financiële en/of salarisadministratie.

In het voorbeeld hieronder zie je hoe de pagina voor het declareren van de thuiswerkvergoeding eruit ziet voor een werknemer. Wil je meer vergoeden dan 2 euro per dag? Geen probleem, dit is in te stellen als Admin gebruiker van Klippa Digitaal Declareren.

Het indienen van de thuiswerkvergoeding

Met Klippa Digitaal Declareren wordt het indienen, autoriseren en verwerken van de thuiswerkvergoeding een volledig digitaal en geautomatiseerd proces.

De mobiele app stelt werknemers in staat in 30 seconden een declaratie in te dienen. Budgethouders autoriseren efficiënt in app en web. Door gebruik te maken van boekhoudkoppelingen en geautomatiseerde exports naar de salarisadministratie vindt de verwerking tot slot volledig digitaal en compliant plaats.

Zo laat je software echt voor je werken!

Wil je meer weten over hoe Klippa jou kan helpen met het indienen en verwerken van de thuiswerkvergoeding? Plan een demo met één van onze productspecialisten via onderstaand formulier of neem contact op!


Online demo plannen
Binnen 30 minuten vrijblijvend een duidelijk beeld van Klippa. 

Works with AZEXO page builder