Hoe het UZA tot 3x sneller declaraties verwerkt met Klippa SpendControl
Ontdek hoe het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) hun declaratieproces automatiseert en declaraties tot 3 keer sneller verwerkt met behulp van Klippa SpendControl.
Sector
Gezondheidszorg
Team
3.000 medewerkers
200+ gebruikers
Modules
Integraties
Export/import custom boekhoudprogramma
Over Universitair Ziekenhuis Antwerpen
Het Universitair Ziekenhuis Antwerpen is een van de grootste organisaties van Antwerpen. Er werken veel artsen die onkosten of reiskosten maken, die ze moeten declareren en vergoed moeten krijgen. Dit was lange tijd een handmatig proces met veel papierwerk.
Voor het zorgpersoneel kostte dit te veel tijd, die beter besteed kon worden aan hun zorgtaken. Het UZA ging daarom op zoek naar een partner die dit proces makkelijker en sneller kon maken.
Pijnpunten van een handmatig proces
In de oude situatie werden declaraties handmatig ingediend bij een medewerker van de financiële administratie. De artsen die onkosten maakten, vulden handmatig een declaratieformulier in en leverden deze samen met de bon van de aankoop in. Een omslachtig proces dat hen kostbare tijd kostte.
Daarna moest het papier via interne post naar het diensthoofd, om daarna teruggestuurd te worden naar de boekhouding. Hierdoor duurde het totale proces tot wel drie weken.
Het oude proces was foutgevoelig en kostte veel tijd voor zowel de artsen die de kosten moesten declareren als voor de administratief medewerker. Ze hadden hierdoor dus:
Waarom Klippa SpendControl?
Het Universitair Ziekenhuis Antwerpen zocht een oplossing om hun declaratieproces te automatiseren. Hierbij was het belangrijk dat de declaraties in hun op maat ontwikkelde boekhoudsysteem geboekt konden worden.
Ook was het belangrijk dat het declaratieproces zowel gemak bood voor de artsen die declaraties indienden als voor de administratief medewerkers die ze goedkeurden.
Klippa SpendControl sloot hier het beste bij aan en onderscheidde zich op de volgende punten:
Hoe het UZA hun declaratieverwerking automatiseert met Klippa
Het implementatieproces doorliep een aantal extra stappen ten opzichte van de implementatie bij de meeste organisaties. Het op maat gemaakte boekhoudsysteem van het UZA was namelijk niet één van de standaardintegraties van Klippa SpendControl. Hierdoor moest de exportfunctie op maat ingesteld worden, waarna de declaraties met bewijslast moeiteloos geïmporteerd konden worden.
Het resultaat mocht er zijn: de integratie werkt volledig en voldoet aan alle eisen voor gegevensverwerking. Wanneer medewerkers nu reiskosten of onkosten willen declareren, kan dit in 3 simpele stappen:
De afdelingshoofden kunnen de declaraties na het indienen net zo eenvoudig goedkeuren via de app of via de webomgeving. Ook zijn alle onkosten makkelijk te overzien in het dashboard.
De resultaten van de samenwerking met Klippa
Het belangrijkste doel van het UZA was om tijd te besparen die kon worden ingezet voor patiëntenzorg. Dit is gelukt door het makkelijker te maken om onkosten te declareren. Hiernaast duurde het uitbetalen van declaraties ongeveer drie weken. Door de samenwerking met Klippa krijgen medewerkers tot wel drie keer sneller terugbetaald.
Klippa SpendControl zorgt nu voor:
De artsen die al gebruik maken van het nieuwe systeem zijn hierdoor erg tevreden over de nieuwe werkwijze. Ook de medewerkers van de boekhouding zijn blij met de komst van SpendControl omdat de kosten gemakkelijk op te volgen en goed te keuren zijn. Ze verwerken declaraties nu een stuk efficiënter.
“Met Klippa SpendControl besparen we kostbare tijd die we nu voor onze zorgtaken kunnen gebruiken. Daarnaast zien we veel blije gezichten omdat we declaraties vlot uitbetalen.”
Begin vandaag nog!
Wil jij net als het UZA 70% aan tijd en kosten besparen? Neem dan contact op of plan hieronder een gratis demo!