Klippa Digitaal Declareren
Nooit meer een bonnetje of factuur kwijt en altijd een overzichtelijk declaratieproces van bonnetje tot boekhouding. Declareer via mail, app of website.
Blije medewerkers door een simpel en snel proces
Medewerkers kunnen 24/7 declaraties indienen via de app, website of per mail. Declareren doe je in slechts drie klikken!
Bespaar tijd door ingebouwde scan en herken
Alle bonnen en facturen worden verwerkt met scan en herken. Omdat jij en je medewerkers nooit meer een document hoeven over te typen bespaar je 70% van de tijd op het verwerken van declaraties.
Accorderen met meerdere goedkeuringslagen
Met een enkele klik keuren managers declaraties goed of af, geholpen door automatische fraudedetectie. Goedgekeurde declaraties komen bij finance medewerkers terecht om via een koppeling te boeken in de boekhouding.
Realtime inzicht en eenvoudig rapporteren
Verkrijg realtime inzicht in de kosten van declaraties per persoon, project, categorie, kostenplaats, kostendrager, afdeling en periode met handige statistieken. Rapporteren is bovendien eenvoudig via exports naar PDF, XLSX, UBL en CSV.
Automatisch creditcard statements matchen
Importeer creditcardstatements en de regels worden automatisch gematcht aan ingediende declaraties en bonnen. Handmatig afletteren is daarmee verleden tijd!
Integreer Klippa eenvoudig met je bestaande software.
Op zoek naar meer integraties? Bekijk alle koppelingen of neem contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Heeft Klippa scan en herken (OCR)?
Ja, Klippa ondersteunt OCR met de hoogste herkenningsgraad.
OCR staat voor Optical Character Recognition en wordt in het Nederlands vaak aangeduid als scan en herken. Deze technologie zorgt ervoor dat elk gescand bonnetje direct de gegevens van de bon aan je teruggeeft, waardoor je nooit meer iets hoeft over te typen.
De volgende gegevens herkennen we:
– de winkelier
– de aankoopdatum
– het totaalbedrag
– het btw-percentage
– het btw-bedrag
Hoe gaat Klippa om met verschillende kostensoorten?
Parkeerkosten, zakelijke lunches, en relatiegeschenken, het zijn voorbeelden van declaratiecategorieën of kostensoorten die door veel Klippa klanten worden gebruikt.
Medewerkers geven deze vooraf gedefinieerde categorieën mee bij het indienen van hun declaratie zodat de manager of financiële administratie direct weet waar de kosten betrekking op hebben. Aan de achterkant zorgen we ervoor dat deze gekoppeld zijn aan het juiste grootboek én btw-code. Zo kunnen we per bonnetje direct een boekingsvoorstel doen zodat de kosten uiteindelijk met één klik worden verwerkt in de boekhouding!
Ondersteund Klippa kostenplaatsen, kostendragers, en/of projecten?
Zeker!
Klippa ondersteunt dit op twee manieren:
We synchroniseren de kostenplaatsen realtime vanuit je boekhouding met een directe API integratie of we importeren ze met bijvoorbeeld een .csv bestand. De gegevens kun je vervolgens toewijzen aan (groepen) medewerkers, zodat je van elke declaratie de relevante data hebt.
Kan ik uit Klippa ook rapporten downloaden of gegevens exporteren?
Ja, rapporten of gegevens exporten is mogelijk in verschillende bestandsformaten als CSV, XLSX, PDF, en UBL.
Rapportjes uitdraaien of gegevens exporten is in Klippa geen probleem. Je kunt je eigen template creëren in het gewenste bestandsformaat.
Ondersteund Klippa ook creditcard uitgaven?
Ja, Klippa ondersteunt creditcarduitgaven!
Het verschil is dat je bij de betreffende bon of factuur vermeldt dat het aan een creditcard is gerelateerd. Het document wordt dan automatisch gematcht met een regel van een geïmporteerd creditcard statement.
Hoe voorkom ik dubbele bonnetjes of fraude?
Klippa is fraudevrij!
Het kan voorkomen dat een medewerker al dan niet bewust een dubbele declaratie indient. Omdat elke bon in Klippa staat, kunnen we automatisch dubbele bonnen herkennen en hiervoor een waarschuwing geven. De dubbele bonnen in krijgen automatisch een waarschuwingsteken zodat een indiener, manager en Finance zien dat het hier om een dubbele bon gaat.
Kun je ook zakelijke kilometers declareren met Klippa?
Dat is een fluitje van een cent met de Google Maps integratie.
Je hoeft enkel je begin- en eindpunt te selecteren en we berekenen automatisch over de afgelegde afstand je kilometervergoeding. Mocht je als je zakelijk ritten op voorhand al weten, dan kun je ze ook inplannen en als bundel indienen.
Heeft Klippa autorisatie workflows?
Ja.
In de basis heeft Klippa een trapsgewijze autorisatieflow: na het indienen van een declaratie gaat die automatisch door naar de toegewezen manager voor goedkeuring. Een goedgekeurde declaratie eindigt bij de financiële administratie die de verwerking en uitbetaling verzorgen.
Wil je specifiekere workflows aanmaken? Ook dat wordt ondersteund! Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat parkeerbonnetjes onder 5 euro te allen tijde worden goedgekeurd of dat een declaratie boven de 1000 euro naast de manager ook langs de CFO gaat.
Kan Klippa integreren met mijn boekhoudpakket of ERP-systeem?
Klippa werkt samen met een groot aantal boekhoudpakketten en ERP-systemen.
Integreren is voor Klippa geen geheim. Klippa heeft door de jaren heeft verschillende softwarepartners gekregen. Dit doen we doormiddel van API-integraties of slimme export-importbestanden. Meer informatie over de koppelingen vind je op deze pagina.
Wat gebeurt er met vreemde valuta?
Zijn medewerkers regelmatig in het buitenland en maken ze daar bedrijfskosten? In Klippa kunnen we de bongegevens automatisch converteren naar elke gewenste valuta, je hoeft hier zelf niets voor te doen. Uiteraard bewaren we de originele valuta ook voor je.
Hoe snel kan Klippa worden geïmplementeerd?
Klippa is plug & play en kun je direct mee aan de slag. We hebben hiervoor specifieke handleidingen in onze helpdesk die je op weg helpen. Is de implementatie complex? Dat is geen probleem, we helpen graag. Een productspecialist heeft het account gemiddeld binnen twee dagen gebruiksklaar.
Met Klippa verwerk je declaraties van onkosten foutloos en 70% sneller. Maak ook jouw medewerkers tevreden declaranten.
Wissel alle valuta van de wereld om met de dagkoers of bepaal je eigen koers.
Declareer gereden kilometers met reiskostendeclaraties via Google Maps.
Bespaar tijd met boeken door de zelflerende boekingsvoorstellen van Klippa.
Gebruik groepen om medewerkers verschillende rechten toe te kennen.
Synchroniseer relaties, kostendragers, kostenplaatsen, projecten en btw-codes vanuit je boekhouding.
Laat werknemers categorieën en kostenplaatsen gebruiken om eenvoudig te voldoen aan de WKR.
Krijg inzicht in gemaakte onkosten per persoon, categorie, kostenplaats, project, afdeling en periode.
Exporteer declaraties in veelvoorkomende voormaten als XLSX, CSV, UBL en PDF.
Voorkom fraude door de ingebouwde herkenning van dubbele en afwijkende declaraties.
Maak regels aan rondom het declaratiebeleid en automatiseer een deel van het accorderingsproces.
Ingebouwde scan en herken zorgt ervoor dat niemand meer handmatig bonnen en facturen hoeft over te typen.
Gebruikers verdelen hun declaraties optioneel over mappen en categoriseren flexibel met tags.
Met Klippa raak je nooit meer een bonnetje kwijt.
Een declaratie app voor werknemers voorkomt verloren bonnen en facturen. In binnen en buitenland eenvoudig 24/7 onkosten declareren met Klippa.
Ruim 25.000 tevreden gebruikers gingen je voor. Hun ervaring spreekt voor zich.
De koppeling tussen Klippa en ons boekhoudpakket zorgt ervoor dat we bonnen en facturen met een paar klikken verwerken!
Handige app voor ZZP administratie! Stop hier al mijn facturen in. Aan de hand van de app doe ik mijn belasting administratie.
Geweldige app – super blij mee! Weg met de losliggende bonnetjes. Rustgevend.
Heb je nog vragen?
Bij Klippa denken we graag met je mee. Neem gerust contact met ons op via de telefoon, mail of onze live chat.
+31 50 2111631
Declaratiesoftware
Het proces rondom declaraties is vaak tijdrovend, kostbaar, onoverzichtelijk en een bron van frustratie bij het personeel. De Klippa Declaratiemanager lost deze problemen eenvoudig op. Medewerkers maken een foto met de declaratie app, de bonnen worden automatisch verwerkt met scan en herken software en na goedkeuringen worden de onkosten door de administratie geboekt in de boekhouding, inclusief bronbestand.
Door de enorme tijdsbesparing en de lage maandfee per medewerker heb je direct een positieve ROI op je investering en bovendien tevreden medewerkers. Onkosten declaraties verwerken met een app is perfect voor moderne bedrijven die waarde hechten aan het ontzorgen van hun medewerkers. Start vandaag nog met de declaratie software van Klippa!
Leer meer over hoe je het declaratieproces kan digitaliseren.