Het naderende einde van het boekjaar signaleert altijd een vlaag van activiteit voor financiële teams wereldwijd. Terwijl je accountants en financiële professionals zich voorbereiden om de boeken voor het jaar te sluiten, moeten ze eindejaarsrekeningen, overzichten en financiële rapporten voorbereiden. Dit proces is veeleisend en vereist een hoge mate van concentratie, precisie en een aanzienlijke investering van tijd en moeite.
Gemiddeld besteden boekhoudteams ongeveer 25 dagen aan het voltooien van de jaarlijkse afsluiting, wat een kritieke periode is die samenvalt met de maandafsluiting en kwartaalafsluiting. Dit verhoogt de druk op een toch al zware werklast voor accountants, die worden overweldigd door tal van verantwoordelijkheden en de noodzaak om nauwkeurige en tijdige financiële informatie te leveren.
Te midden van de chaos is er echter een manier om stress te verlichten en de productiviteit te verbeteren in deze cruciale tijd. Door een goed gedefinieerde workflow op te zetten en eraan te houden, kunnen financiële professionals hun jaar-afsluiting stroomlijnen.
In deze blog bespreken we de ultieme checklist voor jaarafrekening voor 2023. Wat is de boekhouding aan het einde van het jaar, boekhoudkundige uitdagingen aan het einde van het jaar en stappen die nodig zijn voor een succesvolle jaarafsluiting. Laten we beginnen!
Wat is de jaarafsluiting?
De jaarafsluiting verwijst naar de periode aan het einde van het boekjaar van een bedrijf waarin alle financiële transacties zijn voltooid, financiële overzichten zijn opgesteld en financiële rekeningen zijn afgestemd vóór het einde van het boekjaar.
De jaarsafsluiting kan een complexe en veeleisende taak zijn voor bedrijven vanwege de enorme hoeveelheid financiële gegevens die moeten worden beoordeeld en geanalyseerd. Het vereist een aanzienlijke hoeveelheid werk en aandacht om ervoor te zorgen dat alle transacties nauwkeurig worden geregistreerd en voldoen aan de wettelijke vereisten.
Bedrijven moeten eventuele aanpassingen identificeren die moeten worden aangebracht, financiële overzichten beoordelen en zich voorbereiden op audits, wat een tijdrovend en uitdagend proces kan zijn. Over het algemeen vereist de jaarsafsluiting een zorgvuldige planning, organisatie en toewijding om ervoor te zorgen dat alles nauwkeurig en op tijd wordt voltooid.
In tegenstelling tot het kalenderjaar, dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december, is het fiscale jaar een periode van 12 maanden die kan beginnen op elke dag dat een bedrijf is geregistreerd. Bedrijfseigenaren kunnen deze flexibiliteit gebruiken om een sluitingsdatum aan het einde van het jaar te kiezen die is afgestemd op hun branche-normen en bedrijfsdoelen.
De jaarafsluiting, hoewel een terugkerende taak, kan aanzienlijke uitdagingen vormen voor boekhoudteams, waardoor hun toch al veeleisende werklast toeneemt en extra stress ontstaat. In de volgende sectie wordt uitgelegd waarom het afsluiten van het boekjaar zo’n moeilijke taak kan worden voor boekhoudteams.
Uitdagingen van de jaarafsluiting
De voorbereiding op het fiscale jaareinde is een veeleisend proces voor boekhoudteams, die door verschillende uitdagingen moeten navigeren. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van boekhouding aan het einde van het jaar zijn:
Menselijke fouten – Het beheren van eindejaarsrekeningen is een vervelend proces, omdat alle financiële rekeningen zorgvuldig moeten worden gecontroleerd op discrepanties en weglatingen. Elk bedrag moet worden verantwoord en alle ondersteunende documentatie moet beschikbaar zijn voor een eventuele belastingcontrole. Zelfs een eenvoudige menselijke fout in de toegerekende kosten kan bijvoorbeeld kostbaar zijn en de relaties met leveranciers en werknemers schaden.
Inefficiënte communicatie – Communicatie is essentieel tijdens het jaarafsluiting, maar het kan een uitdaging zijn om iedereen op één lijn te houden. Accountants moeten vaak met meerdere afdelingen communiceren om de benodigde documentatie en informatie te verkrijgen. Inefficiënte communicatie resulteert echter vaak in tijdrovende en onproductieve informatieketens vol heen en weer, waardoor de jaarafsluiting alleen maar langer duurt.
Handmatige data invoer – Handmatige gegevensinvoer is een tijdrovend proces, met name een uitdaging tijdens het boekhoudproces aan het einde van het jaar wanneer boekhoudteams met grote hoeveelheden gegevens werken. Een toename van het volume handmatige factuurverwerking kan meer medewerkers en middelen vergen. Daarom zou je effectievere methoden moeten overwegen, zoals geautomatiseerde gegevensinvoer, om je boekhoudproces aan het einde van het jaar te verbeteren.
Ontbrekende bonnen en facturen – Tijdens het fiscale jaar kan het bijhouden van papieren bonnen en leveranciersfacturen een hoofdpijn zijn. Naarmate het einde van het jaar nadert, neemt de druk om betalingsreconciliatie uit te voeren echter toe. Ontbrekende ontvangstbewijzen en facturen kunnen aanzienlijke vertragingen veroorzaken bij het afsluiten van het fiscale jaar en kunnen leiden tot onnauwkeurige financiële overzichten die juridische problemen kunnen veroorzaken.
Laat je niet overrompelen door moeilijkheden bij het afsluiten van het jaar! Het kan een uitdagende en tijdrovende taak zijn voor elk boekhoudteam. Om de veelvoorkomende worstelingen tijdens de jaarafsluiting te overwinnen, is het essentieel om een duidelijk plan te hebben. Gelukkig hebben we een checklist voor je gemaakt om het proces gemakkelijker te maken.
Checklist voor je jaarafsluiting
Om de jaarafsluiting te vereenvoudigen, biedt onze controlelijst voor de jaarafsluiting een uitgebreide lijst met stappen die bedrijven moeten volgen om de stress en onzekerheid rond dit proces tot een minimum te beperken.
Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze volledig voorbereid zijn op de jaarafsluiting en dat hun financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
Stel een sluitingsschema op
- Stel een specifieke tijdlijn op met belangrijke datums en activiteiten die moeten worden uitgevoerd, inclusief gegevensverwerking, rapportage en de fiscale sluitingsdatum.
- Plan vooruit en stel herinneringen in voor aankomende taken om op schema te blijven.
Verzamel openstaande facturen & bonnetjes
- Verzamel alle facturen en bonnen die nodig zijn om de boeken te sluiten.
- Communiceer de vereisten naar de werknemers en geef hen voldoende tijd om documenten in te dienen.
- Verwacht vertragingen en geef herinneringen om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Overweeg het gebruik van automatiseringssoftware met functies zoals het vastleggen van data van kassabonnen om het proces te versnellen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
Activa-rekeningen controleren
- Beoordeel activa-kosten en houd vaste activa en eventuele bijzondere waardeverminderingsverliezen bij die moeten worden verantwoord.
- Reconcilieer alle geldrekeningen en rekening voor relevante transacties.
- Bepaal de waarde van alle activa die je bedrijf momenteel bezit en zorg voor de juistheid van je financiële overzichten.
Alle transacties afstemmen
- Los eventuele discrepanties of fouten op en zorg ervoor dat alle items op de juiste manier in je boekhoudsysteem worden geclassificeerd.
- Garandeer dat alle geregistreerde transacties overeenkomen met creditcard-afschriften, bankafschriften, facturen en kwitanties.
- Besteed aandacht aan de kleinste details om audit-klaar te zijn voor het einde van het fiscale jaar.
Debiteuren & crediteuren afsluiten
- Maak onderscheid tussen de ontvangen of betaalde bedragen en de opgebouwde bedragen.
- Zorg ervoor dat je een nauwkeurige administratie hebt van alle openstaande facturen en rekeningen, en maak correctieposten aan voor eventuele niet-geïnde of onbetaalde saldo’s.
Debiteuren opbouwen
- Neem eventuele openstaande vorderingen op als credits op de winst- en verliesrekening en debiteringen op de balans.
- Bewaak je debiteurenrapport en identificeer achterstallige of inbare saldo’s, dit is van cruciaal belang om het nieuwe fiscale jaar te beginnen met nauwkeurige financiële gegevens.
Crediteuren opbouwen
- Houd al je bedrijfsschulden bij om je financiën effectief te beheren.
- Vermeld eventuele onbetaalde schulden als passiva of overlopende posten op de balans.
- Zorg ervoor dat alle uitgaven in de juiste periode zijn geregistreerd.
Subsidies & rechten aanpassen
- Vergeet niet alle subsidies of rechten die je bedrijf tijdens het boekjaar heeft ontvangen, te registreren.
Dit omvat overheidsbijdragen, bijzondere belastingvrijstellingen en particuliere subsidies, die op de juiste manier in je jaarrekening moeten worden verantwoord.
Het is duidelijk dat er bij de boekhouding aan het einde van het jaar talloze taken zijn die moeten worden voltooid en uitdagingen moeten worden overwonnen. Het goede nieuws is dat er oplossingen beschikbaar zijn die het boekhoudproces aan het einde van het jaar kunnen vereenvoudigen en minder ontmoedigend maken.
Een oplossing is Klippa SpendControl. In het volgende gedeelte zullen we dieper ingaan op hoe deze eenvoudig aanpasbare software voor onkostenbeheer en factuurverwerking kan helpen bij het vereenvoudigen van de jaarafsluiting voor bedrijven.
Versimpel je jaarafsluiting met Klippa SpendControl
Nu het einde van het fiscale jaar nadert, moeten bedrijven zich overal op voorbereiden om hun boekhouding correct af te sluiten. Dat is waar Klippa SpendControl om de hoek komt kijken, een eenvoudige oplossing om al je eindejaarsactiviteiten aan het einde van het jaar te vereenvoudigen.
Klippa SpendControl kan het goedkeuringsproces voor onkosten en facturen stroomlijnen, wat betekent dat je onkosten altijd snel worden goedgekeurd of afgewezen, waardoor het risico op fouten en vertragingen wordt verkleind.
Nauwkeurig en geautomatiseerd financieel beheer stelt bedrijven in staat om hun uitgaven het hele jaar door te volgen en te categoriseren.
Klippa SpendControl helpt bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat alle gegevens up-to-date zijn, waardoor je live overzichten en inzichten krijgt. Dit betekent dat je niet lang hoeft te wachten tot de uitgaven en facturen zijn verwerkt en alle stappen zijn voltooid. In plaats daarvan kun je te allen tijde je uitgaven en financiële rapportages bijhouden, zodat je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen op basis van nauwkeurige, actuele informatie.
SpendControl is een alles-in-één oplossing voor financieel beheer die onkostenbeheer en automatisering van factuurverwerking mogelijk maakt. De softwareoplossing van Klippa is in staat om je boekhoudkundige en financiële processen voor de jaarafsluiting te optimaliseren en te stroomlijnen. Geniet van een volledig geautomatiseerd en digitaal proces voor het indienen, autoriseren en verwerken van uitgaven met zowel web- als mobiele applicaties.
Met SpendControl kun je:
- Bereik 99% nauwkeurigheid van data extractie van facturen en ontvangstbewijzen met Klippa’s OCR-technologie en elimineer handmatige journaal-invoer.
- Bespaar meer dan 70% op de verwerkingstijd van je documenten door eindeloos handmatig overtypen van facturen te elimineren met automatische data extractie.
- Detecteer dubbele & frauduleuze facturen met geavanceerde AI-technologie om factuurfraude te minimaliseren.
- Verbeter de schaalbaarheid van je gegevensverwerking door bonnetjes veilig en snel op schaal te verwerken met Klippa SpendControl.
- Integreer SpendControl naadloos in je bestaande boekhoud- of ERP-software zoals Xero, NetSuite en SAP voor een beter overzicht van je jaarrekening.
- Handhaaf de naleving met nauwkeurige financiële rapporten met behulp van de gebruiksvriendelijke interface van Klippa door middel van eenvoudige workflows voor het indienen van bestanden, het goedkeuren van betalingen en het rapporteren van onkosten.
- Verander valuta op basis van een dagtarief of stel je eigen tarief in en importeer crediteuren, kostenplaatsen en btw-codes.
Al met al is Klippa SpendControl krachtige software die bedrijven van elke omvang kan helpen bij het stroomlijnen van hun jaarafsluiting.
Wil je de jaarafsluiting vereenvoudigen en je boekhouding-workflows verbeteren? Neem contact op met onze experts en boek vandaag nog een demo!