Je kent het gevoel vast wel…
Uren besteden aan het beheren van de uitgaven van je bedrijf en proberen stapels bonnetjes en facturen bij te houden. Nou, je bent niet de enige. Uit recent onderzoek blijkt dat ongeveer een derde van de bedrijven afhankelijk is van handmatige processen en afstemming met behulp van spreadsheets en papier, wat resulteert in inefficiënt kostenbeheer.
Het goede nieuws is dat er nu verschillende softwareoplossingen voor uitgavenbeheer op de markt zijn die je kunnen helpen je financiële processen te stroomlijnen en je winst te verbeteren. Om jou tijd en moeite te besparen bij het zoeken naar de beste optie, hebben we een lijst samengesteld met de acht beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer voor 2024.
Bekijk onze analyse van elke softwareoptie om de optie te vinden die het beste past bij de behoeften van jouw organisatie.
Maar voordat we ingaan op de beste softwareoplossingen voor uitgavenbeheer, is het goed om even een stapje terug te doen en te kijken wat software voor uitgavenbeheer eigenlijk is en waarom je deze nodig zou hebben.
Laten we beginnen!
De 8 beste software voor uitgavenbeheer in 2024
Wat is software voor uitgavenbeheer?
Software voor uitgavenbeheer is een soort software die bedrijven helpt hun uitgaven te beheren en optimaliseren door functies te bieden om het inkoopproces te stroomlijnen, de verwerking van onkostendeclaraties te automatiseren, uitgavenbeleid te creëren en uitgaven bij afdelingen en teams bij te houden.
Het kan worden gebruikt om gegevensinvoer te automatiseren, inzicht te krijgen in uitgavenpatronen, gebieden te identificeren waar geld kan worden bespaard en ervoor te zorgen dat financiële regelgeving en intern beleid worden nageleefd.
Software voor uitgavenbeheer bestaat meestal uit verschillende modules die samenwerken om een allesomvattende oplossing te bieden voor het beheren van uitgaven. Enkele veelvoorkomende modules die kunnen worden opgenomen in software voor uitgavenbeheer zijn:
- Onkostenbeheer – met deze module kunnen werknemers onkostendeclaraties ter goedkeuring indienen en wordt de verwerking, vergoeding en tracking van onkostendeclaraties geautomatiseerd. Het kan ook uitgavenbeleid afdwingen en potentiële fraude of niet-conforme uitgaven identificeren.
- Factuurbeheer – met deze module kunnen bedrijven hun facturen beheren en volgen, het proces van factuurgoedkeuring automatiseren en facturen afstemmen op inkooporders en contracten. Het kan ook inzicht geven in de betalingsstatus en dubbele betalingen helpen voorkomen.
- Creditcard-beheer – naast uitgaven en facturen wordt creditcard-beheer vaak over het hoofd gezien. Met deze module kunnen bedrijven hun creditcard transacties beheren en het proces voor betalingsreconciliatie automatiseren. Ze kunnen ook het gebruik van creditcards controleren, uitgavenbeleid afdwingen en mogelijke fraude identificeren.
Over het algemeen kan software voor uitgavenbeheer bedrijven helpen de kosten te beheersen, de financiële zichtbaarheid te verbeteren en de uitgaven te optimaliseren om de winstgevendheid te vergroten. In het volgende gedeelte gaan we dieper in op deze onderwerpen en geven we je wat meer informatie over waarom je een tool voor uitgavenbeheer nodig hebt om je bedrijf te laten groeien.
Waarom een uitgavenbeheer-oplossing om je bedrijf op te schalen?
Naarmate je bedrijf groeit, wordt het beheren van uitgaven steeds complexer en tijdrovender. Daarom is het van cruciaal belang om een tool voor uitgavenbeheer te hebben waarmee je op de hoogte blijft. Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van een tool voor uitgavenbeheer om je bedrijf op te schalen:
Verhoog de efficiëntie – handmatige processen voor het beheren van uitgaven, vaak met papieren bonnen en spreadsheets, kunnen tijdrovend en foutgevoelig zijn. Een oplossing voor uitgavenbeheer kan deze processen automatiseren, waardoor er minder tijd en moeite nodig is om uitgaven te beheren en medewerkers zich kunnen concentreren op andere taken.
Kosten verlagen – het automatiseren van saaie en repetitieve taken door middel van handmatig onkostenbeheer resulteert in verbeterde efficiëntie, wat uiteindelijk de kosten minimaliseert. De tijd die wordt bespaard door hulpmiddelen voor uitgavenbeheer te gebruiken, vermindert de behoefte aan handmatig werk en verlaagt de operationele kosten. Hierdoor kunnen bedrijven hun winstgevendheid vergroten.
Financieel inzicht verbeteren – een tool voor uitgavenbeheer biedt real-time inzicht in uitgaven, waardoor bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen over budgettoewijzing en investeringsmogelijkheden. Het helpt ook om potentiële financiële risico’s en verbeterpunten te identificeren.
Zorg voor naleving – met de toenemende complexiteit van financiële regelgeving en intern beleid, moeten bedrijven ervoor zorgen dat deze regelgeving wordt nageleefd om boetes of zelfs reputatieschade te voorkomen. Een tool voor uitgavenbeheer kan helpen om het uitgavenbeleid af te dwingen en ervoor te zorgen dat zowel financiële regelgeving als intern beleid worden nageleefd.
Over het algemeen is een oplossing voor uitgavenbeheer essentieel voor bedrijven die willen opschalen en groeien. Het helpt je bedrijf te verbeteren door de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen, waardoor je met vertrouwen kunt opschalen en duurzame groei kunt realiseren.
Nu je weet waarom je zou moeten investeren in een solide oplossing voor uitgavenbeheer, is de volgende stap het vinden van de oplossing die het beste bij jouw bedrijf past. Om je te helpen, hebben we hieronder de 8 beste oplossingen voor uitgavenbeheer op een rijtje gezet om je tijd te besparen bij het zoeken.
De 8 beste software voor uitgavenbeheer
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl is een state-of-the-art oplossing voor financiële teams die op zoek zijn naar een efficiënte en gestroomlijnde manier om volledige controle te krijgen over hun volledige uitgavenbeheer.
Het alles-in-één platform beschikt over twee afzonderlijke maar volledig geïntegreerde modules voor zowel onkostenbeheer als factuurverwerking, die samen of afzonderlijk kunnen worden gebruikt om zo goed mogelijk aan jouw behoeften te voldoen. Daarnaast krijg je ook een duidelijk overzicht van al je creditcard-uitgaven door middel van het scannen van creditcard-afschriften. Dit geeft jou volledige controle over al je uitgaven vanaf een centraal platform.
Met Klippa SpendControl verwerk je eenvoudig en snel je uitgaven in slechts een paar klikken. Klippa’s eigen geavanceerde OCR-technologie haalt binnen enkele seconden automatisch gegevens uit je bonnetjes, facturen en andere documenten, terwijl de geavanceerde workflow van de oplossing goedkeuringsprocessen automatiseert voor een nog meer naadloze ervaring.
Voordelen
- Gebruiksvriendelijk web-dashboard en app-ontwerp.
- Gepatenteerde OCR-technologie met tot 99% nauwkeurigheid van data extractie.
- Volledig aanpasbare goedkeuringsworkflows met slimme bedrijfsregels.
- Two-way matching inkooporders (Driezijdige matching binnenkort beschikbaar).
- Toegewijde cloud-opslag voor toegang tot bestanden tot 10 jaar voor mogelijke audits.
- Betrouwbare klantenservice met snelle reactietijd.
- Meer dan 20 integratiemogelijkheden met boekhoud- en ERP-software, zoals Xero, NetSuite, SAP en vele andere integraties.
- White Label-optie voor een premium oplossing in jouw huisstijl.
Nadelen
- Geen integratiemogelijkheden voor andere gebieden, zoals mobiliteit of productiviteit.
- Voorlopig geen 3-way matching (binnenkort beschikbaar).
Klippa SpendControl is het beste voor…
Bedrijven en organisaties van alle groottes die op zoek zijn naar groei door efficiënter uitgavenbeheer.
2. Airbase
Airbase is software voor uitgavenbeheer die de vervelende taken van financiële teams vereenvoudigt door het uitgavenbeheer te automatiseren. Met de software kun je financiën afhandelen vanuit een uniform dashboard. Daarnaast biedt het een bedrijfskaart-programma en gestroomlijnde functies voor terugbetaling van werknemers om je uitgavenbeheer efficiënter te maken.
Voordelen
- Uitgebreid platform met een duidelijke gebruikersinterface.
- Realtime inzicht in financiële gegevens.
- Flexibele oplossing voor het beheren van financiën.
- Goedkeuringsworkflows.
- Bedrijfskaart-programma.
- Een diverse set integratiemogelijkheden.
Nadelen
- Geen internationale betalingen ondersteund.
- Gebrek aan onboarding-flow.
- Gedreven door standaard OCR-technologie met niet de beste extractie-snelheid.
Airbase is het beste voor…
Kleine organisaties, freelancers en zzp’ers.
3. Emburse Chrome River
Chrome River is een oplossing die financiële teams helpt bij dagelijkse taken zoals onkostenbeheer en automatisering van debiteurenadministratie. Chrome River kan je crediteurenproces vereenvoudigen met integratie-opties, behoorlijke nauwkeurigheid-percentages voor data extractie en een uniforme gebruikersinterface.
Voor een directe vergelijking tussen Klippa & Chrome River kijk op deze Chrome River vergelijkingspagina.
Voordelen
- Uniforme gebruikersinterface.
- Matchen van inkooporders.
- Boekhouding en ERP-systeem integraties.
- Realtime rapportage en analyse.
- Onkostenbeleid-controles met ontvangstbewijs-vergelijking.
- Integraties voor meerdere boekhoudsystemen.
Nadelen
- Gebrek aan klantenservice.
- Beperkt maatwerk.
- Gemiddelde nauwkeurigheid van data extractie.
Chrome River is het beste voor…
Kleine tot middelgrote organisaties, freelancers of zelfstandige professionals.
4. Tipalti
Tipalti biedt een oplossing om de uitgaven van werknemers te beheren met een oplossing voor financiële automatisering. Het vereenvoudigt financiële processen en stroomlijnt onkostenbeheer met een mobiele app om onkosten in te dienen en bij te houden. Managers kunnen onkosten onderweg bekijken en goedkeuren.
De oplossing bevat OCR-technologie voor automatische data extractie om verschillende gegevens uit bonnen en andere documenten te extraheren.
Voordelen
- Gebruiksvriendelijke interface.
- Zowel onkostenbeheer als opties voor factuurverwerking.
- Financiële controles.
- Matchen van inkooporders.
- Valutabeheer.
- Integraties met meerdere boekhoud- en ERP-systemen.
Nadelen
- Complex en overweldigend om in te stellen en te navigeren.
- Kan duur zijn voor kleinere organisaties met lagere transactievolumes.
- Niet gedreven door de meest geavanceerde OCR-technologie.
Tipalti is het beste voor…
Kleine tot middelgrote bedrijven en grotere ondernemingen die zich richten op optimalisatie van uitgavenbeheer.
5. Rydoo
Rydoo biedt een oplossing voor uitgavenbeheer die is ontworpen om uitgaven te verwerken, van het indienen van claims tot de terugbetaling ervan. Het biedt meerdere controles voor naleving om een goed beeld te krijgen van de financiële status van je bedrijf. Kijk voor een directe vergelijking tussen Klippa & Rydoo op deze Rydoo-vergelijkingspagina.
Voordelen
- Duidelijk vormgegeven dashboard en applicatie.
- Een betaalbare optie voor start-ups.
- Onkostencontroles voor dagvergoedingen, kilometerstanden en belastingtarieven.
- Afstemming van transacties.
- Integraties specifiek voor mobiliteit en productiviteit.
Nadelen
- Er is geen factuurverwerkingsmodule beschikbaar.
- Biedt data extractie met gemiddelde extractie-nauwkeurigheid.
- Gebrek aan functionaliteiten.
Rydoo is het beste voor…
Kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een oplossing voor uitgavenbeheer zonder factureringsmogelijkheden.
6. Freshbooks
FreshBooks biedt een geautomatiseerde tool voor onkostenbeheer waarmee gebruikers eenvoudig onkosten kunnen registreren en beheren. Het wordt beschouwd als een handige functie voor groeiende bedrijven die voor hun boekhouding op FreshBooks vertrouwen.
Hoewel het misschien niet zoveel functies biedt als andere tools, is de geautomatiseerde tool voor onkostenbeheer van FreshBooks een goede plek om te beginnen voor bedrijven die hun onkostenbeheer willen stroomlijnen.
Voordelen
- Geconsolideerd en gebruiksvriendelijk dashboard.
- Aanpasbaar rekeningschema en onkostencategorieën.
- Duidelijke en uitgebreide onkostenregistratie.
- Geautomatiseerde bankafstemming met grootboek.
- Een goede optie voor kleine en groeiende bedrijven.
Nadelen
- Beschouwd als moeilijk in te stellen en te configureren.
- Beperkte integratiemogelijkheden.
- Beperkte functionaliteit naast kostenregistratie.
Freshbooks is het beste voor…
Kleine organisaties, freelancers, zzp’ers of individuele accountants.
7. Wave
Wave is een boekhoudtool die ideaal is voor freelancers en beginnende ondernemers. Aangezien de meeste mensen in deze categorie misschien niet over financiële expertise beschikken, doet het platform het meeste werk voor hen.
Eigenaars van eenmanszaken kunnen de tool gebruiken om creditcardbetalingen te accepteren, facturen te verwerken en hun boeken te ordenen. Ze bieden ook 1-op-1 coaching voor boekhouding en boekhouding aan mensen die hulp nodig hebben op dit gebied.
Voordelen
- Intuïtief en gebruiksvriendelijk dashboard.
- Een goede optie voor freelancers met een verscheidenheid aan functionaliteiten.
- Biedt zowel modules voor onkostenbeheer als factuurverwerking.
- Ondersteunt bij het overzichtelijk organiseren van uitgaven.
- 1-op-1 coaching sessies beschikbaar voor boekhouding, boekhouding of salaris-administratie.
Nadelen
- Te complex en opgeblazen met functionaliteiten die gebruikers niet nodig hebben.
- Niet de beste optie voor kleine of zelfs grotere bedrijven.
Wave is het beste voor…
Freelancers, zelfstandige ondernemers of consultants.
8. Expensify
Expensify is een tool voor uitgavenbeheer die de onkostendeclaratie voor kleine bedrijven stroomlijnt. Met functies zoals het importeren van uitgaven van creditcards en het automatiseren van terugkerende betalingen, vereenvoudigt het het proces van het registreren en verwerken van uitgaven. De eenvoudige gebruikersinterface maakt het ook mogelijk om uitgaven eenvoudig op één scherm bij te houden.
Voordelen
- Gebruiksvriendelijke oplossing.
- Ideale optie voor kleine en opkomende bedrijven.
- Creditcard invoer.
- Diverse integratiemogelijkheden.
- Synchronisatie van belastingtarieven.
Nadelen
- Meldingen van integratieproblemen.
- Gebrek aan gebruikersondersteuning.
- Moeite met het vinden van oude bonnen in het systeem.
Expensify is het beste voor…
Kleine opkomende bedrijven of freelancers.
We begrijpen dat het kiezen van de juiste oplossing voor uitgavenbeheer ontmoedigend kan zijn. Daarom hebben we het onderzoek gedaan en de best presterende opties op de markt geïdentificeerd. Er is echter één oplossing die boven de rest uitsteekt.
In het volgende gedeelte vertellen we je meer over de nummer één oplossing voor uitgavenbeheer. We leggen uit waarom dit de beste keuze is en hoe het jouw bedrijf kan helpen meer efficiëntie en winstgevendheid te bereiken. Blijf lezen om meer te weten te komen over deze oplossing!
Start nu met Klippa SpendControl!
Oplossingen voor uitgavenbeheer kunnen je financiële processen effectief stroomlijnen, waardoor je veel tijd en moeite kunt besparen op handmatige taken. Klippa SpendControl is alles-in-één software voor financieel beheer die uitgavenbeheer vereenvoudigt, waardoor dit een moeiteloze ervaring wordt.
Met Klippa SpendControl automatiseer je taken zoals onkostendeclaratie, factuurbeheer en creditcard-verwerking, waardoor handmatige invoer en analyse van gegevens niet meer nodig is. Dit bespaart je uiteindelijk kosten en verhoogt je efficiëntie, zodat jij je kunt concentreren op andere kritieke aspecten van groei. Daarnaast heeft Klippa SpendControl meerdere andere voordelen, zoals:
- Toegewijd klantenservice-team om je te helpen met al je vragen. Hierdoor voelt je overgang als een fluitje van een cent om je reis efficiënt te starten.
- Vereenvoudig je goedkeuringsprocedure voor onkosten met vaste of variabele goedkeuringsprocessen die zijn aangepast aan je specifieke zakelijke behoeften.
- Voorkom fraude met behulp van een ingebouwde analyse die duplicaten detecteert en potentiële frauduleuze documenten herkent om te voorkomen dat je geld verliest aan fraude.
- Maximaliseer controle en bescherming met intelligente controles en digitale audit trails om naleving te garanderen en je interne beheer te verbeteren.
- Integreer probleemloos met je favoriete boekhoud- of ERP-systeem, zoals NetSuite, Twinfield, Xero en nog veel meer.
We zijn ervan overtuigd dat Klippa SpendControl een breed scala aan functies en waardevolle automatisering biedt om jouw uitgavenbeheer te stroomlijnen. Wil je volledige controle krijgen over je uitgavenbeheer en je winst optimaliseren met automatisering?
Aarzel niet om contact op te nemen met één van onze experts of boek een gratis demo. Ons team is verheugd om te laten zien hoe Klippa SpendControl jouw bedrijf ten goede kan komen en je onkostenbeheer kan stroomlijnen.