Ausgabenmanagement-Software: Vergleich der 8 Besten in 2025

Die Finanzverwaltung eines Unternehmens ist eine Herausforderung, besonders für wachsende Firmen. Betriebskosten im Blick zu behalten und eingehende Rechnungen sowie Mitarbeiterauslagen zu verwalten, erfordert viel Aufwand. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf digitale Lösungen zur Automatisierung ihrer Finanzprozesse. Die Auswahl der besten Option kann jedoch zeitaufwendig sein.

Daher stellen wir Ihnen die acht besten Ausgabemanagement-Softwares vor und fassen die wichtigsten Funktionen zusammen, um Ihnen bei der Wahl der besten Lösung für Ihr Unternehmen zu helfen.

Möchten Sie sofort loslegen und Ihr Ausgabenmanagement optimieren? Mit Klippa SpendControl können Sie alle Betriebskosten mühelos verwalten. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erleben Sie die Vorteile selbst!

Liste der besten Ausgabenmanagement-Softwares auf einen Blick:

1. Klippa SpendControl
2. Airbase
3. Chrome River
4. Tipalti
5. Pawhawk
6. Freshbooks
7. Wave
8. Expensify

Was ist Ausgabenmanagement?

Das Ausgabenmanagement, auch Spend Management genannt, umfasst die Kontrolle und Verwaltung aller Ausgaben eines Unternehmens. Es dokumentiert und analysiert sämtliche Einkaufsprozesse, um die finanziellen Mittel optimal zu nutzen und die Effizienz interner Abläufe sowie der Lieferantenbeziehungen zu steigern.

Effizientes Ausgabenmanagement startet mit der Digitalisierung und Zusammenführung der Finanzprozesse auf einer zentralen, cloudbasierten Plattform. Dies ermöglicht die Erfassung und Analyse aller Ausgabendaten, wodurch überflüssige Kosten reduziert und Risiken minimiert werden.Eine Ausgabenmanagement-Software automatisiert manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentensortierung und verwaltet die Einreichung, Bearbeitung, Genehmigung und Buchung von Ausgaben, wie Spesen und Wareneinkäufen, effizient. Diese digitalen Lösungen verbessern den Workflow und steigern die allgemeine Leistungsfähigkeit des Unternehmens, indem sie alle ausgabenbezogenen Aktivitäten integrieren und optimieren.

Vorteile einer Ausgabenmanagement-Software

Software für die Ausgabenverwaltung bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile. Je nach der spezifischen Technologie, die jeder Lösung zugrunde liegt, und ihren Funktionen kann Ihr Unternehmen die Bearbeitung von Kostenabrechnungen vereinfachen und beschleunigen.

• Komplexität und Zeitaufwand: Mit dem Wachstum des Unternehmens wird die Verwaltung von Ausgaben zunehmend komplex und zeitaufwändig.
• Erhöhte Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand zur Verwaltung von Ausgaben, wodurch Mitarbeiter sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.
• Kostensenkung: Die Automatisierung mühsamer und sich wiederholender Aufgaben führt zu verbesserter Effizienz und geringeren Kosten. Die Zeitersparnis reduziert den Bedarf an manueller Arbeit und senkt die Betriebskosten.
• Verbesserte finanzielle Einblicke: Echtzeiteinblicke in die Ausgaben ermöglichen fundierte Entscheidungen über Budgetzuweisungen und Investitionsmöglichkeiten. Potenzielle finanzielle Risiken und Verbesserungsbereiche werden leichter identifiziert.
• Sicherstellung der Compliance: Ein Ausgabenmanagement-Tool hilft, Ausgabenrichtlinien durchzusetzen und die Einhaltung von Finanzvorschriften sowie internen Richtlinien sicherzustellen. Dadurch werden Strafen und Reputationsschäden vermieden.
• Essentiell für das Wachstum und die Skalierung: Für Unternehmen, die skalieren und wachsen möchten, sind diese Tools unerlässlich. Sie ermöglichen skalierbare und nachhaltige Wachstumsstrategien durch erhöhte Effizienz und reduzierte Ausgaben.

Wie Sie sehen, verbessern Sie durch die Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung nicht nur die Genauigkeit und Schnelligkeit der Erstattungen, sondern schützen Ihr Unternehmen auch vor Strafen und erhalten einen umfassenden Überblick über seine finanzielle Situation.

Die 8 Besten Ausgabenmanagement-Softwares in 2025

Software für das Ausgabenmanagement kann unzählige Vorteile für das Finanzmanagement Ihres Unternehmens bringen. Es ist jedoch wichtig, die Funktionalitäten der Lösung zu studieren und mit den Wünschen Ihres Unternehmens abzugleichen.

Hier ist eine Liste der acht besten Ausgabenmanagement-Softwares, die im Jahr 2025 verfügbar sind. Hier gibt es kein spezielles Ranking, da die Anforderung abhängig von Ihren Bedürfnissen sind:

Klippa

Klippa SpendControl ist eine hochmoderne Lösung für Finanzteams, die auf der Suche nach einer effizienten und einfachen Möglichkeit sind, die volle Kontrolle über ihr gesamtes Ausgabenmanagement zu übernehmen. 

Die All-in-One-Plattform umfasst drei separate, aber vollständig miteinander kombinierbare Module für die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement, sowie synchronisierte Firmenkarten, die je nach Bedarf zusammen oder getrennt genutzt werden können. Darüber hinaus können Sie sich durch das Scannen von Kreditkartenabrechnungen einen klaren Überblick über alle Ihre Kreditkartenausgaben verschaffen. So haben Sie von einer zentralen Plattform aus die volle Kontrolle über alle Ihre Ausgaben.

Mit Klippa SpendControl können Sie Ihre Ausgaben mit nur wenigen Klicks einfach und schnell bearbeiten. Die fortschrittliche OCR-Technologie von Klippa extrahiert automatisch und in Sekundenschnelle Daten aus Ihren Quittungen, Rechnungen und anderen Dokumenten, während der ausgeklügelte Workflow der Lösung Ihr Genehmigungsmanagement automatisiert, um eine noch nahtlosere Erfahrung zu ermöglichen.

Pro

• Benutzerfreundliches Web-Dashboard und App-Design
• Proprietäre OCR-Technologie mit bis zu 99 % Genauigkeit bei der Datenextraktion
• Vollständig anpassbare Genehmigungsworkflows mit smarten Geschäftsregeln
• Verhindert Betrug, indem es doppelte Dokumente oder falsche Rechnungen aufdeckt
• Spezieller Cloud-Speicher für den Zugriff auf Dateien für bis zu 10 Jahre für mögliche Audits
• Zuverlässiger und beliebter Kundenservice mit schneller Reaktionszeit
• Über 20 Integrationsmöglichkeiten mit Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Xero, NetSuite, SAP und vielen anderen
• White Label Option für eine Premium-Lösung in Ihrer Corporate Identity 

Kontra 

• Keine Integrationsmöglichkeiten für andere Bereiche, wie Produktivität
• Derzeit kein offizielles 2-Way-Matching (kommt bald) 

Preise

• Kostenlose Online-Demonstration
• Effektiver Plan: Modul für die Ausgabenverwaltung (Spesen & Rechnungen) mit automatisierten Einreichungen, Genehmigungen und Berichtsfunktionen sowie einem Kreditkartenmodul. 5 € pro Nutzer/Monat
• Premium-Abo: Ausgabenmanagement mit zusätzlichen umfassenden Anpassungsfunktionen und Funktionen zur Einhaltung von Finanzvorschriften. 6 € pro Nutzer/Monat
• Custom Plan: Eine anpassbare Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Preise zu erfahren.
• White Label: Vermarkten Sie unsere vollständig angepasste White-Label-Ausgabenverwaltungslösung als Ihr eigenes Produktangebot.

Die aktuellen Tarife und eine vollständige Liste der Funktionen finden Sie auf unseren Preisseiten für Spesenmanagement und Rechnungsverwaltung.

Klippa SpendControl ist am besten geeignet für: Unternehmen aller Größenordnungen und Organisationen, die durch eine effizientere Ausgabenverwaltung wachsen wollen.

Airbase

Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Software, die die mühsamen Aufgaben von Finanzteams durch die Automatisierung des Ausgabenmanagementprozesses vereinfacht. Die Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzen über ein einheitliches Dashboard zu verwalten. Darüber hinaus bietet sie ein Firmenkartenprogramm und optimierte Funktionen für die Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben, um Ihr Ausgabenmanagement effizienter zu gestalten.

Pro

• Umfassende Plattform mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche
• Echtzeit-Einblick in die Finanzdaten
• Flexible Lösung für die Verwaltung von Finanzen
• Genehmigungs-Workflows
• Programm für Unternehmenskarten
• Vielfältige Integrationsmöglichkeiten

Kontra

• Keine Unterstützung für internationale Zahlungen
• Fehlender Onboarding-Flow
• Standard-OCR-Technologie mit nicht der besten Extraktionsrate

Preise

• Standard: Bis zu 200 Mitarbeiter. Keine Preise verfügbar
• Premium: Bis zu 500 Mitarbeiter. Keine Preise verfügbar
• Enterprise: Bis zu 5.000 Mitarbeiter. Keine Preise verfügbar

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Airbase.

Airbase ist am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige.

Emburse Chrome River

Chrome River ist eine Lösung, die Finanzteams bei alltäglichen Aufgaben wie der Verarbeitung von Ausgaben und der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterstützt. Chrome River kann Ihre Kreditorenbuchhaltung durch Integrationsoptionen, eine gute Genauigkeit bei der Datenextraktion und eine einheitliche Benutzeroberfläche vereinfachen.

Einen direkten Vergleich zwischen Klippa und Chrome River finden Sie auf unserer Chrome River-Vergleichsseite.

Pro

• Einheitliche Benutzeroberfläche
• Bestellungsabgleich
• Integration von Buchhaltungs- und ERP-Systemen
• Berichte und Analysen in Echtzeit
• Überprüfung von Ausgabenrichtlinien mit Belegabgleich
• Integrationen für mehrere Buchhaltungssysteme

Kontra 

• Mangelnder Kundenservice
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
• Durchschnittliche Genauigkeit bei der Datenextraktion

Preise

• Keine Preise verfügbar

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Chrome River.

Chrome River ist am besten geeignet für: Kleine bis mittlere Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige.

Tipalti

Tipalti bietet eine Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterausgaben mit einer Finanzautomatisierungslösung. Es vereinfacht die Finanzprozesse und rationalisiert das Ausgabenmanagement mit einer mobilen App zur Einreichung und Verfolgung von Ausgaben. Manager können Ausgaben auch unterwegs überprüfen und genehmigen.

Die Lösung umfasst OCR-Technologie zur automatischen Datenextraktion, um verschiedene Daten aus Quittungen und anderen Dokumenten zu extrahieren.

Pro

• Benutzerfreundliche Schnittstelle
• Optionen für die Bearbeitung von Ausgaben und Rechnungen
• Finanzielle Kontrollen
• Bestellungsabgleich
• Verwaltung von Währungen
• Integration mit mehreren Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Kontra

• Kompliziert und überwältigend in der Einrichtung und Navigation
• Könnte für kleinere Unternehmen mit geringerem Transaktionsvolumen teuer sein
• Nicht mit der fortschrittlichsten OCR-Technologie ausgestattet

Preise

• Die Preise beginnen bei 149 €/Monat für die Anmeldegebühr.

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Tipalti.

Tipalti ist am besten geeignet für: Kleine bis mittlere Unternehmen und größere Unternehmen, die sich auf die Optimierung des Ausgabenmanagements konzentrieren.

Payhawk

Payhawk ist eine Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben, Lieferantenrechnungen und Firmenkarten. Neben vielen anderen Vorteilen ermöglicht Payhawk seinen Nutzern die Integration mit ERP-, Finanz-, Reise-, Sicherheits- und Produktivitätssystemen.

Einen direkten Vergleich zwischen Klippa und Payhawk finden Sie auf unserer Payhawk-Vergleichsseite.

Pro

• Alle Zahlungen in einem System
• Verwaltung mehrerer Einheiten
• Verfolgung des Kilometerstandes
• Separates Modul für die Überwachung von Geschäftsabonnements
• Integration mit Geschäftsreisetools

Kontra

• Keine direkte Integration mit SAP
• Onboarding von Kunden über Dienste von Drittanbietern
• Begrenzte Funktionen in der mobilen Anwendung
• Benutzer berichten über fehleranfällige OCR mit komplexem manuellen Datenkorrekturverfahren

Preise

• Keine kostenlose Testversion verfügbar
• Premium Cards: Verwalten und Kontrollieren der Ausgaben von Firmenkarten. 149 €/Monat + 9 €/Monat pro Karte
• All-in-One: Kombinieren Sie Karten, Spesenverwaltung und Kreditorenbuchhaltung in einem einzigen Programm. 299 €/Monat + 9 €/Monat pro Karte
• Enterprise: Eine anpassbare Lösung für große Unternehmen – keine Preise verfügbar

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Payhawk.

Payhawk ist am besten geeignet für: Mittlere Unternehmen und größere Unternehmen.

Freshbooks

FreshBooks bietet ein automatisiertes Ausgabenmanagement-Tool, mit dem Nutzer ihre Ausgaben einfach erfassen und verwalten können. Es gilt als praktische Funktion für wachsende Unternehmen, die sich für ihre Buchhaltung auf FreshBooks verlassen.

Auch wenn es nicht so viele Funktionen wie andere Tools bietet, ist das automatisierte Ausgabenmanagement-Tool von FreshBooks ein guter Startpunkt für Unternehmen, die ihre Ausgabenmanagement-Prozesse rationalisieren möchten.

Pro

• Konsolidiertes und benutzerfreundliches Dashboard
• Anpassbarer Kontenplan und Ausgabenkategorien
• Übersichtliche und umfassende Kostenverfolgung
• Automatischer Bankabgleich mit dem Hauptbuch
• Eine gute Option für kleine und wachsende Unternehmen

Kontra 

• Gilt als schwierig einzurichten und zu konfigurieren
• Begrenzte Integrationsmöglichkeiten
• Begrenzte Funktionalität neben der Kostenverfolgung

Preise

• Kostenlose 30-Tage-Testversion
• Lite: Unbegrenzte Anzahl von Rechnungen an bis zu 5 Kunden. 7,50 €/Monat oder 139,50 €/Jahr
• Plus: Unbegrenzte Rechnungen an bis zu 50 Kunden. 12,50 €/Monat oder 232,50 €/Jahr
• Premium: Unbegrenzte Rechnungen an eine unbegrenzte Anzahl von Kunden. 23,50 €/Monat oder 437,10 €/Jahr
• Select: Eine anpassbare Lösung für große Unternehmen. Keine Preise verfügbar

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Freshbook.

Freshbooks ist am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige oder einzelne Buchhalter.

Wave

Wave ist ein Buchhaltungstool, das sich ideal für Freiberufler und angehende Unternehmer eignet. Da die meisten Menschen in dieser Kategorie nicht über Finanzkenntnisse verfügen, übernimmt die Plattform den Großteil der Arbeit für sie.

Einzelunternehmer können das Tool nutzen, um Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren, Rechnungen zu bearbeiten und ihre Bücher zu organisieren. Die Plattform bietet auch 1:1-Coaching für Buchhaltung und Rechnungswesen für Personen, die in diesem Bereich Unterstützung benötigen.

Pro

• Intuitives und benutzerfreundliches Dashboard
• Eine gute Option für Freiberufler mit einer Vielzahl von Funktionalitäten
• Bietet beide Module für die Bearbeitung von Ausgaben und Rechnungen
• Unterstützt bei der übersichtlichen Organisation von Ausgaben
• 1-on-1-Coaching-Sitzungen für Buchhaltung, Rechnungswesen oder Gehaltsabrechnung verfügbar

Kontra 

• Zu komplex und aufgebläht mit Funktionalitäten, die Benutzer nicht benötigen
• Nicht die beste Option für kleine oder sogar größere Unternehmen

Preise

• Wave bietet eine Gratisversion und eine kostenlose Testversion
• Startpreis der kostenpflichtigen Version ab 20 € pro Jahr

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Wave.

Wave ist am besten geeignet für: Freiberufler, selbständige Unternehmer oder Berater.

Expensify

Expensify ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das die Ausgabenberichterstattung für kleine Unternehmen vereinfacht. Mit Funktionen wie dem Import von Ausgaben von Kreditkarten und der Automatisierung von wiederkehrenden Zahlungen vereinfacht es den Prozess der Erfassung und Verarbeitung von Ausgaben. Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht zudem eine problemlose Nachverfolgung der Ausgaben auf einem einzigen Bildschirm.

Pro

• Leicht zu bedienende Lösung
• Ideale Option für kleine und aufstrebende Unternehmen
• Import von Kreditkarten
• Verschiedene Integrationsmöglichkeiten
• Synchronisierung der Steuersätze

Kontra 

• Berichte über Integrationsprobleme
• Fehlende Benutzerunterstützung
• Schwierigkeiten beim Auffinden alter Belege im System

Preise

• Privatpersonen können Expensify mit bis zu 25 SmartScans monatlich kostenlos nutzen
• Collect: Für 1-10 Mitarbeiter. Ab 5 € pro Benutzer/Monat bei einem Jahresabonnement
• Control: Für 10-1000 Mitarbeiter. Ab 9 € pro Benutzer/Monat bei einem Jahresabonnement

Die aktuellen Tarife finden Sie auf der offiziellen Website von Expensify.

Expensify ist am besten geeignet für: Kleine aufstrebende Unternehmen oder Freiberufler.

Worauf Sie bei Ausgabenmanagement-Softwares Achten sollten

• Exakte Datenverarbeitung: Auf KI und maschinellem Lernen basierende Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) verbessern die Verarbeitung von Ausgaben, indem sie eine präzise Datenextraktion ermöglichen und die Verarbeitungszeit drastisch verkürzen.
• Integrierte Betrugserkennung: Die Erkennung betrügerischer und doppelter Quittungen verhindert Finanzbetrug, indem sie nach Photoshop-Aktivitäten und Exif-Datenanomalien von eingereichten Ausgaben sucht und darüber hinaus erkennt, ob Elemente wie der Gesamtbetrag geändert wurden. 
• Genehmigungsworkflows und Geschäftsregeln: Mehrstufige Genehmigungs-Workflows und benutzerdefinierte Geschäftsregeln ermöglichen es Unternehmen, Ausgabengenehmigungen zu rationalisieren, indem nur autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von Ausgabenlimits, Abteilungen oder anderen festgelegten Kriterien einbezogen werden. 
• Ausgaben-Dashboards: Ein Ausgaben-Dashboard ermöglicht dem Finanzteam, alle Ausgaben in Echtzeit zu überwachen in der App oder am Computer und durch detaillierte Einblicke Trends und Ausgabenmuster schnell zu identifizieren. Zudem unterstützt es die präzise und effiziente Verwaltung von Ausgabenkonten, einschließlich vorausschauender Ausgaben.
• Sichere und zugängliche Datenspeicherung: Ein sicheres System, wie z. B. eine Cloud-basierte Datenspeicherung, ermöglicht es Unternehmen, über das Web oder eine mobile Anwendung auf Finanzdaten zuzugreifen, was die Erstellung von Finanzberichten und Prüfungen vereinfacht und es Organisationen ermöglicht, die Finanzvorschriften erfolgreich einzuhalten.
• Die richtigen Buchhaltungssoftware-Integrationen: Die Möglichkeit, Ausgabenverwaltungssoftware mit anderen Buchhaltungs- und ERP-Systemen zu integrieren, bietet finanzielle Transparenz, synchronisiert Zahlungsprozesse und senkt die Betriebskosten.

Es ist üblich, die Bedürfnisse und Schwachstellen Ihres Unternehmens zu identifizieren und sie mit den Funktionen der Softwareanbieter abzugleichen. Dadurch sparen Sie Zeit, indem Sie Lösungen ausschließen, die Ihre Sprache nicht unterstützen oder nicht mit Ihrem Buchhaltungssystem kompatibel sind.

Fazit

Die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, hängt davon ab, welche Faktoren Sie für am wichtigsten halten. Wir haben zwar eine Zusammenfassung einiger der besten Lösungen auf dem Markt vorgestellt, aber wir sind der festen Überzeugung, dass Klippa SpendControl alles bietet, um Ihrer Organisation zu helfen, wertvolle Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben zu haben.

Sind Sie bereit, Ihr Ausgabenmanagement zu verbessern? Buchen Sie eine kostenlose Demo, um unser Produkt in Aktion zu sehen, oder kontaktieren Sie unsere SpendControl-Spezialisten für weitere Informationen. Investieren Sie Ihre Zeit in die Dinge, die wirklich wichtig sind!

FAQ – Häufig gestellte Fragen