Die Verwaltung und Nachverfolgung von Spesen kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere für ein wachsendes Unternehmen. Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Kosten rechtzeitig erstattet bekommen, ohne Ihr Finanzteam zu überlasten.
Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, setzen immer mehr Unternehmen Automatisierungssoftware ein, um ihre Kostenverwaltungsprozesse zu rationalisieren. Angesichts des wachsenden Marktes für Finanzlösungen kann die Entscheidung, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, jedoch viel Zeit und Recherche erfordern.
Dieser Blog soll Ihnen dabei helfen, indem er eine Liste der besten auf dem Markt erhältlichen Software für das Ausgabenmanagement erstellt. Außerdem fassen wir die wichtigsten Funktionen der einzelnen Plattformen zusammen und helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Was ist eine Ausgabenmanagement-Software?
Ausgabenmanagement-Software ist eine digitale Vorab-Buchhaltungslösung, die den Prozess von der Quittung bis zur Erstattung automatisiert, indem sie viele manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentensortierung überflüssig macht.
Mit einer Software für das Spesenmanagement können Unternehmen ihre Mitarbeiter entlasten, indem sie die Einreichung, Bearbeitung, Genehmigung und Buchung von Ausgaben automatisch abwickeln, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben haben.
Darüber hinaus bieten die verschiedenen Funktionen der Spesenverwaltungssoftware den Nutzern viele Vorteile und verbessern den gesamten Arbeitsablauf bei der Bearbeitung von Unternehmensausgaben.
Vorteile der Ausgabenmanagement-Software
Software für die Spesenverwaltung bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile. Je nach der spezifischen Technologie, die jeder Lösung zugrunde liegt, und ihren Funktionen kann Ihr Unternehmen die Bearbeitung von Kostenabrechnungen vereinfachen und beschleunigen.
- Schnellere Erstattungen: Die Automatisierung des Spesenmanagements stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Kosten schnell und korrekt erstattet bekommen, wodurch die manuelle Bearbeitung entfällt und Verzögerungen reduziert werden.
- Reduzierte Verwaltungskosten: Durch die Automatisierung der Ausgaben wird der Verwaltungsaufwand für die Spesenverwaltung reduziert, so dass sich die Finanzteams auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
- Verbesserte Konformität: Die automatisierte Spesenverwaltung stellt sicher, dass die Einreichungen mit den Spesenrichtlinien und -vorschriften des Unternehmens übereinstimmen, wodurch das Risiko von Verstößen und Strafen verringert wird.
- Verbesserte Genauigkeit: Unternehmen reduzieren das Fehlerrisiko durch die Automatisierung von Ausgaben und stellen sicher, dass die Ausgabenberichte korrekt sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
- Übersicht in Echtzeit: Die Ausgabenautomatisierung bietet einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben des Unternehmens und ermöglicht es Finanzteams und Führungskräften, die Ausgaben zu überwachen und Bereiche für Kosteneinsparungen zu ermitteln.
Wie Sie sehen, verbessern Sie durch die Automatisierung Ihrer Spesenverwaltung nicht nur die Genauigkeit und Schnelligkeit der Erstattungen, sondern schützen Ihr Unternehmen auch vor Strafen und erhalten einen umfassenden Überblick über seine finanzielle Gesundheit.
Im nächsten Abschnitt unseres Blogs werden wir einige Schlüsselfunktionen einer effektiven Spesenverwaltungssoftware erläutern, die Ihr Finanzmanagement verbessern können.
Worauf Sie bei Ausgabenmanagement-Softwares Achten sollten
- Exakte Datenverarbeitung: Auf KI und maschinellem Lernen basierende Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) verbessern die Verarbeitung von Ausgaben, indem sie eine präzise Datenextraktion ermöglichen und die Verarbeitungszeit drastisch verkürzen.
- Integrierte Betrugserkennung: Die Erkennung betrügerischer und doppelter Quittungen verhindert Finanzbetrug, indem sie nach Photoshop-Aktivitäten und Exif-Datenanomalien von eingereichten Ausgaben sucht und darüber hinaus erkennt, ob Elemente wie der Gesamtbetrag geändert wurden.
- Genehmigungsworkflows und Geschäftsregeln: Mehrstufige Genehmigungs-Workflows und benutzerdefinierte Geschäftsregeln ermöglichen es Unternehmen, Ausgabengenehmigungen zu rationalisieren, indem nur autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von Ausgabenlimits, Abteilungen oder anderen festgelegten Kriterien einbezogen werden.
- Ausgaben-Dashboards: Ein Ausgaben-Dashboard ermöglicht es dem Finanzteam, alle Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und durch einen detaillierten Überblick Trends und Ausgabenmuster schnell zu erkennen. Darüber hinaus hilft ein Dashboard bei der genauen und effizienten Verwaltung von Ausgabenkonten, wie z. B. antizipative Ausgaben.
- Sichere und zugängliche Datenspeicherung: Ein sicheres System, wie z. B. eine Cloud-basierte Datenspeicherung, ermöglicht es Unternehmen, über das Web oder eine mobile Anwendung auf Finanzdaten zuzugreifen, was die Erstellung von Finanzberichten und Prüfungen vereinfacht und es Organisationen ermöglicht, die Finanzvorschriften erfolgreich einzuhalten.
- Die richtigen Buchhaltungssoftware-Integrationen: Die Möglichkeit, Spesenverwaltungssoftware mit anderen Buchhaltungs- und ERP-Systemen zu integrieren, bietet finanzielle Transparenz, synchronisiert Zahlungsprozesse und senkt die Betriebskosten.
Es ist gängige Praxis, die Wünsche und Schwachstellen Ihres Unternehmens zu ermitteln und sie mit den von den Softwareanbietern angebotenen Funktionen abzugleichen. So sparen Sie beispielsweise Zeit bei der Suche nach Lösungen, die Ihre Sprache nicht unterstützen oder nicht mit dem Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens synchronisiert werden können.
Im nächsten Teil unseres Blogs werden wir die besten Softwareoptionen für das Ausgabenmanagement auflisten und eine Zusammenfassung ihrer einzigartigen Funktionen geben, die für Ihr Unternehmen geeignet sein könnten.
8 Besten Ausgabenmanagement-Softwares
Software für die Ausgabenverwaltung kann unzählige Vorteile für das Finanzmanagement Ihres Unternehmens bringen. Es ist jedoch wichtig, die Funktionalitäten der Lösung zu studieren und mit den Wünschen Ihres Unternehmens abzugleichen.
Hier ist eine Liste der 8 besten Ausgabenmanagement-Softwares, die im Jahr 2023 verfügbar sein werden:
#1 Klippa
Klippa SpendControl ist eine hochmoderne Lösung für das Spesenmanagement. SpendControl eignet sich perfekt für die Automatisierung der Spesenbearbeitung und -genehmigung und spart Ihrer Organisation wertvolle Zeit und Geld bei den Spesenmanagementprozessen. Mit dieser Lösung erhalten Sie die Vorteile von:
- Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitungssoftware in einer Lösung
- Benutzerfreundliches Web-Dashboard und App-Design
- Vollständig anpassbares Genehmigungsmanagement mit intelligenten Geschäftsregeln
- Ausgezeichnete Kundenbetreuung mit schneller Reaktionszeit
- Integrationsmöglichkeiten mit Buchhaltungs- und ERP-Software, wie Xero, NetSuite, SAP und vielen anderen
- Dateien per E-Mail, App oder Website übermitteln
- Einhaltung der steuerlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften
- Unterstützt mehrere Währungen für ein verbessertes Ausgabenmanagement
- Verhindert Betrug, indem es doppelte Dokumente oder falsche Rechnungen aufdeckt
- Aufzeichnung des Kilometerstandes durch Google Maps-Integration
- Maximale Kostenkontrolle mit Spesenkarten
#2 Chrome River
Chrome River ist eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die zur Vereinfachung und Rationalisierung von Finanzprozessen, wie z. B. der Kreditorenbuchhaltung, beiträgt. Sie kann in jedem Schritt des Workflows angepasst werden, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Dies sind einige der Vorteile, die sich aus der Verwendung von Chrome River ergeben:
- Mehrfache Technologie-Integrationen
- Kombiniert Reise- und Spesenmanagement
- Entwicklung von Geschäftsregeln zur Unterstützung der Rekonfigurierbarkeit von Genehmigungsverfahren
- Benutzerfreundlich auf einer Vielzahl von Geräten
- Unterstützt mehr als 100 Währungen
- Übereinstimmung mit den lokalen Steuervorschriften
- Unterstützung des Kunden bei der Implementierung
#3 Soldo
Soldo ist eine digitale Spesenmanagement-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Finanzprozesse von der Entscheidung über die Ausgabe bis hin zum Abgleich zu automatisieren, mit den folgenden Funktionen:
- Datenzugang über Webkonsole und mobile App
- Spesenkarten für Unternehmen mit Mastercard
- Tankkarten für Mitarbeiter oder Fahrzeuge
- Benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe
- Mobile App für kontinuierliche Kostenverfolgung und Überwachung
Auf unserer Vergleichsseite finden Sie eine ausführlichere Analyse von Soldo und seinen Funktionen.
#4 Expensify
Expensify ist eine Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung aller Unternehmensausgaben unterstützt – vom Scannen von Belegen und der Verwaltung von Ausgaben bis hin zur Bezahlung von Rechnungen und der Buchung von Reisen. Dies sind einige der Vorteile, die mit der Verwendung von Expensify einhergehen:
- Mehrstufige Genehmigungsverfahren
- Erstellung von Kilometergeld in App und Web
- Geschäftskreditkarten für die Kostenerfassung
- Intelligente Ausgabelimits für Firmenkarteninhaber
- Integration von Reisesystemen für Geschäftsreisekosten
Auf unserer Vergleichsseite finden Sie eine ausführlichere Analyse von Expensify und seinen Funktionen.
#5 Freshbooks
FreshBooks ist eine Buchhaltungsplattform, die alle Ausgabenprozesse innerhalb einer Organisation automatisiert. Von der Bilanz bis zur Kreditorenbuchhaltung behält FreshBooks den Überblick über alle Finanzprozesse und bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:
- Konsolidiertes und benutzerfreundliches Dashboard
- Anpassbarer Kontenplan und Ausgabekategorien
- Übersichtliche Kostenverfolgung
- Automatisierter Bankabgleich mit dem Hauptbuch
- Verfolgung von Ausgaben und Vermögen
#6 Basecone
Basecone ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die dabei hilft, das Spesenmanagement und die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit der Basecone-App ist es möglich, Spesenabrechnungen schnell hochzuladen, zu genehmigen und einzureichen. Basecone bietet die folgenden Funktionen für ein unkompliziertes Finanzmanagement:
- Einreichung von Dokumenten über das Web, die App oder per E-Mail
- Benutzerdefinierte Autorisierungsabläufe für die Ausgabengenehmigung
- Sichere Datenspeicherung für 10 Jahre
- Verknüpfung mit Software zum Abgleich von Bestellungen
- Hinzufügen von bis zu 10 benutzerdefinierten Buchungsregeln
Auf unserer Vergleichsseite finden Sie weitere Details über Basecone und seine Funktionen.
#7 Tipalti
Tipalti ist eine automatisierte Kostenverwaltungslösung, die auf die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spezialisiert ist. Sie verarbeitet Rechnungen und andere Finanzdokumente präzise und hilft, die Prozesse der Rechnungsverwaltung und der Bestandsverwaltung zu rationalisieren. Mit Tipalti profitieren Sie von:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Optionen für das Ausgabenmanagement und die Rechnungsbearbeitung
- Zwei-Wege-Abgleich und Drei-Wege-Abgleich
- Verwaltung der Währungen
- Integrationen mit mehreren Buchhaltungs- und ERP-Programmen
#8 Airbase
Airbase ist eine Spesenverwaltungssoftware, die die manuellen Aufgaben von Finanzteams vereinfacht. Diese Software ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Finanzen in einem einzigen Dashboard und bietet ein Firmenkartenprogramm mit vereinfachten Funktionen für die Mitarbeitererstattung. Darüber hinaus bietet sie Ihnen:
- Umfassende Plattform mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche
- Echtzeit-Transparenz der Finanzdaten
- Flexible Lösungen für das Finanzmanagement
- Genehmigungs-Workflows
- Eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten
Schlussfolgerung
Die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, hängt davon ab, welche Faktoren Sie für am wichtigsten halten. Wir haben zwar eine Zusammenfassung einiger der besten Lösungen auf dem Markt vorgestellt, aber wir sind der festen Überzeugung, dass Klippa SpendControl alles bietet, um Ihrer Organisation zu helfen, wertvolle Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben zu haben.
Sind Sie bereit, Ihr Ausgabenmanagement zu verbessern? Buchen Sie eine kostenlose Demo, um unser Produkt in Aktion zu sehen, oder kontaktieren Sie unsere SpendControl-Spezialisten für weitere Informationen. Investieren Sie Ihre Zeit in die Dinge, die wirklich wichtig sind!