Was sind Spesenabrechungen?

Jedes Unternehmen hat mit Spesen zu tun, aber die Art und Weise, wie Sie diese Ausgaben melden, kann unterschiedlich sein. Viele Unternehmen verwenden Spesenabrechnungen, um ihre Ausgaben detailliert aufzuzeichnen. Um diese Berichte möglichst effektiv zu nutzen, ist es wichtig zu verstehen, was Spesenabrechnungen sind und woraus sie bestehen.

Zuerst einmal ist es wichtig zu beachten, dass die herkömmliche Bearbeitung von Spesenabrechnungen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Laut Angaben der Global Business Travel Association dauert die Bearbeitung einer Spesenabrechnung durchschnittlich 20 Minuten. Jede fünfte Spesenabrechnung wird aufgrund von Fehlern abgelehnt. Die Korrektur und Freigabe einer abgelehnten Spesenabrechnung dauert dann noch einmal 18 Minuten.

Wenn man die hohe Bearbeitungszeit und den Stundensatz der Person berücksichtigt, die die Spesenabrechnung bearbeitet, fragt man sich, wie viel Zeit und Kosten in Ihrem Unternehmen für die Bearbeitung von Spesenabrechnung beansprucht werden.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Spesenabrechnung ist, welche Vor- und Nachteile sie hat, und wir zeigen Ihnen schließlich, wie Sie Ihren Abrechnungsprozess mit unserer Spesenmanagement-Software automatisieren können.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Der Arbeitgeber prüft die Abrechnung mit den zugrundeliegenden Belegen auf Richtigkeit und Gültigkeit und zahlt den Arbeitnehmern die beantragten Beträge aus. Anschließend kann der Arbeitgeber die erstatteten Beträge als Betriebsausgaben verbuchen, die in die Buchhaltung und in die Steuererklärung einfließen.

Eine Spesenabrechnung umfasst Ausgaben, die sowohl besteuert, als auch nicht besteuert werden können, wie Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten. Eine Berechnung der möglichen Kosten kann auch im Voraus auf der Grundlage gesetzlich festgelegter Regeln erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer bereits für die möglichen Kosten entschädigt wird, ohne dass er diese Kosten selbst im Voraus bezahlen muss.

Um eine gute Spesenabrechnung zu erstellen, muss man wissen, was dessen grundlegenden Bestandteile sind. Im folgenden Abschnitt erläutern wir, welche Inhalte für die Erstellung von Abrechnungen von Spesen wichtig sind.

Was beinhaltet eine Spesenabrechnung?

Um eine Spesenabrechnung ordnungsgemäß bearbeiten zu können, benötigt der Arbeitgeber einige wesentliche Informationen vom Arbeitnehmer, die sich auf die Ausgaben beziehen. Die Abrechnung muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:

1. Datum: Datum, an dem das Produkt oder die Dienstleistung erworben wurde
2. Lieferant: Ort, an dem das Produkt oder die Dienstleistung gekauft wurde.
3. Ausgabenkategorie: Kategorie, die sich auf die getätigten Ausgaben bezieht, z. B. Kunde, Projekt, Abteilung usw. 
4. Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters, der die Ausgabe getätigt hat.
5. Zusätzliche Notizen: Notizen zu den angefallenen Ausgaben
6. Zwischensumme: Zwischensumme der angefallenen Ausgaben vor Steuerabzug
7. Steuer: Formen der Steuer oder Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit den Ausgaben
8. Gesamt: Gesamtsumme der angefallenen Ausgaben nach Steuerabzug
9. Belege: Bestätigung der Ausgaben in Form einer Quittung oder Rechnung

Dennoch kann eine Spesenabrechnung natürlich auch andere Informationen enthalten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. In diesem Fall können Sie Ihre Spesenabrechnung so vorbereiten, dass alle notwendigen Informationen für eine ordnungsgemäße Bearbeitung gesammelt werden.

Prozess der Spesenabrechnungsverarbeitung

Um einen klaren Überblick über die Verarbeitung von Spesenabrechnungen zu erhalten, ist es wichtig, Schritt für Schritt darzustellen, was mit einer Spesenabrechnung geschieht. Der Prozess der Verarbeitung von diesen Berichten läuft wie folgt ab:

1. Ein Angestellter füllt eine Spesenabrechnung aus, um sich die beruflich-getätigten Ausgaben erstatten zu lassen.
2. Wenn ein Angestellter eine Spesenabrechnung einreicht, wird diese oft zuerst an den Vorgesetzten weitergeleitet.
3. Der Vorgesetzte prüft die eingereichte Ausgabe und entscheidet, ob sie genehmigt und zur Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet werden kann.
4. Entspricht die Abrechnung nicht den festgelegten Anforderungen, kann der Vorgesetzte diese als unvollständig kennzeichnen oder sogar ablehnen.
5. Wird die eingereichte Spesenabrechnung als unvollständig gekennzeichnet, wird der Mitarbeiter aufgefordert, die Spesenabrechnung zu ergänzen oder die getätigten Ausgaben zu erläutern.
6. Nachdem die Spesenabrechnung von allen Genehmigern genehmigt wurde, wird die Abrechnung an die Finanzabteilung weitergeleitet.
7. Die Finanzabteilung verbucht die Erstattung als Geschäftskosten und leitet die Rückerstattung ein.

Ein Unternehmen kann auch einen zusätzlichen Genehmiger beauftragen, wenn die Ausgaben einen bestimmten Stellenwert überschreiten. So kann ein Unternehmen zum Beispiel bei hohen Beträgen über 10.000 € die zusätzliche Genehmigung eines Vorstandsmitglieds verlangen. Als Unternehmen können Sie in einer Erstattungsrichtlinie Ihre eigenen Regeln dafür aufstellen.

Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen anhand einer fiktiven Geschäftsreise in die Schweiz, wie eine Spesenabrechnung erstellt wird. Eine Geschäftsreise ist eine häufige Situation, in der Spesenabrechnungen verwendet werden. Der Grund dafür ist, dass Sie damit alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise anfallen, einfach aufschlüsseln können und diese Ausgaben schließlich vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Beispiel einer Spesenabrechnung

Angenommen, Sie reisen für eine kurze Geschäftsreise nach Zürich. Sie fliegen am 8. Juli von Amsterdam nach Zürich. Das gebuchte Flugticket kostet 397 €. Außerdem wird ein Hotel für 250 € gebucht und es fallen Kosten für ein Abendessen mit einem Geschäftspartner in Höhe von 200 € an.

Nach der Geschäftsreise wurde eine Spesenabrechnung erstellt, in der alle Ausgaben des Mitarbeiters aufgeführt sind. Anhand des angegebenen Beispiels sieht die Spesenabrechnung wie folgt aus:

Im nächsten Abschnitt erläutern wir die Vor- und Nachteile der Verwendung herkömmlicher Spesenabrechnungen.

Vorteile von Spesenabrechnungen

Die Erfassung von Ausgaben über Spesenabrechnungen hat mehrere Vorteile:

• Aufschlüsselung der angefallenen Ausgaben
• Budgetierung über bestimmte Berichtszeiträume
• Verstärkung der internen Kontrolle
• Unterstützung bei Steuerabzügen 
• Erstellung von Finanzberichten

Aufschlüsselung der entstandenen Kosten

Zunächst einmal helfen Spesenabrechnungen dabei, alle angefallenen Ausgaben zu identifizieren und aufzuschlüsseln. Dadurch behält die Finanzabteilung, die letztlich die Spesenabrechnungen bearbeitet und den erstattungsfähigen Betrag an die Mitarbeiter auszahlt, einen klaren Überblick.

So kann die Finanzabteilung die angefallenen Ausgaben verfolgen. Diese bearbeitet schließlich die Spesenabrechnungen und zahlt den Mitarbeitern den erstattungsfähigen Betrag aus.

Budgetierung über bestimmte Berichtszeiträume

Außerdem hilft die Verwendung von Spesenabrechnungen Ihrem Unternehmen, die Gesamtausgaben des Unternehmens für einen bestimmten Berichtszeitraum zu budgetieren. Dies gibt Aufschluss über Ausgabenmuster und hilft, Budgetüberschreitungen zu erkennen.

Verstärkung der internen Kontrolle

Die Verwendung von Spesenabrechnungen stärkt auch die interne Kontrolle innerhalb des Unternehmens. Die interne Kontrolle bezieht sich auf die Verfahren und Vorschriften für die Finanzprozesse des Unternehmens. Dadurch wird die Richtigkeit der Finanzinformationen gewährleistet.

Unterstützung bei Steuerabzügen

Außerdem hilft die Erstellung von Spesenabrechnungen bei der korrekten Ermittlung der steuerlichen Abzugsmöglichkeiten. Dies kann sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer finanzielle Vorteile mit sich bringen.

Erstellung von Finanzberichten

Schließlich trägt die Verwendung von Spesenabrechnungen zur Erstellung von Finanzberichten bei, indem Finanzdaten gesammelt werden. Dies ermöglicht einen Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens.

Nachteile von Spesenabrechnungen

Neben den Vorteilen gibt es auch einige Nachteile, die mit Spesenabrechnungen verbunden sind:

• Hohe Kosten und Bearbeitungszeiten
• Menschliches Versagen
• Anhäufung von Forderungen
• Potenzial für Betrug

Hohe Kosten und Bearbeitungszeiten

Wie in der Einleitung zu diesem Artikel erwähnt, sind die Bearbeitungszeit und die Kosten für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen recht hoch. Außerdem wird eine von fünf Spesenabrechnungen falsch ausgefüllt, was die Bearbeitungszeit pro Antrag noch weiter erhöht.

Menschliches Versagen

Ein großer Nachteil der traditionellen Spesenabrechnungen ist, dass viele Spesenabrechnungen immer noch manuell überprüft werden. Neben den hohen Kosten und der langen Bearbeitungszeit führen die traditionellen Methoden der Spesenabrechnung auch zu einem hohen Prozentsatz an Dateneingabefehlern.

Anhäufung von Forderungen

Wegen der langen Bearbeitungszeit können sich die Spesenabrechnungen stapeln und den Posteingang überfluten. Dies führt dazu, dass die Person, die die Spesenabrechnungen bearbeitet, in den Stapeln von Abrechnungen den Überblick verliert und die Mitarbeiter lange auf Erstattungen warten müssen.

Betrugspotenzial

Hinzu kommt, dass eine manuelle Spesenabrechnung aufgrund der eingeschränkten Kontrolle leicht zum Opfer von Betrug wird. Beispielsweise könnte jemand einen Antrag doppelt einreichen oder sogar einen Beleg bearbeiten, sodass der Antrag höher ausfällt als die tatsächlich angefallenen Kosten. 

Spesenabrechnungen haben viele Vorteile, aber die Nachteile wiegen schwer. Dennoch ist es keine Option, die Spesenabrechnungen ganz abzuschaffen. Was sollten Sie stattdessen tun? Wir haben die Lösung für Sie.

Automatisierung der Spesenabrechnung

Die Schwierigkeiten bei der Verwendung von Spesenabrechnungen lassen sich durch die Automatisierung der Berichtsprozesse lösen. Die optimale Vorgehensweise hängt größtenteils von der Größe Ihres Unternehmens ab.

Für relativ kleine Unternehmen kann es eine gute Idee sein, Vorlagen für Spesenabrechnungen zu verwenden, um schnell und einfach Spesenabrechnungen zu erstellen. Diese Vorlagen sind vorgefertigt und enthalten alle Informationen, die für die Erstattung von Ausgaben erforderlich sind.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und die Zahl der Abteilungen zunimmt, werden Sie mit einer großen Anzahl von Spesenabrechnungen konfrontiert. In einem solchen Fall ist die vollständige Automatisierung der Spesenabrechnung eine Lösung, um Ihre Spesenabrechnungen effizient und schnell zu bearbeiten.

Die Automatisierung und Digitalisierung von Spesenabrechnungen ist mit digitalen Spesenabrechnungslösungen wie Klippa SpendControl leicht möglich.

Klippa SpendControl für die Spesenabrechnung

Klippa SpendControl ist eine automatisierte All-in-One Lösung für das Kostenmanagement, mit der Sie Ihre Spesen einfach über die mobile Anwendung oder die Desktop-Umgebung beantragen, genehmigen und buchen können. Insbesondere bei der Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungen bietet Klippa SpendControl enorme Vorteile:

1. Übermitteln und genehmigen Sie die Kostenrückerstattungen mit nur wenigen Klicks über das Web oder die mobile Anwendung.
2. Die integrierte OCR-Technologie, die auf Klippas eigener OCR-Technologie namens DocHorizon basiert, macht das manuelle Abtippen von Quittungen überflüssig und verhindert, dass Quittungen dabei verloren gehen.
3. Die integrierte OCR-Technologie spart zudem enorm viel Bearbeitungszeit und damit Kosten.
4. Die Anzahl der Dateneingabefehler wird durch die OCR-Technologie erheblich reduziert.
5. Implementieren Sie Ihre Kostenberichtslinien mithilfe von intelligenten Geschäftsregeln und automatisieren Sie den Genehmigungsprozess.
6. Die automatische Kategorisierung verhindert, dass der Überblick in den Berichten verloren geht.
7. Verhindern Sie doppelte Belege und/oder Betrug mit der integrierten Analyse auf Pixelebene und der Erkennung von doppelten und anomalen Ansprüchen.

Durch die Eliminierung der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen können Sie erheblich Zeit und Kosten sparen. Unsere integrierte OCR-Technologie verhindert zudem manuelle Fehler bei der Eingabe von Kostenberichte. Diese Technologie liest Ihre Belege und wandelt sie innerhalb von Sekunden in Daten um.

Möchten Sie mehr über unsere Lösung erfahren oder darüber, was Klippa für Ihr Unternehmen tun kann? Vereinbaren Sie einen kostenlosen Demo-Termin, bei dem wir Ihnen zeigen, wie wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungen unterstützen können.