Wenn Sie in Ihrem Job viel Reisen müssen, ist eine Spesenabrechnung unvermeidbar. Praktisch ist es dann, eine Spesenabrechnung Vorlage zu haben, sodass Sie nicht jedes Mal von neuem über die Abrechnung nachdenken müssen.
In diesem Blog wollen wir Ihnen zwei verschiedene Vorlagen bereitstellen:
Spesenabrechnung Vorlage 2022
Eine Spesenabrechnung Vorlage wird dann benötigt, wenn während einer Dienst- oder Geschäftsreise Kosten entstehen. Diese Kosten beziehen sich auf Verpflegung sowie Übernachtungen, Fahrtkosten oder Reisenebenkosten.
In der Regel wird die Spesenabrechnung Vorlage von Angestellten ausgefüllt und Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Als Freiberufler oder Selbstständiger ist es sogar möglich, die anfallenden Kosten von der Steuer abzusetzen und dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen.
Um einen klaren Überblick zu verschaffen, wollen wir zunächst die Fragen beantworten, was eine Spesenabrechnung ist und wie man Spesen richtige abrechnet.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung, auch genannt Reisekostenabrechnung, stellt alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienst- oder Geschäftsreise entstehen dar.
Die Kosten müssen außerhalb des üblichen Arbeitsorts entstehen. Es ist außerdem wichtig, dass die entsprechenden Belege und Quittungen vorhanden sind und der Spesenabrechnung beigefügt wurden.
Was kann als Spesen abgerechnet werden?
Die nachfolgende Tabelle gibt eine klare Übersicht darüber, was Spesen sind und was überhaupt als Spesen abgerechnet werden kann.
Spesenabrechnung Vorlage Excel
Um die Spesenabrechnung richtig einzureichen, kann es hilfreich sein, eine Vorlage zu haben. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen hier eine Spesenabrechnung Vorlage als Excel Version bereitstellen.
Die Vorlage enthält eine Reihe von Ausgangsdaten, die Sie zunächst ausfüllen müssen, da ohne Namen, Kontonummer und Datum die Bearbeitung von Spesen nicht ordnungsgemäß erfolgen kann.
In der Vorlage können Sie pro Anspruch, Kaufbeleg oder Rechnung eine Zeile hinzufügen. Dann fügen Sie einfach eine Beschreibung des gekauften Produkts, das Kaufdatum, den Betrag ohne MwSt. und den Betrag mit MwSt. hinzu.
Danach folgt eine Option zur Beanspruchung von Kilometergeld. Schließlich bietet die Spesenabrechnung Vorlage einen Abschnitt, in dem der Arbeitgeber den Anspruch mit einer Unterschrift genehmigen kann.
Laden Sie hier die kostenlose Spesenabrechnung Vorlage in Excel herunter:
Vorteile der Verwendung von Excel
Die Verwendung von Excel für die Spesenabrechnung bietet Ihnen einige Vorteile. Excel und Rechnungswesen gehen oft Hand in Hand.
Für diverse Prozesse wird die Office-App zur Erstellung von Übersichten und zur Bearbeitung von Listen verwendet, weshalb der Einsatz von Excel für die Spesenabrechnung naheliegend erscheint. In Excel können Sie Zeilen einfach addieren und Beträge multiplizieren.
Ein weiterer Vorteil ist die einfache Formatierung von Tabellen. Excel ist einfach zu formatieren, sodass Sie leicht Felder hinzufügen und entfernen können, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Mit unserer Spesenabrechnung Vorlage sind Sie so im Nu fertig. Bevor wir Ihnen allerdings unsere Spesenabrechnung Vorlage in Word präsentieren, möchten wir Ihnen auch die Nachteile einer Excel Spesenabrechnung erläutern.
Nachteile von Excel
- Die Formatierung kann je nach Gerät und Programm variieren: Seit Jahren bevorzugen Unternehmen Programme, die vollständig in der Cloud laufen, gegenüber Programmen, die lokal laufen. Sie installieren also keine Programme mehr auf Ihrem Computer, sondern arbeiten online mit Cloud-Diensten wie Office365 oder Google Docs. Der große Nachteil: Nicht jeder verwendet das “Standard”-Excel, sondern verschiedene Editionen. Dies kann zu Problemen bei der Formatierung von Dokumenten führen.
- Tabellenkalkulationen benötigen viel Zeit zum Austauschen: Außerdem sind die Dokumente nicht einfach zu teilen. Sie müssen per E-Mail verschickt werden, Anhänge müssen hinzugefügt und heruntergeladen werden, usw.
- Keine Echtzeit-Updates: Außerdem können Sie in Excel keine Änderungen vornehmen, die sofort für alle sichtbar sind. Wenn Sie z.B. neue Spesenkosten zum Formular hinzufügen, sehen nur die Personen, die die gleiche Version heruntergeladen haben, die Aktualisierung.
- Keine Bilder als Anhänge: Eine weitere Beeinträchtigung besteht darin, dass in Excel keine Bilder hinzugefügt werden können. Dies bedeutet, dass Anhänge immer separat hinzugefügt werden müssen.
Spesenabrechnung Vorlage Word
Eine Alternative zu der Excel Vorlage ist die Spesenabrechnung Vorlage in Word Format. Diese Vorlage beginnt wie Excel mit einer Reihe von Ausgangsdaten. Der Name, die Adressdaten, die Kontonummer und das Datum werden benötigt, um das Formular korrekt zu bearbeiten.
In der mittleren Spalte ist Platz zum Hinzufügen von Elementen. Notieren Sie dazu zuerst das Kaufdatum, dann eine Beschreibung der Kosten, einen Betrag ohne MwSt. und einen Betrag mit MwSt. Schließlich bietet die Vorlage Platz für die Gesamtbeträge und eine Unterschrift des Arbeitgebers.
Über diesen Link können Sie eine kostenlose Spesenabrechnung Vorlage Word herunterladen:
Vorteile der Verwendung von Word
- Mitarbeiter sind mit dem Dateiformat & dem Programm vertraut: Word ist ein häufig verwendetes Dateiformat, die meisten von uns öffnen täglich ein Word Dokument und wissen, wie sie damit umgehen müssen, Formulare auszufüllen und auszudrucken.
- Hinzufügen von Bildern als Anhang: Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie in Word Bilder zu Dokumenten hinzufügen können, sodass Sie keine Belege separat anhängen müssen.
Nachteile von Word
Word hat leider auch zahlreiche Nachteile, wenn es um die Spesenabrechnung geht.
- Abweichende Formatierung auf verschiedenen Geräten: Die Felder werden nie so formatiert, wie Sie es wünschen, und springen manchmal willkürlich.
- Keine automatischen Berechnungen: Außerdem können Sie in Word keine automatischen Berechnungen durchführen, dies müssen manuell erfolgen – was zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.
- Verschwendung von Papier: Es ist doch echt schade, Papier auszudrucken, um Ausgaben einzureichen und zu verarbeiten, oder?
- Ineffizient und nicht in Echtzeit: Die Mitarbeiter machen tatsächlich unnötige Arbeit, denn ein Mitarbeiter kopiert Daten von der Quittung in die Spesenabrechnung Vorlage und ein anderer gibt sie in das Buchhaltungssystem ein. Dieser Prozess ist ineffizient und fehleranfällig.
- Bedauerlicherweise gelten die Nachteile von Excel auch für Word.
Spesenabrechnungsrichtlinie
Bevor Ihre Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung einreichen, sollten Sie Spesenabrechnungsrichtlinien festlegen. Diese sollten an Ihr Unternehmen angepasst sein, aber auch mit den allgemein bekannten Richtlinien übereinstimmen.
Somit legen Sie beispielsweise fest, welche Kosten erstattet werden und welche Ausgaben nicht erstattungsfähig sind. Außerdem, sind die Spesenabrechnungsrichtlinien der Ort, an dem Sie den Prozess der Rückerstattung erläutern und festlegen.
Ihren Mitarbeitern werden diese Richtlinien Sicherheit und Führung geben, da sie genau wissen, welche Spesen erstattet werden.
Digitale Spesenabrechnung
Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen für die digitale Spesenabrechnung. Einige Lösungen können mit Buchhaltungssystemen integriert werden, andere mit HR-Systemen. Fast alle Lösungen haben jedoch die Möglichkeit, Ausgaben in Standardformate wie .csv oder .xml zu exportieren, die Sie dann in Ihr Finanzsystem importieren können.
Vorteile der digitalen Spesenmanagement Lösung
- Benutzerfreundliche Software und zufriedene Mitarbeiter: Die digitale Spesenabrechnung ist schnell und einfach. Reichen Sie die Ausgaben einfach durch ein Foto der Quittung ein, den Rest erledigt die Software. Unternehmen entscheiden, welche Felder ihre Mitarbeiter ausfüllen sollen.
- Einfaches Einrichten des Workflows: Mit der digitalen Spesenabrechnung können Sie schnell einen Workflow einrichten. Sie entscheiden, welche Anträge an welchen Manager zur digitalen Genehmigung geschickt werden, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet, da die Formulare nicht mehr in Postfächern landen und die Kommunikation online erfolgt.
- Integration mit dem Buchhaltungspaket: Auch die Bearbeitung wird auf diese Weise effizienter. Alle genehmigten Anträge werden automatisch an Ihr Buchhaltungspaket weitergeleitet. Kein Kopieren von Daten mehr und weniger Fehler.
- Daten in Echtzeit, überall und jederzeit verfügbar: Die meisten digitalen Lösungen sind vollständig cloud-basiert, d.h. dass alle Mitarbeiter, egal wo sie sich befinden, können über die aktuellsten Daten verfügen.
- Sicheres Backup in der Cloud: Alle Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert.
Klippa Lösung für die Spesenabrechnung
Mit Klippa können Sie Ihre Spesenabrechnung ganz einfach digitalisieren und automatisieren.
Sie sparen nicht nur Zeit und erhalten einen Echtzeit Uberblick in Ihre Geschäftskosten, sondern können sich sicher sein, dass weniger Fehler geschehen und Ihre Mitarbeiter zufriedener sind, da sie ihnen einiges an Arbeit sparen.
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