Suchen Sie nach einer (kostenlosen) Vorlage für die Reisekosten und Spesenabrechnung?

Suchen Sie nach einer (kostenlosen) Vorlage für die Reisekosten und Spesenabrechnung?

Bei Klippa wissen wir alles, was es über das Spesenmanagement zu wissen gibt. Wir verarbeiten alles, von Reisekosten bis hin zu Quittungen für den Kaffee unterwegs und neuen Betriebsanschaffungen, wie Laptops. Wir erledigen dies für kleine KMUs, aber auch für Corporates. Traditionell werden diese Reise- und Spesenkosten über ein Excel-Formular abgerechnet, daher bieten wir unten einige kostenlose Vorlagen an. Wir bieten Spesenabrechnungsformulare in Excel und Word an, aber es ist viel einfacher (und kostengünstiger!), Ihr Spesenmanagement zu digitalisieren. Unser digitales Spesentool kann Ihrer Organisation viel Zeit und Geld sparen und führt oft zu glücklicheren Mitarbeitern.

Vorlage für Spesenabrechnung in Excel

Über diesen Link können Sie eine kostenlose Vorlage für eine Kostenabrechnung in Excel herunterladen: Spesenabrechnungsformular_Excel.xls

Das Formular enthält eine Reihe von Stammdaten, die Sie zunächst ausfüllen müssen, da ohne Namen, Kontonummer und Datum die Bearbeitung von Auslagen wahrscheinlich nicht ordnungsgemäß erfolgen kann. Im Formular können Sie pro Anspruch, Kaufbeleg oder Rechnung eine Zeile hinzufügen. Dann fügen Sie einfach eine Beschreibung des gekauften Produkts, das Kaufdatum, den Betrag ohne MwSt. und den Betrag mit MwSt. hinzu. Danach folgt eine Option zur Beanspruchung von Kilometergeld. Schließlich gibt es einen Abschnitt, in dem der Arbeitgeber den Anspruch mit einer Unterschrift genehmigen kann. 

Vorteile der Verwendung von Excel

Berechnungen durchführen: Excel und Rechnungswesen gehen Hand in Hand. Für diverse Prozesse wird die Office-App zur Erstellung von Übersichten und zur Bearbeitung von Listen verwendet, weshalb der Einsatz von Excel für Spesenabrechnungen naheliegend erscheint. In Excel können Sie Zeilen einfach addieren und Beträge multiplizieren.

Einfache Formatierung: Darüber hinaus ist Excel einfach zu formatieren, so dass Sie leicht Felder hinzufügen und entfernen können, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Nachteile der Verwendung von Excel

  • Die Formatierung kann je nach Gerät und Programm variieren: Seit Jahren bevorzugen Unternehmen Programme, die vollständig in der Cloud laufen, gegenüber Programmen, die lokal laufen. Sie installieren also keine Programme mehr auf Ihrem Computer, sondern arbeiten online mit Cloud-Diensten wie Office365 oder Google Docs. Der große Nachteil: Nicht jeder verwendet das “Standard”-Excel, sondern verschiedene Editionen. Dies kann zu Problemen bei der Formatierung von Dokumenten führen.
  • Tabellenkalkulationen benötigen viel Zeit zum Austauschen: Außerdem sind die Dokumente nicht einfach zu teilen. Sie müssen per E-Mail verschickt werden, Anhänge müssen hinzugefügt und ausgepackt werden, usw.
  • Keine Echtzeit-Updates: Außerdem können Sie in Excel keine Änderungen vornehmen, die sofort für alle sichtbar sind. Wenn Sie z.B. neue Spesenkosten zum Formular hinzufügen, sehen nur die Personen, die die gleiche Version heruntergeladen haben, die Aktualisierung.
  • Keine Bilder als Anhänge: Eine weitere Beeinträchtigung besteht darin, dass in Excel keine Bilder hinzugefügt werden können. Dies bedeutet, dass Anhänge immer separat hinzugefügt werden müssen. Und dies führt zum letzten Punkt:
  • Papierverschwendung beim Drucken

Vorlage für Spesenabrechnung in Word

Über diesen Link können Sie eine kostenlose Spesenberichtsvorlage in Word herunterladen: Spesenabrechnungsformular_Word.doc.

Dieses Formular beginnt wie Excel mit einer Reihe von Stammdaten. Der Name, die Adressdaten, die Kontonummer und das Datum werden benötigt, um das Formular korrekt zu bearbeiten. In der mittleren Spalte ist Platz zum Hinzufügen von Elementen. Notieren Sie dazu zuerst das Kaufdatum, dann eine Beschreibung der Kosten, einen Betrag ohne MwSt. und einen Betrag mit MwSt. Schließlich ist Platz für die Gesamtbeträge und eine Unterschrift des Arbeitgeber.

Vorteile der Verwendung von Word

  • Die Mitarbeiter sind mit dem Dateiformat und dem Programm vertraut: Word ist ein häufig verwendetes Dateiformat, die meisten von uns öffnen täglich ein .doc und verstehen es, Formulare auszufüllen und auszudrucken.
  • Hinzufügen von Bildern als Anhang: Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie in Word Bilder zu Dokumenten hinzufügen können, so dass Sie keine Belege separat anhängen müssen.

Nachteile der Verwendung von Word

  • Das Wort hat zahlreiche Nachteile, wenn es um die Geltendmachung von Spesen geht.
  • Abweichende Formatierung auf verschiedenen Geräten: Die Felder werden nie so formatiert, wie Sie es wünschen, und springen manchmal willkürlich.
  • Keine automatischen Berechnungen: Außerdem können Sie in Word keine automatischen Berechnungen durchführen, dies muss manuell erfolgen – was zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt.
  • Verschwendung von Papier: Es ist doch eine Schande, Papier auszudrucken, um Ausgaben einzureichen und zu verarbeiten, oder?
  • Ineffizient und nicht in Echtzeit: Die Mitarbeiter machen tatsächlich unnötige Mehrarbeit: Ein Mitarbeiter kopiert Daten von der Quittung auf das Formular und ein anderer gibt sie in das Buchhaltungspaket ein. Dieser Prozess ist ineffizient und fehleranfällig.
  • Und noch mehr… Leider gelten die Nachteile von Excel auch für Word.

Unser Rat: Verwenden Sie besser kein Word um die Spesenabrechnung im Unternehmen abzuwickeln.

Wenn nicht Excel oder Word, was dann?

Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen für das digitale Spesenmanagement. Einige Lösungen sind mit Buchhaltungsprogrammen integriert, andere mit HR-Systemen. Fast alle Lösungen haben die Möglichkeit, Ausgaben in Standardformate wie .csv oder .xml zu exportieren, die Sie dann in Ihr Finanzsystem importieren können.

Vorteile der digitalen Spesenmanagement Lösung

  • Benutzerfreundliche Software und zufriedene Mitarbeiter: Die digitale Spesenverwaltung ist schnell und einfach. Reichen Sie die Ausgaben einfach durch ein Foto der Quittung ein, den Rest erledigt die Software. Unternehmen entscheiden, welche Felder ihre Mitarbeiter ausfüllen sollen.
  • Einfaches Einrichten des Workflows: Mit der digitalen Spesenverwaltung können Sie schnell einen Workflow einrichten. Sie entscheiden, welche Anträge an welchen Manager zur digitalen Genehmigung geschickt werden, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet, da die Formulare nicht mehr in den Postfächern landen und die Kommunikation online erfolgt.
  • Integration mit dem Buchhaltungspaket: Auch die Bearbeitung wird auf diese Weise effizienter. Alle genehmigten Anträge werden automatisch an Ihr Buchhaltungspaket weitergeleitet. Kein Kopieren von Daten mehr und weniger Fehler.
  • Daten in Echtzeit, überall und jederzeit verfügbar: Die meisten digitalen Lösungen sind vollständig cloud-basiert, d.h. dass alle Mitarbeiter, egal wo sie sich befinden, über die aktuellsten Daten verfügen.
  • Sicheres Backup in der Cloud: Alle Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert.

Nachteile der digitalen Deklaration

Wir können uns kurz fassen: Die Digitalisierung kostet Zeit und Geld.

  • Zeit: Die Mitarbeiter müssen sich an eine neue Arbeitsweise gewöhnen, und die neue Software muss möglicherweise in Ihre bestehenden Systeme integriert werden.
  • Geld: Neue Software-Tools sind nie kostenlos.

Glücklicherweise bieten wir unseren Benutzern hilfreiche Handbücher und einen Helpdesk an.

Unsere Lösung liefert in der Regel eine positive Kapitalrendite, was bedeutet, dass Sie Ihre Investition recht schnell zurückverdienen werden. Klippa berechnet 3,99 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Sobald sich Ihr administrativer Prozess mit mehr als sechs Minuten pro Mitarbeiter und Monat beschleunigt, werden Sie bereits einen Return on Investment sehen. Der traditionelle Prozess der Einreichung, Genehmigung und Bearbeitung dauert im Durchschnitt zehn Minuten pro Antrag. Mit unserer Software dauert es eine Minute. Rechnen Sie Ihre Einsparungen aus!

Ziehen Sie den Einsatz unserer Spesenmanagement-Lösung in Betracht?

Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Seite zum digitalen Spesenmanagement, wo wir Ihnen zeigen, wie Klippa funktioniert. Sie sind sich noch nicht ganz sicher? Schicken Sie uns eine Nachricht per Chat oder E-Mail: [email protected]om. Möchten Sie einen Termin für eine Demo mit einem unserer Produktspezialisten vereinbaren? Dann werfen Sie einen Blick auf die folgenden Optionen:

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