Voorbeeld Declaratieformulier template


Categorie: Informatief
Laatst bijgewerkt: 2018-10-02 08:11:13

Bij Klippa weten we alles van declaraties. We verwerken bonnen van kopjes koffie, laptops en parkeren op straat. Dit doen we voor kleine MKB’ers en grote gelaagde organisaties. Jij bent op zoek naar een declaratieformulier voor jouw organisatie. Traditioneel wordt dit gedaan in een Excel-formulier. Die stellen we hier dan ook met plezier gratis beschikbaar aan je. Je kunt verschillende voorbeelden van declaratieformulieren hier downloaden. We hebben een voorbeeld declaratieformulier beschikbaar in Excel, in Word, maar je kunt ook digitaal declareren. We bespreken de drie mogelijkheden hieronder.

 

Voorbeeld declaratie formulier in Excel

Via deze link kun je een gratis voorbeeld declaratieformulier downloaden in Excel: Declaratie_formulier_voorbeeld.xls  
Voorbeeld declaratie formulier Excel

Het formulier bevat een aantal stamgegevens die eerst ingevuld dienen te worden. Zonder de naam, het IBAN-nummer en de periode kan je declaratieformulier waarschijnlijk niet goed worden verwerkt. Vervolgens voeg je per declaratie, bonnetje of factuur, een regel toe aan het formulier. Daarbij geef je een omschrijving van het aangekochte product, de datum van aankopen, het bedrag exclusief BTW en het bedrag inclusief BTW. Daaronder volgt een mogelijkheid om kilometers te declareren. Daarbij vul je eveneens de datum en omschrijving toe, om vervolgens het aantal kilometers en de vergoeding per kilometer (in de meeste gevallen 19 cent). Tot slot volgt een onderdeel voor de budgethouder om de declaratie goed te keuren door middel van een handtekening.

Voordelen van declareren via Excel formulier

Excel en financiële administratie gaan hand in hand. Voor allerlei processen wordt de Office-app gebruikt om overzichten te creëren en lijstje te bewerken. Zo lijkt de keuze voor een Excel-formulier om te declareren ook heel logisch. Excel maakt het gemakkelijk om rijen bij elkaar op te tellen en bedragen te vermenigvuldigen, bijvoorbeeld bij kilometervergoedingen. Daarnaast is Excel eenvoudig te formatteren, waardoor je eenvoudig velden die voor jouw bedrijf van toepassing is kunt toevoegen en weghalen.

  • Gemakkelijk rekensommen maken
  • Gemakkelijk formatteren
 

Nadelen van declareren via Excel formulier

Al jaren bestaat de trend om programma's te gebruiken die volledig in de cloud draaien. Geen programma's meer installeren op je computer dus, maar gewoon naar een website gaan waar je een programma kunt gebruiken. Zo ook met spreadsheets. Vroeger was het gebruikelijk om de hele Microsoft Office suite te installeren op je computer, maar tegenwoordig gebruiken veel bedrijven cloud-services zoals Office365 of Google Docs. Het grote nadeel: niet iedereen draait de 'standaard' Excel, maar een verscheidenheid aan programma's. Dat kan problemen opleveren in de formattering van je document. Daarnaast is een document niet gemakkelijk te delen. Het moet verstuur worden via mail, bijlagen toevoegen, bijlagen uitpakken etc.  Ook kun je in een Excel niet zo gemakkelijk wijzigingen maken, die gelijk voor iedereen zichtbaar zijn. Wanneer je bijvoorbeeld een kostensoort toevoegt aan het formulier, is deze niet gelijk voor iedereen zichtbaar. Alleen de mensen die deze nieuwste versie downloaden. Tot slot kunnen er geen afbeeldingen worden toegevoegd in Excel. Dat betekent dat bijlagen altijd los moeten worden toegevoegd, bijvoorbeeld met een nietje.

 
  • Formattering kan afwijken per device en per programma
  • Spreadsheets kosten veel tijd om te delen
  • Niet real-time updaten
  • Geen afbeeldingen als bijlage toevoegen
  • Papierverspilling bij uitprinten
 

Voorbeeld declaratieformulier in Word

Via deze link kun je een gratis voorbeeld declaratieformulier downloaden in Word: Declaratie_formulier_voorbeeld.doc  
Voorbeeld declaratie formulier

Het formulier begint met een aantal stamgegevens. De naam, adresgegevens, het IBAN-nummer en de datum zijn nodig om het formulier goed te verwerken. In de middelste kolom is ruimte om te declareren items toe te voegen. Daarvoor noteer je eerst de datum van aankoop, dan een omschrijving van de kosten, een bedrag exclusief btw en een bedrag inclusief btw. Tot slot nog de totaalbedragen en een handtekening. De budgethouder heeft ook ruimte het formulier aan te vullen met zijn goedkeuring.

Voordelen van declareren via Word formulier

Word is een heel gangbaar bestandsformaat. De meesten van ons openen bijna dagelijks wel een .doc-je. Deze gangbaarheid zorgt ervoor dat alle medewerkers goed begrijpen hoe ze het formulier moeten invullen en ook hoe zet moeten printen. Word staat het toe om afbeeldingen toe te voegen aan een document. Bijlagen als bewijsstuk voor een declaratie kunnen dus eenvoudig worden toegevoegd. Dat zijn wat ons betreft het enige voordelen van declareren via een Word-bestand.

  • Bestandsformaat en programma zijn bekend bij alle medewerkers
  • Afbeeldingen als bijlage toevoegen
 

Nadelen van declareren via Word formulier

Waar zal ik beginnen? Word kent onwijs veel nadelen als het gaat om declareren. Ik zal het eerst vergelijken met het Excel-bestand. Formattering is op een Word een ramp te noemen. Velden schalen nooit zoals je wilt en verspringen willekeurig. Ook kun je in Word geen automatische rekensommen maken, waardoor je veel extra handwerk doet. Ook is het zonde om steeds extra papier uit te printen om declaraties in te dienen en te verwerken. Medewerkers doen werk dubbel: de één typt gegevens over van een bon naar een formulier, de ander typt het wéér over naar het boekhoudpakket. Inefficiënt en foutgevoelig dus. Verder heeft Word een aantal dezelfde nadelen als het Excel-formulier.

  • Lastig formatteren en formattering kan afwijken per device en apparaat
  • Papieren formulieren kosten veel tijd om te delen
  • Geen automatische rekensommen maken, dus veel extra handwerk
  • Niet real-time updaten
  • Papierverspilling bij uitprinten
Ons advies: gebruik geen Word om declaraties in te dienen en te verwerken!
   

Declareren via een online declaratiesysteem

Er bestaan tegenwoordig allerlei oplossingen om digitaal te declareren. Sommige oplossingen zijn geïntegreerd in je boekhoudprogramma, anderen wellicht met je salarisadministratie. Bijna alle oplossingen bieden de oplossing om je declaraties te exporteren naar standaardformaten zoals .csv of .xml. Die kun je vervolgens importeren in je financiële systeem.

   

Voordelen van digitaal declareren

Digitaal declareren biedt gemak en snelheid bij alle stappen in het proces. Het indienen gaat vaak eenvoudig door het maken van een foto. Het bedrijf kan kiezen welke velden moeten worden toegevoegd om een declaratie volledig te maken, bijvoorbeeld een kostensoort of een omschrijving. Digitaal declareren biedt ook de mogelijkheid om eenvoudig te accorderen en een workflow in te richten. Zo kan de declaratie digitaal worden ondertekend door één of meerdere collega's. Dit bespaart enorm veel tijd, omdat er geen formulieren meer in postvakjes belanden en de communicatie volledig online gebeurt. Ook de verwerking verloopt efficiënt. Alle goedgekeurde declaraties kunnen eenvoudig worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Geen overtypwerk meer, minder kans op fouten. Verder brengt het in alle onderdelen van het proces efficiëntie in de communicatie. Ook werken de meeste oplossingen volledig cloud-based, waardoor iedere medewerker overal ter wereld de meest recente informatie ter beschikking heeft.

  • Gebruiksgemak en dus werknemerstevredenheid
  • Altijd meest recente informatie overal te wereld
  • Workflow inrichten
  • Koppelen aan je boekhoudpakket
  • Alle documenten digitaal als back-up

Nadelen van digitaal declareren

Om te beginnen met digitaal declareren zijn een aantal investeringen nodig, zowel in tijd als in geld. Medewerkers moeten wennen aan een nieuwe werkwijze en de nieuwe oplossing moet wellicht geintregreerd worden in je huidige systemen. Daarnaast brengt een nieuwe software tool vaak ook kosten met zich mee. Echter, er bestaan vaak goede handleidingen en helpdesks. Zo bieden wij https://help.klippa.com/ om onze gebruikers te helpen. Kosten leveren bijna altijd een positief rendement op. Klippa rekent standaard 3,99 per medewerker per maand. Zodra je dus per medewerker meer dan 6 minuten bespaard per maand in het gehele declaratieproces, dan leert het rendement op. Bedenk maar eens hoeveel tijd het nu kost: indienen, accorderen, vragen via mail, verwerken etc.

  • Kost een investering in tijd
  • Kost een investering in geld
 

Overweeg je om digitaal te gaan declareren? Kijk dan even op onze speciale pagina over digitaal declareren. Daar laten we zien hoe Klippa werkt. Twijfel je? Stuur ons dan een berichtje via de chat of via mail: support@klippa.com. Wil je een demo inplannen met één van onze productspecialisten? Kijk dan hieronder naar de opties.