Hoe automatiseer je je declaratieproces?

Hoe automatiseer je je declaratieproces?

Steeds meer bedrijven automatiseren hun bedrijfsprocessen, met name hun declaratieproces. En dat is maar goed ook. Volgens ons eigen onderzoek, uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau, vindt 38% van de medewerkers het handmatig indienen en afhandelen van declaraties saai. Meer dan één op de zes zegt er zelfs tegenop te kijken. Medewerkerstevredenheid heeft een directe invloed op hun prestaties en daarmee op de gezondheid van je bedrijf. Een hoge medewerkerstevredenheid leidt tot een hogere productiviteit. Dus als je je medewerkers tevreden wilt houden en de productiviteit hoog, is het verstandig om te overwegen je declaratieproces te automatiseren. Maar hoe gaat dat in zijn werk? 

Ga naar:

De conventionele methode

Declaraties zijn sec bedrijfskosten die door de werknemers worden voorgeschoten. Dit betekent dat werkgevers hun werknemers om een gunst vragen wanneer zij hen voor zakelijke uitgaven laten betalen. Betekent dit ook niet dat het declaratieproces zo soepel mogelijk moet verlopen? Als je uitgaat en de drankjes van je vrienden betaalt, wil je toch geen maand wachten tot ze je terugbetalen? Waarom wachten werkgevers dan vaak een maand of soms zelfs langer? Volgens onze eigen onderzoek wordt bijna één op de vijf Nederlandse werknemers soms zelfs überhaupt niet terugbetaald.  

Het traditionele declaratieproces vereist fysieke bewijzen (bonnen) van gemaakte uitgaven. Werknemers moeten dus de tijd nemen om een formulier in te vullen en de plaats, de verkopende partij, de dienst/product en het bestede bedrag te noteren. De declaraties moeten vervolgens door één of meerdere managers worden goedgekeurd en door iemand van de financiële afdeling worden afgehandeld. Stel je je eens voor hoeveel uren hierin gaat zitten en hoe foutgevoelig het is. Formulieren liggen op iemands bureau, gaan verloren of worden verkeerd ingevuld. 

Voordelen van een digitaal declaratieproces

Gelukkig zijn er geautomatiseerde oplossingen voor onkostenvergoedingen. Door te automatiseren kun je de vervelendste aspecten van declaratieprocessen elimineren. Het vervangt papieren formulieren met een app die gebruikers door elke declaratie leiden. Met de app kunnen medewerkers en financiële teams tot maar liefst 70% aan verwerkingstijd besparen. Reken uit je winst!

Hoe werkt het dan? Werknemers kunnen direct foto’s van bonnetjes uploaden met hun smartphone, waarna de software automatisch gegevens uit de afbeelding haalt (handelaar, bedrag en BTW bijvoorbeeld). Managers worden onmiddellijk op de hoogte gebracht en kunnen de nieuwe uitgave goedkeuren of weigeren. Indien goedgekeurd, worden de uitgaven naar de financiële afdeling gestuurd. Iemand van Finance controleert simpelweg of de gegevens correct zijn, of ze overeenkomen met de info op het bonnetje en verwerkt de declaratie vervolgens in één klik. Bijlagen zijn niet nodig en handmatige data-invoer is verleden tijd!

This image has an empty alt attribute; its file name is approved2-1024x632.png

Als er een inconsistentie of fraude wordt vastgesteld, wordt de betreffende manager automatisch op de hoogte gesteld. Als alle bonnetjes zijn ingediend, kunnen medewerkers binnen enkele minuten een rapport aanmaken. Wat over het algemeen uren zou hebben gekost om te verzamelen en in te dienen, kan nu binnen een paar klikken worden afgehandeld. En met veel minder fouten. 

Ongeveer één op de vijf handmatige declaraties wordt verkeerd ingediend. Ervan uitgaande dat de fouten überhaupt opmerkt worden, kost het herstellen ervan organisaties veel geld. Omdat automatiseringssoftware medewerkers stap voor stap door het proces leidt, is het veel moeilijker om fouten te maken. De software is gebaseerd op Optical Character Recognition (OCR)-technologie die data op bonnen afleest en ervoor zorgt dat het overeenkomt met de declaraties.

Een ander voordeel van automatisering is het real-time overzicht. 57% van de bedrijven ervaart een gebrek aan overzicht over de uitgaven van het bedrijf. Dit is deels te wijten aan het feit dat het moeilijk te voorspellen is hoeveel je medewerkers zullen uitgeven – je weet niet wat ze hebben uitgegeven totdat de declaraties binnenkomen. Met behulp van automatiseringstools kunnen medewerkers echter in real-time uitgaven indienen, zodat Finance een nauwkeuriger beeld krijgt. 

Waar moet je rekening mee houden?

Declaratie-processen zijn gebaseerd op bepaalde business rules, waarbij je rekening houdt met audit-trajecten. Deze structuur wordt ook gebruikt in het nieuwe, geautomatiseerde systeem. Het is belangrijk om – overigens ook bij aan handmatig proces – een declaratiebeleid op te zetten om het automatiseringsproces soepel te laten verlopen. Hier zijn een paar overwegingen die je kunnen helpen bij het opstellen van een degelijk beleid.

  • Kun je de software integreren met je bestaande ERP-systeem? Zo ja, kies dan een leverancier die partners is met je ERP-leverancier. 
  • Wil je medewerkers gebruik laten maken van een bedrijfscreditcard? Zoja, laat de leverancier dit toe?
  • Hoeveel locaties heeft je organisatie en in hoeverre worden declaraties op verschillende locaties verwerkt?
  • Hoeveel bedrijfslagen wil je gebruiken voor het goedkeuren en afhandelen van onkosten?
  • Wie wil je welke autorisatieniveaus geven? Wat wordt de hiërarchie?
  • Wil je limieten stellen voor bepaalde uitgaven? 
  • Welke kostenposten zijn belangrijk voor welke uitgaven?

Zodra je een geschikte softwareleverancier hebt gevonden en klaar bent om het systeem te implementeren, zorg er dan voor dat medewerkers overtuigd zijn van de nieuwe manier van werken. Zorg er ook voor dat je optimaal gebruik maakt van de nieuwe software door regelmatig data te analyseren om een gevoel te krijgen bij uitgavepatronen en om manieren te vinden om meer kosten te besparen. 

Aan de slag met Klippa

Als je op zoek bent naar een leverancier van software voor declaratieverwerking, hoef je niet ver te zoeken. We hebben onze eigen oplossing ontwikkeld die momenteel meer dan duizend merken helpt om veel tijd en geld te besparen. Het indienen van declaraties duurt slechts drie seconden en het goedkeuren nog eens tien, dus tel uit je winst! Meer over onze oplossing vind je hier. Om te zien met welke boekhoudsystemen we integreren, ga naar deze pagina

Voor meer informatie kun je ons een e-mail sturen via support@klippa.com of hieronder een demo inplannen.

Schedule a free online demonstration

A clear overview of Klippa in only 30 minutes.

Works with AZEXO page builder