Waar moet ik rekening mee houden bij het kiezen van declaratiesoftware?


Categorie: Informatief
Laatst bijgewerkt: 2018-09-13 09:22:47

Steeds meer bedrijven gaan op zoek naar goede declaratiesoftware voor hun onderneming. Declareren ging vroeg nog op papier of met Excel- of Wordformulieren. Het invullen en rondsturen van zulke formulieren kost onnodig veel tijd en past niet ideaal in de 'flow'. Declaratiesoftware kan helpen bij het stroomlijnen van het declaratieproces. Van indienen tot verwerken, in alle fases kan software uitkomst bieden. In dit artikel helpen we je, aan de hand van 4 onderdelen, bij het kiezen van de juiste declaratiesoftware voor jou bedrijf. De volgende onderwerpen komen aan bod:

Soorten declaraties

Er bestaan verschillende soorten declaraties. Een declaratie kun je doen bij je zorgverzekering, om zorgkosten terug te vragen. Wanneer je goederen aangeeft bij een douane- of tolkantoor, noemt men dat ook declareren.

De meest voorkomende declaratie is echter de onkostendeclaratie bij je werkgever. Je doet een uitgave ten behoeve van het bedrijf. De financiele administratie verlangt een bonnetje of factuur bij die uitgave, als onderdeel van jouw declaratie.

Voor zorgkostendeclaraties heeft iedere verzekeraar haar eigen app of software. Voor de onkostendeclaraties bestaan verschillende pakketten die, afhankelijk van jouw wensen, veel tijd kunnen besparen voor zowel de indiener als de verwerker.

klippa scan sdk

Gebruikers

Een declaratieproces kent vier soorten gebruikers, met ieder haar eigen wensen.

  1. Indiener / Declarant
  2. Accordeur / Manager
  3. Verwerker / Finance
  4. Directie / Management

Bij het kiezen van de juiste declaratiesoftware, is het belangrijk om deze beslissing van ieders perspectief te bekijken.

Declarant

Declaraties indienen is een vervelende klus. Allereerst moeten alle bonnen bewaard worden. Vervolgens, tijdens het declareren, moeten alle gegevens handmatig worden overgenomen in een formulier. Dat overschrijven of overtypen is tijdrovend en foutgevoelig. Dat kan beter met declaratiesoftware. Twee zaken om over na te denken.

  • Gebruiksgemak is een belangrijk onderdeel in deze keuze. Met welke app is het zo eenvoudig mogelijk om een declaratie in te dienen? Is het maken van een foto genoeg, of worden er meer stappen gevraagd?
  • Overtypen van papier is tegenwoordig niet meer nodig. Veel softwarepakketten bieden de mogelijkheid van scan&herken. Dan worden gegevens, zoals verkoper, datum en totaalbedrag automatisch herkend. Dat scheelt een hoop tijd.

Manager

Eens in de week, eens in de maand, legen de budgetverantwoordelijken hun postvakje om declaraties te accorderen. Een papierwinkel: formulieren met een tros bonnen eraan vastgeniet. Vervolgens wordt er geacht dat de manager iedere declaratie bekijkt en checkt of de betreffende bon is bijgevoegd. Goedkeuren gaat dan vaak met de hand. Een wedervraag stellen is erg omslachtig, dus meestal wordt er snel een krabbel gezet en in het volgende postvakje gedrukt. Declaratie-oplossingen hebben hier een aantal zaken verbeterd.

  • Op ieder moment kan de manager inloggen en de goedkeuring doen. Hij ziet een overzicht met openstaande declaraties. Per map of per bon kan de manager zien of de uitgave legitiem is en de betreffende bon verschijnt tegelijkertijd op zijn scherm.
  • Wanneer informatie ontbreekt, kan de manager eenvoudig een berichtje sturen aan de declarant. "Voor welke klant was dit ook al weer?" bijvoorbeeld. De declarant is dan altijd op de hoogte wanneer er vertraging ontstaat in de uitbetaling.

Finance

Het leven van een financieel medewerker bij een gemiddelde onderneming is de laatste jaren sterk veranderd. Voorheen bestond een groot deel van het takenpakket uit het verwerken van inkoopfacturen en declaraties. De geaccordeerde documenten moeten ingeboekt worden in het financieel pakket voor verantwoording en uitbetaling. Al dat handmatige werk wordt nu langzaam afgebouwd, zodat er meer tijd overblijft voor slimmer werk, zoals rapportages of prognotiseren. Declaratiesoftware helpt de financiële afdeling enorm bij de verwerking van de formulierenstroom.

  • Net zoals bij inkoopfacturenverwerking, bespaart Scan & Herken enorm in de verwerkingstijd. Een must-have voor de finance-afdeling dus. Zij hoeven zelf geen bonnen of facturen meer over te typen.
  • Vanuit de declaratiesoftware kunnen alle declaraties direct worden overgenomen in het boekhoudpakket. Bijna alle software biedt de mogelijkheid om gegevens te exporteren. Gangbare formaten zijn Excel, CSV of XML (UBL). Boekhoudpakketten kunnen deze bestanden inlezen, waardoor er geen handmatig overtypwerk meer is.
  • Sommige pakketten bieden de mogelijkheid om te koppelen met je boekhoudsoftware. Dat maakt verwerking nóg efficiënter. Meer daarover onder het kopje 'Koppelingen'.

klippa inzicht declaratie verwerking

Directie

De directie speelt vaak geen actieve rol in het declaratieproces. Zij hebben behoefte aan inzicht en controle. Bij traditioneel declareren was dit nauwelijks mogelijk. Papieren kunnen natuurlijk uit postvakjes gevist worden, maar dat geeft geen overzicht. Pas in het boekhoudpakket komen de getallen naar boven. Declaratiesoftware kan de directie helpen.

  • Statistieken geven direct inzicht in de declaraties per gebruiker, per afdeling etc. In sommige pakketten kan dit gedownload worden in raportagen, als managementinformatie. Bij andere oplossingen is het direct zichtbaar in de software
  • Wanneer de directie specifieke declaraties of het gehele proces wil controleren, is dat digitaal eenvoudig te regelen. Vaak kennen declaratie-oplossingen een rechtenstructuur. Wanneer de directie alle rechten krijgt toegewezen, kunnen zij alle declaraties bekijken en overzien. Meerdere pakketten bieden een audittrail of een declaratiegeschiedenis. Dan is altijd inzichtelijk wie er goedkeuring heeft gegeven en op welk moment.

Een voorbeeld van zo'n auditrail:

declaratiegeschiedenis, declaratie audit trail

Verschillende onkosten

Ook binnen het domein van onkostendeclaraties bestaan verschillende soorten uitgaven. Medewerkers maken op drie manieren onkosten:

  1. Uitgaven met hun eigen geld
  2. Uitgaven met zakelijke pinpas of creditcard
  3. Reiskosten declaratie

Dit is een belangrijke overweging bij de keuze van declaratiesoftware. Bedenk eerst welke uitgaven er in jouw organisatie voorkomen en bekijk of de software die mogelijkheden biedt. Uitgaven uit eigen portemonnee of per zakelijke pas lijken erg op elkaar in het proces, alleen de één moet terugbetaald worden, de ander niet.

Kilometerdeclaraties zijn anders. Er wordt geen bijlage toegevoegd, maar een begin- en een eindpunt. Sommige declaratiepakketten hebben een ingebouwde optie via Google Maps om kilometerdeclaraties te doen.

Koppelen met boekhouding

In de keuze van ieder softwarepakket is het belangrijk dat de oplossing kan koppelen aan je bestaande softwarestraat. Mogelijkheden van koppelen zijn dus essentieel. Bij declaratiesoftware zien we grofweg twee typen koppelingen: directe koppelingen en exportkoppelingen.

In de meeste ideale situatie biedt de declaratie-oplossing de mogelijkheid van een directe koppeling met jouw boekhoudpakket. Dat betekent dat de declaratiesoftware direct inkoopboekingen kan boeken in jouw inkoopboek en daarnaast een betaling kan klaarzetten, indien nodig.

Een exportkoppeling brengt ook enorm veel tijdsbesparing met zich mee. Bekijk of het declaratiepakket kan exporteren naar gangbare formaten zoals CSV of XML. Jouw boekhoudpakket heeft ongetwijfeld de mogelijkheid om zo'n bestand in te laden en te verwerken.

Heb je nog meer vragen over digitaal declareren of specifieke wensen voor jouw organisatie? Stel ons dan gerust een vraag via support@klippa.com. We geven je binnen één dag antwoord!