Op maat gemaakte Expense Management-oplossing via een API

Op maat gemaakte Expense Management-oplossing via een API

Expense management software is booming. Volgens Grand View Research is de markt voor zulke software al tijden gestaag aan het groeien, met een jaarlijkse groei van tenminste 12.4%. Er is daarom ook erg veel concurrentie op deze markt, wat je al gauw zal merken als je zoekt naar land in een zee vol expense management software. 

Zulke softwarebedrijven bieden doorgaans vrij algemene SaaS-oplossingen voor het declaratiebeheer van je bedrijf. Ze kunnen je vaak directe en handzame software bieden, maar ze weten zelden precies te bieden wat jij nodig hebt. Het zou zonde zijn om in zo’n tool te investeren, gezien je dan niet het meest uit je investering haalt en je declaratieproces dus nog altijd niet ten volle is gestroomlijnd. Daarom is het erg belangrijk om een systeem te kiezen die precies bij jou past.

Om je zo goed mogelijk in dit proces te helpen, zullen we eerst het concept expense management toelichten. Daarna behandelen we de verscheidene opties die voor je declaratiebeheer beschikbaar zijn en hoe je de beste optie kiest. En last but not least, zullen we de heilige graal van declaratiebeheer presenteren: een volledig op maat gemaakte declaratie-oplossing die al jouw wensen vervuld.

Hebben we je aandacht? Mooi! Laten we beginnen met beantwoorden van een vraag.

Ga naar:

Wat is Expense Management?
Wat zijn je opties wanneer je een declaratie-oplossing zoekt?
Wat kan een Expense Management API?
Waarom zou je voor een Expense API kiezen?
Hoe implementeer je een op maat gemaakte Expense Management-oplossing?
Voorbeelden van op maat gemaakte Expense Management-oplossingen
Heeft Klippa de juiste snaar geraakt?


Wat is Expense Management?

Een Expense Management-oplossing (in het Nederlands ‘declaratiebeheer’) is software die je kunt gebruiken om al je zakelijke uitgaven te verwerken en te beheren.

Deze software faciliteert the indienen, automatisch verwerken en autoriseren van declaraties en de daaraan verwante boekhouding.

Over het algemeen verlicht deze oplossing de druk op zowel werknemers als managers, daar het gebruiksgemak biedt, suffe taken uit handen neemt, tijd bespaart en een overzichtelijke workflow oplevert.

Declaraties in de vorm van bonnetjes, facturen en andere soorten documenten worden automatisch gescand en geupload naar de cloud service. Bij de scan wordt gebruik gemaakt van OCR (Optical Character Recognition) om alle data die je nodig hebt van zulke documenten automatisch te extraheren. 

Met behulp van deep learning-technieken wordt de data op gescande bonnen en facturen gecontextualiseerd en gecategoriseerd, waardoor de declaratie automatisch georganiseerd naar handige data wordt omgezet. De declaraties kunnen dan automatisch naar de juiste collega worden gestuurd voor goedkeuring.

De Expense Management-oplossing versnelt dus alle workflows die met alledaags declaratiebeheer te maken hebben.

Klippa Pro

Wat zijn je opties wanneer je een declaratie-oplossing zoekt?

Er zijn declaratie-oplossingen in verschillende soorten en maten. Dat is een voordeel omdat je daarmee je oplossing precies kan vormen naar de wensen van je bedrijf. Laten we eens kijken naar vier mogelijkheden:

Off-the-shelf SaaS-oplossing

Wanneer je een algemene oplossing nodig hebt en deze snel werkend wil hebben, dan is de full-service oplossing, zoals Klippa SpendControl, de juiste keuze. Je maakt een account aan, voegt gebruikers en gaat meteen van start.

Het voornaamste voordeel die deze optie je geeft is de directe start. Het is een prefab oplossing die meteen klaar is voor gebruik en bovendien is het een bewezen service vanwege het gebruik door andere klanten.

Een significant nadeel is echter dat het geen flexibele oplossing is. Het systeem is niet makkelijk tot niet aanpasbaar op wat voor jou specifieke business case het beste werkt.

White Label oplossing

Als je een expense management-systeem wil presenteren in je eigen visuele stijl, dan is een White Label de oplossing voor jou. Het is een complete service die er aan de voorkant volledig uitziet als je eigen app.

In essentie is deze oplossing hetzelfde als de SaaS-oplossing, wat zoveel betekent als dat het niet makkelijk aanpasbaar is. Het is wel wat flexibeler, gezien het aan je specifieke visuele voorkeuren kan worden aangepast. Niemand zal zien dat het niet je eigen app is, omdat het naar jouw visual brand is vormgegeven.

Zelf een app bouwen

Een andere optie is om zelf een volledige service uit de grond te stampen. Niet alleen heb je voor het bouwen van een eigen app een volledig inhouse team van developers nodig, daarnaast vergt het tijd voor research en testen, een financiële injectie voor het team en kantoorruimte, en is het vooral ook een afwijking van focus die je bedrijf normaliter heeft op je product.

Het is dus een behoorlijk prijzige en gecompliceerde keuze om zelf een oplossing te bouwen. Waarom zou je het ook zelf doen als er bewezen oplossingen bestaan die direct geïmplementeerd kunnen worden?

Expense API

De laatste, maar zeker niet de minste, keuze is om een volledig op maat gemaakte expense management-oplossing te implementeren. De meest interessante optie is dan om voor een Expense API te kiezen. Dit betekent dat de backend van een bestaand expense management-systeem, alle interne functionaliteiten van de service, geïntegreerd wordt in je eigen visuele stijl en als onderdeel van je eigen frontend.

Deze service is zeer flexibel, gezien je de presentatie en implementatie ervan volledig in eigen handen hebt. Of je nou je eigen frontend bouwt of een backend implementeert in je bestaande frontend: de keuze is helemaal aan jou.

Met deze oplossing kun je volledig profiteren van de kwaliteit en configuratie van de API zonder de controle uit handen hoeft te geven aan een externe partij.

Wat kan een Expense Management API?

De Expense Management API is de backend-functionaliteit van een full service expense management-oplossing. Elke moderne oplossing bestaat zowel uit een frontend als backend, waardoor je met deze oplossing zelf geen backend hoeft te bouwen. Als je dus op zoek bent naar een oplossing die je in een handomdraai geïmplementeerd hebt in je frontend, dan is dit precies de service voor jou. 

Dus dan is nu de vraag welke backend-functies de API zoal bevat. De volgende features zijn de meest prominente:

  • User management & rollen
    Het toewijzen van rollen aan je werknemers of collega’s zodat je gemakkelijk alle personele uitgaven en declaraties kunt beheren en autorisatie-flows kunt specificeren.
  • Het toevoegen, beheren en automatisch verwerken van documenten
    Met behulp van OCR en machine learning kun je alle datavelden op bonnen, facturen of andere documenten extraheren en beheren.
  • Vele types datavelden
    Er zijn eindeloos veel types datavelden die je kunt extraheren en beheren, van productnamen tot BTW-percentages en van merchant tot tijd van aankoop.
  • Autorisatie-flows
    De API laat je de autorisatie-flows in je bedrijf stevig versnellen, met name omdat alle declaratieverzoeken automatisch naar de juiste personen worden gestuurd voor goedkeuring.
  • Exportmogelijkheden
    Wanneer je je declaratieverzoeken of -overzichten in een bepaald format moet exporteren zodat deze in een bestaande workflow past, bijvoorbeeld in je database of een simpele spreadsheet, dan kan de API dit met één muisklik in je gewenste format exporteren.
  • Opties voor integratie
    De Klippa API kan in elk boekhoudsysteem dat je maar gebruikt worden geïntegreerd. We hebben momenteel al integraties en koppelingen voor software als Exact, AFAS, SAP, en nog meer.

Waarom zou je voor een Expense API kiezen?

Als je twijfelt tussen een Expense API-oplossing en het volledig bouwen van je eigen oplossing, dan is het belangrijk om de voor- en nadelen van elke oplossing te overwegen. Hierbij een handig voorschotje op alle grote voordelen van een Expense API-oplossing:

  • Fast time to market
    Een pasklare oplossing, dat laatste stukje van de puzzel, zal je verzekeren van vlotte stap op het marktplein. Om meer tijd te investeren om het zelf op te lossen zou zonde zijn.
  • Expertise en ervaring
    De Klippa oplossing komt met jarenlange ervaring met het oplossen van problemen en het verbeteren van de service. Door de API te gebruiken, zul je de noodzaak om zelf oplossingen te bedenken omzeilen. Je kunt Klippa gerust zien als de ervaren partner die klaarstaat om je te helpen met je specifieke benodigdheden.
  • Eenvoudige upsell
    Je kunt de service aan je klanten eenvoudig verbeteren door dat extra stukje handige technologie aan te bieden.
  • Klantbehoud en -groei
    Als je een bestaande service net dat stukje automatisering mist, dan zal het toevoegen van een Expense API bouwsteen je klantervaring sterk verbeteren. Een cross-sell zal ze motiveren om klant te blijven en je aan te raden bij bekenden.
  • Extra service
    Niet alleen zul je je klanten extra service bieden, je hoeft zelf niet eens dat extra stukje service up to date te houden of te verbeteren. Dit wordt allemaal voor je gedaan.
  • Je eigen frontend
    De gebruikservaring heb je nog altijd in eigen handen, dus je kunt je service aan je klanten eenvoudig persoonlijk houden. Je biedt wat jij het beste acht voor je klanten. Door je eigen frontend te gebruiken, weet je dat het product dat je aanbiedt ook echt jouw product is. 
  • Voorspelbare- en beperkte kosten
    Als je iets van de grond aan op moet bouwen, is het vaak moeilijk goed te voorspellen wat de volledige kosten van de development en de service zullen zijn. Door een bestaande Expense API bouwsteen te implementeren weet je meteen een vaste prijs, welke afgestemd is op de omvang van de geboden oplossing.

Hoe implementeer je een op maat gemaakte Expense Management-oplossing?

Ongeacht of je zelf een app bouwt en de backend bouwstenen integreert of deze bouwstenen simpelweg in je bestaande systeem implementeert, met beide oplossingen ervaar je het voordeel van de Expense Management API-oplossing.

De Klippa Expense Management API gebruikt de laatste technologie om de implementatie te vereenvoudigen en versnellen. Bovendien is de service in zijn geheel erg betrouwbaar. Een voorbeeld van deze state of the art technieken is het gebruik van GraphQL.

GraphQL is een query-taal die door een gelaagde aanpak ervoor zorgt dat heel veel data in een keer geladen kan worden. De lagen in deze taal zijn bijvoorbeeld bedrijf, afdeling, gebruiker, kassabon, enzovoort. Normaal gesproken zou iedere datalaag individueel ingeladen moeten worden, wat veel meer tijd kost.

Het is gemaakt op een developer-vriendelijke manier waardoor je de GraphQL-componenten in een handomdraai in bestaande software kan integreren. Bovendien is het erg goed gedocumenteerd, dus je developers zullen altijd over alle benodigde informatie beschikken om een succesvolle implementatie van de API te bewerkstelligen.


Voorbeelden van op maat gemaakte Expense Management-oplossingen

Dan rest nu de vraag: hoe zien de specifieke use cases van Expense Management API-oplossingen eruit? Laten we een paar voorbeelden bekijken:

Corporates

Grote bedrijven, vooral diegenen met meerdere dochterondernemingen, hebben vaak meerdere declaratiesystemen onder het dak. Waarom niet gewoon één? Nou, dit kan uiteenlopende redenen hebben maar meestal is dit het resultaat van meerdere legacy-systemen die zijn blijven hangen na fusies en acquisities. 

Een corporate kan ervoor kiezen om een geharmoniseerd proces te implementeren door één app in te zetten voor het aanvragen en autoriseren van declaraties. Deze app kan ook ook AI-functionaliteiten toepassen om kassabonnen of facturen automatisch aan specifieke corporate cards te koppelen.

De autorisatie-flow wordt verbeterd door een deel van de Expense Management-service in een aanwezig systeem te implementeren. Deze functionaliteiten werken met elke ERP- of boekhoudsoftware die je maar kunt bedenken.

Kaartverstrekkers

Snel en efficiënt credit card-transacties koppelen aan kassabon-data kan tamelijk complex zijn, gezien deze vaak onderdeel zijn van verschillende systemen en daarom een compleet ander format bevatten.

Dit is een uitdaging voor zowel corporate cards, omdat deze door een bank aan bedrijven worden verstrekt, als privékaarten, welke als persoonlijke portemonnee worden verstrekt door bedrijven aan klanten.

De Expense Management API heeft een ingebouwde functie die de data op een kassabon contextualiseert en deze automatisch aan transacties kan worden verbonden.

Voor corporate cards betekent dit dat de kassabon en kaartbezitter binnen een paar seconden gekoppeld kunnen worden, zodat een restitutieverzoek pijlsnel naar de manager kan worden gestuurd. Binnen een mum van tijd is de transactie geautoriseerd.

Door de kassabonnen en transacties centraal op te slaan kun je er zeker van zijn dat aankopen met een privékaart effectief gebruikt kan worden voor loyalty- of cashback-doeleinden en voor garantie op aangeschafte producten.

Software- en fintech-bedrijven

Als je software-oplossing aanbiedt, maar je zou graag extra services aan je product willen toevoegen, dan zijn de Expense Management bouwstenen een easy fix.

Je kunt de scan en herken-bouwsteen van de Expense Management API naast je bestaande software laten functioneren via een White Label-oplossing. Daarmee biedt je een volledig digitale workflow en kun je eenvoudig met boekhoudsoftware als Exact of AFAS koppelen.

De bouwsteen kan onderdeel zijn van je futuristische end-to-end Expenses app, waarmee je klanten dus een nòg betere service biedt.

Accountancy- en boekhoudkantoren

Als accountant of boekhouder zul je ongetwijfeld al gematigd tevreden zijn met de boekhoudsoftware die je gebruikt. Desalniettemin zullen de handmatige taken die jij en je klanten in de verwerking van declaraties en facturen moeten uitvoeren een overbodig nadeel zijn.

Een investering in een volledig nieuw, smart boekhoudsysteem om zulke taken te automatiseren is vaak erg prijzig. Daarom is de integratie van een bewezen service-bouwsteen precies wat je zoekt. Als je klanten hebt met complexe autorisatie-flows of omslachtige declaratieverwerking, dan bieden de op-maat-gemaakte bouwstenen precies de oplossing.

Het automatiseren van declaratie- of factuurverwerking kan bijvoorbeeld erg eenvoudig met een OCR API. Alle data op kassabonnen en facturen worden automatisch gescand, gelezen en gecontextualiseerd, en zonder enige moeite linea recta naar juiste persoon voor autorisatie worden verstuurd.

Deze voorbeelden zijn maar greep uit de eindeloze use cases die de Expense Management-oplossing rijk is. Denk bijvoorbeeld aan banken die een oplossing kunnen bieden aan MKB-ers of ZZP-ers die een systeem nodig hebben voor de persoonlijke financiën. De Klippa Expense Management API biedt dus een allround oplossing tot een wijd palet aan gebruikers.


Heeft Klippa de juiste snaar geraakt?

Ben je geïnteresseerd in welke op maat gemaakt service Klippa jouw bedrijf kan bieden? Twijfel dan niet om contact met ons op te nemen via [email protected] of door een demo in te plannen met een van onze productspecialisten. We zouden meer dan blij zijn om samen met je na te denken over de beste oplossing voor jou.

 Schedule a free online demonstration

A clear overview of Klippa in only 30 minutes.

Works with AZEXO page builder