Gebruiksvriendelijke declaratie app

Gebruiksvriendelijke declaratie app

Verdwaalde bonnetjes en papieren declaratieformulieren, een grote ergernis binnen organisaties. Grote stapels bonnen die je hebt gebundeld om ze daarna zogenaamd efficiënt in te dienen bij je manager of de financiële administratie. Niet wetend dat de ergernis daarna alleen maar toeneemt. Managers krijgen namelijk verschillende declaratierapporten aangeleverd die geaccordeerd moeten worden en de administratie dient deze vervolgens handmatig over te typen in de boekhouding. We zien daarom steeds vaker dat bedrijven overstappen op een meer gedigitaliseerd declaratieproces. We zetten graag de voordelen op een rijtje van declaratiesoftware inclusief declaratie app.

Digitaal declareren is eenvoudiger voor medewerkers

Je declaraties digitaal indienen met een app of op een uitgeprint excelformulier. Als je die keuze aan je medewerkers voorlegt, is de kans groot dat ze kiezen voor het eerste. Het indienen van een declaratie wordt door velen namelijk als tijdrovende en vervelende klus gezien. Met Klippa is het indienen van een declaratie zo eenvoudig als het maken van een foto; je scant de bon, vult eventueel aanvullende informatie in, en je kunt de declaratie indienen. Klik, klik, klaar!

Digitaal declareren is foutloos

Declareren is geen primaire taak van het personeel. Het komt je vast bekend voor; net voor de salarisrun nog even snel je laatste declaraties indienen zodat je ze nog krijgt uitbetaald. Door dit ‘even snel’ te doen neemt de nauwkeurigheid af waardoor er bij een papieren declaratieproces vaak fouten worden gemaakt. Bonnen worden niet goed aangeleverd, of zelfs verkeerd overgetypt door de administratie. We zien vaak terug dat bij organisaties typefouten worden gemaakt, declaraties onvolledig zijn ingediend, of niet in lijn zijn met de declaratierichtlijnen. Dit alles leidt tot een inefficiënt proces. Met Klippa maken we gebruik van scan en herken; jij scant het bonnetje en wij herkennen de gegevens. Via verschillende autorisatielagen kunnen jouw declaraties daarna nog worden aangepast of aangevuld worden, waarna ze worden geboekt en uitbetaald. Declaraties die niet conform de regels zijn, kunnen met een simpele klik worden afgekeurd met een specifieke opmerking.

Digitaal declareren is efficiënter

De laatste stap in het declaratieproces wordt gedaan door de financiële administratie. Zij zorgen voor de verwerking in de boekhouding en dat het voorgeschoten bedrag wordt terugbetaald. Waar dit met een papieren proces handmatig wordt overgetypt kun je met declaratiesoftware alles automatiseren. Klippa kun je bijvoorbeeld koppelen met je boekhouding en zo onder meer de grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projectcodes inladen. Het verwerken van declaraties is op die manier volledig geautomatiseerd en daarmee zorgt declaratiesoftware voor een efficient proces.  

Wil je meer weten over Klippa? Neem gerust contact met ons op of plan een online demo met een van onze productspecialisten.