Declaraties verwerken in boekhouding met Klippa

Declaraties verwerken in boekhouding met Klippa

Declaraties. Voor de hele organisatie zijn ze vaak een storende factor. Bonnetjes raak je kwijt, declaratieformulieren invullen kost je tijd en bij het verkeerd invullen ben je zomaar een maand verder voordat je onkosten zijn uitbetaald. Nu hebben we het over een volledig papierendeclaratieproces, maar ook (deels) digitale oplossing kunnen beter en efficiënter. Zo zou het declaratieproces voor indieners, managers en de financiële administratie geen zorg meer moeten zijn. Met Klippa nemen we deze zorg uit handen en zorgen we dat alle declaraties direct en betrouwbaar kunnen worden verwerkt in de boekhouding. Hoe we dat doen leggen we je graag uit in deze blogpost.

Koppeling met de boekhouding

Door Klippa te integreren met je boekhouding kun je goedgekeurde declaraties direct boeken. Conceptbetalingen worden automatisch aangemaakt en het enige wat je nog hoeft te doen is deze definitief te verwerken. Benieuwd met welke boekhoudpaketten je kunt koppelen? Bekijk dan onze koppelingen pagina.

Hoe landen declaraties dan precies in de boekhouding?

Een directe koppeling met je boekhoudpakket betekent dat we in Klippa alles kunnen synchroniseren. Zo synchroniseren we onder meer de grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projecten. Op basis van de ingediende declaratie doen we een slim boekingsvoorstel waarin we deze gegevens hebben meegenomen.

Hoe werkt dat dan precies?  

In Klippa kun je declaratiecategorieën aanmaken en toewijzen aan grootboekrekeningen. Deze kun je vervolgens beschikbaar maken voor (groepen) medewerkers. Hetzelfde geldt voor de kostenplaatsen, kostendragers en projecten. Dat ziet er bij het indienen van een declaratie als volgt uit:

Declareren met Klippa

Na deze stap wil je de declaratie goedkeuren. Afhankelijk van het aantal autorisatielagen komen de declaraties ter beschikking voor een betreffende manager of gelijk bij de financiële administratie. Finance medewerkers hebben in Klippa de bevoegdheid om de declaraties direct met de juiste waarden te boeken. Dat ziet er als volgt uit:

Door op ‘Opslaan en boeken’ te drukken schiet je het bonnetje naar de boekhouding en wordt de indiener met een notificatie op de hoogte gebracht dat zijn of haar declaratie is goedgekeurd. Afhankelijk van het type boekhoudpakket stuurt Klippa ook de bon mee in de boeking.

Mocht je vragen hebben of meer willen weten over Klippa, neem dan gerust contact met ons op. Je kunt een berichtje sturen naar support@klippa.com of een online demo inplannen met een van de productspecialisten.

Demo plannen