Ben je aan het overwegen om af te stappen van Scan Sys? Of zoek je voor het eerst een oplossing voor factuurverwerking? We hebben alle belangrijke informatie voor je op een rij gezet, zodat je kunt ontdekken wat Klippa SpendControl van de rest onderscheid.
Veel gebruikers van factuurverwerking software worstelen met het ontbreken van een mobiele app, wat leidt tot omslachtige processen en inefficiëntie. Als jouw bedrijf ook beperkt wordt door het gebrek aan een mobiele oplossing, ben je niet de enige. Hier zijn een paar redenen waarom bedrijven overstappen naar Klippa en waarom het ook voor jou de juiste keuze kan zijn.
Zonder een speciale mobiele app wordt het beheren van uitgaven en facturen omslachtig en inefficiënt, wat leidt tot vertragingen en fouten. Klippa biedt een volledig geïntegreerde mobiele en desktopoplossing, waarmee gebruikers hun uitgaven eenvoudig kunnen vastleggen, goedkeuren en beheren, waar ze ook zijn.
Dankzij een gebruiksvriendelijke interface, realtime synchronisatie en goede prestaties zorgt Klippa voor een soepele uitgaven- en factuurverwerking. Of je nu op kantoor, onderweg of thuis werkt.
Fraudepreventie: bescherm je bedrijf tegen onrecht
Fraude en dubbele declaraties kunnen bedrijven duizenden euro’s per jaar kosten, maar veel platforms bieden geen ingebouwde fraudedetectie. Klippa heeft een geavanceerd fraudedetectie systeem dat verdachte transacties en dubbele declaraties automatisch identificeert.
Dankzij AI-technologie en slimme controles worden onregelmatigheden direct herkend en gemarkeerd, zodat alleen legitieme uitgaven worden goedgekeurd. Zo behoud je volledige controle en financiële zekerheid.
Automatische kilometer registratie: nauwkeurig, efficiënt en tijdbesparend
Zonder een ingebouwde kilometerregistratie functie zijn bedrijven afhankelijk van handmatige invoer, wat leidt tot onnauwkeurige declaraties en extra administratief werk.
Klippa biedt een slimme kilometerregistratie die zakelijke ritten automatisch bijhoudt. Met een Google Maps-integratie, realtime tracking en eenvoudige declaratie-opties kunnen medewerkers hun ritten probleemloos registreren, terwijl de financiële afdeling volledige controle en inzicht behoudt.
Meertalige ondersteuning: perfect voor internationale teams
Voor bedrijven die internationaal opereren, kan een platform zonder meertalige ondersteuning een grote belemmering vormen. Klippa biedt een gebruiksvriendelijke oplossing met ondersteuning voor meerdere talen, waardoor teams wereldwijd eenvoudig en efficiënt met het systeem kunnen werken.
Of je nu facturen verwerkt, declaraties goedkeurt of financiële rapportages opstelt, Klippa zorgt ervoor dat taal geen barrière vormt voor een soepele samenwerking binnen jouw organisatie.
Als je een veilige en betrouwbare oplossing voor factuurverwerking zoekt, dan is Klippa volgens ons de beste keuze als alternatief voor Scan Sys. Maar eerlijk is eerlijk, we zijn misschien een beetje bevooroordeeld. Daarom raden we je aan om verschillende softwareproviders te vergelijken, zodat je de oplossing vindt die het beste bij jouw bedrijf past.
Hoe werken de goedkeuring workflows van SpendControl?
SpendControl maakt gebruik van een multi-level aanpak voor het goedkeuren van facturen. Je kunt vaste goedkeuringsstromen instellen in de instellingen en facturen aan specifieke workflows toewijzen zodra ze binnenkomen. Afhankelijk van je gebruikersrechten in SpendControl kun je bepaalde taken uitvoeren, zoals het boeken van facturen in je boekhoudsysteem.
Wil je specifieke workflows instellen? Dat is geen probleem. SpendControl helpt je facturen automatisch naar de juiste goedkeurders te sturen.
Hoe voeg ik facturen en documenten toe aan SpendControl?
SpendControl biedt verschillende manieren om facturen toe te voegen. De meeste bedrijven ontvangen hun facturen via e-mail, daarom hebben we een unieke Klippa-e-mail ontwikkeld waar je facturen naartoe kunt doorsturen. Alle gegevens worden automatisch uit de e-mail of bijlage(s) geëxtraheerd en toegevoegd aan het Klippa-dashboard.
Heb je facturen op je computer staan? Geen probleem! Je kunt ze eenvoudig handmatig toevoegen in SpendControl. Ontvang je facturen op papier? Gebruik dan de Klippa App om het document te scannen en direct te verwerken.
Heeft SpendControl goedkeuringsrichtlijnen en individuele workflows?
Ja, onkostendeclaraties gaan eerst naar de manager voor goedkeuring en vervolgens naar de financiële afdeling. Je kunt ook specifieke workflows instellen, zoals automatische goedkeuringen voor parkeertickets onder de 5 euro of extra goedkeuring door de CFO voor bedragen boven de 1000 euro.
Welke talen worden ondersteund door Klippa?
Klippa ondersteunt alle Latijns-alfabetische talen, waaronder Nederlands, Engels, Frans, Spaans, Duits, Portugees, Italiaans, Deens, Zweeds, Fins, Grieks en meer. Hebreeuws is momenteel in BETA. Extra talen kunnen op verzoek worden ondersteund.
Heeft SpendControl een mobile app?
Ja, SpendControl heeft een mobiele app voor zowel Apple als Android. Met de Klippa App kun je facturen eenvoudig scannen en goedkeuren, waar je ook bent. De toegewezen facturen verschijnen in je takenlijst binnen de app.
Kan SpendControl worden geïntegreerd met mijn ERP- of boekhoudsysteem?
Ja, in de afgelopen jaren is SpendControl softwarepartner geworden van verschillende boekhoud- en ERP-systemen. In veel gevallen is er een API-integratie, waardoor gegevens in beide richtingen worden gesynchroniseerd. Daarnaast biedt SpendControl intelligente export-/importbestanden om eenvoudig journaalposten aan te maken.
Wat gebeurt er met buitenlandse valuta tijdens internationale zakenreizen?
Reizen jouw medewerkers naar het buitenland en maken ze daar zakelijke kosten? In SpendControl worden de gegevens van de bon automatisch omgezet naar de gewenste valuta, zonder dat je iets hoeft te doen. De oorspronkelijke valuta wordt ook opgeslagen.
Wat zijn Klippa Business Expense Cards en hoe kunnen ze worden gebruikt?
Klippa Business Expense Cards, ook bekend als medewerkers- of kasgeldkaarten, zijn betaalkaarten die worden uitgegeven aan werknemers voor hun werkgerelateerde uitgaven. In plaats van hun eigen geld voor te schieten, kunnen medewerkers aankopen doen met de kaart en simpelweg de bon uploaden.
Deze kaarten zijn beschikbaar in zowel een virtuele als fysieke vorm, waardoor ze eenvoudig in verschillende situaties kunnen worden gebruikt. Dit verbetert het declaratieproces van je bedrijf en zorgt voor meer transparantie en controle over zakelijke uitgaven.
Klippa Expense Cards worden uitgegeven door Pliant. Voor meer informatie kun je de FAQ-pagina van Pliant raadplegen.
Is het eenvoudig om over te stappen naar Klippa?
Ja, overstappen naar Klippa is eenvoudig en naadloos. Klippa is ontworpen om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dankzij diverse functies en ondersteuning kun je snel zonder grote onderbrekingen aan de slag:
1. Eenvoudig onboarding proces: Klippa biedt een gebruiksvriendelijke onboarding met stapsgewijze begeleiding bij de installatie en integratie met je bestaande systemen. Geen technische expertise nodig om snel te starten.
2. Ondersteuning bij datamigratie: Stap je over van een andere documentverwerkingsoplossing? Klippa helpt bij de migratie van je bestaande documenten en workflows, zodat alles probleemloos wordt overgezet.
3. Integratie met bestaande tools: Klippa koppelt eenvoudig met diverse tools en applicaties, zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen en cloudopslag, waardoor je zonder grote verstoringen kunt blijven werken met je vertrouwde systemen.
4. Aanpasbare workflows: Stem de workflows van Klippa af op je bestaande processen, zodat je zonder grote veranderingen kunt overstappen en de oplossing direct aansluit op je manier van werken.
5. Toegewijde ondersteuning: Ons supportteam staat klaar om je te begeleiden tijdens de overstap. Of je nu vragen hebt of hulp nodig hebt bij de implementatie, Klippa zorgt voor een vlotte overgang.
Dankzij deze functies maakt Klippa het eenvoudig om over te stappen en je documentverwerking snel te automatiseren.
Voldoet SpendControl aan de GDPR-richtlijnen?
Ja, SpendControl is GDPR-conform en ISO 9001- en ISO 27001-gecertificeerd. Onze oplossing is daardoor geschikt voor zowel gebruik binnen als buiten Europa. We maken gebruik van veilige verbindingen, automatische back-ups, firewalls en encryptie om jouw gegevens te beschermen. Daarnaast voeren externe partijen regelmatige penetratietests uit, en op verzoek stellen we gedetailleerde beveiligingsdocumentatie beschikbaar.
Heb je nog meer vragen?
Heb je nog meer vragen over onze SpendControl-oplossing? Neem contact met ons op via e-mail, telefoon of in de chat!