Vijf redenen waarom apps en AP factuurverwerking hand in hand gaan

Vijf redenen waarom apps en AP factuurverwerking hand in hand gaan

Als organisatie is het vrijwel onmogelijk om geen producten of diensten van andere bedrijven te kopen. Helaas is het verwerken van facturen voor Accounts Payable (AP) vervelend en frustrerend en daarom stappen veel bedrijven over op apps voor digitale factuurverwerking. Weet je niet zeker of je wel of niet moet digitaliseren? Hieronder vind je vijf voordelen van apps voor factuurverwerking die jou en je bedrijf verder helpen.

Traditioneel wordt in een crediteurenadministratie een factuur gegenereerd en verzonden door een leverancier, geprint en fysiek naar een manager gebracht voordat de factuurgegevens worden ingevoerd. Die gegevens worden goedgekeurd en er wordt een cheque geschreven en teruggestuurd naar de leverancier. Dit hele proces kan 30 tot 90 dagen duren, volgens een Business Insider-rapport.

In een geautomatiseerd AP factuurproces wordt een factuur ingediend bij een facturatie-platform, waar deze wordt verwerkt en goedgekeurd en de betaling naar de leverancier gaat. Alle partijen baten bij dit proces, aangezien automatisering de kosten tot 70% omlaag kan brengen en efficiëntie tot 70% kan verbeteren. 

1 Nooit meer onnodig gegevens overnemen: Niet alleen betekent automatisering het einde van handmatige data-invoer, ook stelt Scan en Herken (Optical Character Recognition (OCR)) organisaties in staat om facturen binnen een paar klikken goed te keuren en te verwerken. De software zoekt naar tekst in afbeeldingen, zoals scans of bijlagen, en haalt alle relevante gegevens eruit en categoriseert deze. Met Klippa worden alle facturen verwerkt met automatische tekstherkenning (Scan en Herken). Dit betekent dat de verwerkingstijd tot 70% omlaag gaat. 

2 Digitale autorisatie-workflows met business rules: Met een (web)app is het mogelijk om facturen in een digitale autorisatie-stroom goed te keuren en direct in het boekhoudsysteem vast te leggen, met zelflerende journal entries. Een digitale workflow zorgt voor een gestroomlijnd goedkeuringsproces en een duidelijk overzicht van de status van een factuur. Over efficiëntie gesproken! Onze zogenaamde business rules bepalen of bepaalde facturen automatisch worden goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer een factuur bijvoorbeeld foutieve gegevens bevat of een bepaald limiet overschrijdt, kan de software dit automatisch detecteren en een melding sturen naar de relevante manager. Onze software zoekt ook naar dubbele facturen, waardoor je nooit twee keer een factuur betaalt. 

3 Interface en koppeling met boekhoudsysteem: Stuur betrouwbare boekingsregels van Klippa naar je boekhoudsysteem/ERP-pakket met een real-time interface. Dit betekent directe boekingen! Hoewel de interface zelf niet uniek is, is onze zelf-ontwikkelde, zelflerende software dat wel. Gebruikers krijgen zelflerende boekingsvoorstellen waarin automatisch de juiste crediteur en het juiste grootboek worden getoond, wat het boeken nog efficiënter maakt. 

Klippa dashboard facturen

4 Betaal leveranciers sneller: Te laat betalen betekent soms ook meer betalen, omdat je geen gebruikmaakt van vroegbetaalkortingen. Erger nog, je wil irritatie bij leveranciers vermijden en voorkomen dat ze geen zaken meer met je willen doen. Zorg ervoor dat jij en de leveranciers waarmee je de afgelopen maanden of zelfs jaren een langdurige relatie hebt opgebouwd, vrienden blijven door je factuurproces te automatiseren. Onze Klippa-app heeft een handige automatische herinneringsfunctie die je helpt om op tijd te betalen.

5 Goedkeuren waar en wanneer je maar wil, via de smartphone of elk ander apparaat: De meeste mensen zijn gewend om hun smartphone overal mee naartoe te nemen. Dit betekent dat ze altijd en overal in staat zijn om facturen goed te keuren. Dit is deels waarom het gebruik van een app voor Accounts Payable het proces aanzienlijk versnelt.

Kortom, apps zijn geweldig voor de verwerking van facturen en daarom ook geweldig voor je bedrijf. We begrijpen dat het een hele drempel kan lijken om uw factuurproces te digitaliseren, vooral in de huidige COVID-19 situatie. Echter, de voordelen in termen van gelukkigere werknemers en leveranciers, betere workflows en tijd- en geldbesparing, maken het zeker de moeite waard. 

Wil je meer weten over de oplossingen die wij bieden of hoe wij je bedrijf kunnen helpen om die volgende stap te zetten? Neem dan contact met ons op via de chat of e-mail: support@klippa.com. Wil je een demo inplannen met een van onze productspecialisten? Bekijk dan de onderstaande mogelijkheden.

Works with AZEXO page builder