In veel bedrijfsprocessen is snelheid een enorme factor in het meten van de efficiëntie. Eén van de belangrijkste processen in een bedrijf dat meestal relatief traag is, is factuurverwerking. Bedrijven verdrinken vaak in alle facturen die verwerkt moeten worden. Het is tijdrovend, fouten komen vaak voor en facturen worden regelmatig te laat betaald. De reden hiervoor is dat de goedkeuringsprocedure voor facturen in veel bedrijven een eeuwenoud proces is. Gelukkig is er een oplossing: digitale software voor de goedkeuring van facturen. De heilige graal van tijdbesparing en het minimaliseren van fouten in de factuurverwerking en -goedkeuring.
Verandering is vaak lastig
Een van de moeilijkste dingen in het leven en bedrijfsleven is verandering. Mensen accepteren de dingen zoals ze zijn, omdat ze er vertrouwd mee zijn. Ze zijn niet bereid te veranderen omdat ze vastzitten aan wat ze gewend zijn te doen. De bedrijfsomgeving is hier een goed voorbeeld van, want ook al wordt de 21e eeuw soms ‘het tijdperk van de digitalisering’ genoemd, bedrijven hanteren nog steeds veel handmatige en papieren processen. Dit zijn meestal procedures die precies hetzelfde patroon volgen als twee decennia geleden. Dat geldt ook voor de financiële afdeling en de manier waarop zij facturen beheren en goedkeuren.
Laten we een vereenvoudigd voorbeeld geven van hoe facturen meestal door een organisatie stromen om goedkeuring te krijgen:
De verwerking van een inkoopfactuur begint met het ontvangen van de factuur ergens in jouw organisatie op papier of digitaal. In het geval van papier moet het worden gedigitaliseerd door het te scannen. Nu moeten alle gegevens van de factuur uit het document worden gehaald en worden doorgegeven aan het boekhoud- of ERP-systeem. In veel gevallen wordt dit handmatig gedaan. De factuur moet nu worden doorgegeven aan de juiste afdeling om er zeker van te zijn dat deze correct is en moet worden betaald aan de leverancier. In veel gevallen gaat de factuur nu van bureau naar bureau om handtekeningen te krijgen van alle relevante managers.
Zodra alle managers hebben getekend, gaan de facturen terug naar de financiële afdeling. Zij slaan de ondertekende facturen op als bewijs en tekenen soms hun handtekening. De factuur wordt nu als goedgekeurd beschouwd, wordt verwerkt in de boekhoudsoftware en is klaar voor betaling.
Om het nog realistischer te maken, stel je voor dat we het niet over één enkele factuur hebben, maar over honderden of duizenden facturen die door meerdere niveaus van uw organisatie bewegen. Klinkt dat als een ouderwets en foutgevoelig proces? Geen wonder dat er veel tijd nodig is om een factuur te betalen, vaak ook langer dan de betalingsvoorwaarden van de factuur. Gelukkig kan dit proces vereenvoudigd en gedigitaliseerd worden met software voor de goedkeuring van facturen.
Voordelen van software voor het goedkeuren van facturen
De bovengenoemde procedure is niet schaalbaar, waardoor je vroeg of laat het punt van chaos of snel stijgende kosten bereikt en realiseert dat digitalisering noodzakelijk is. Gelukkig zijn wij er om je te laten zien wat de voordelen van digitale factuurgoedkeuring en -verwerking zijn.
- 24/7 bereikbaarheid in de cloud.
- Goedkeuring van facturen op desktop en mobiel.
- Geautomatiseerde herinneringen om de goedkeuringstijd te versnellen.
- Gebruikersrechten om te bepalen welke goedkeuringen door welke medewerkers kunnen worden gedaan.
- Dynamisch workflowpatroon (autorisatiestromen) die kunnen worden aangepast aan de behoeften van de organisatie.
- Business rules voor geautomatiseerde goedkeuringen en het toekennen van workflows. Facturen van bijvoorbeeld kostenplaats Amsterdam moeten worden goedgekeurd door de regiomanager, tenzij ze meer dan 5000 euro bedragen, dan moet ook de CEO zijn goedkeuring geven.
- 1 klik goedkeuring. Overal en altijd.
- Sneller, minder fouten en goedkoper.
Onze factuurbeheersoftware
Bekijk de onderstaande video voor een snel overzicht van hoe onze software werkt:
Onze passie is het maken van de gebruikersvriendelijkste en betrouwbaarste software voor invoice approvals. In de loop der jaren hebben we veel factuurverwerkingsprocedures in bedrijven geanalyseerd, honderden financiële managers en CFO’s gesproken. Dit heeft geresulteerd in een mooie lijst van functies die we hebben geïmplementeerd in onze module Factuurverwerking.
Wil je meer weten over het automatiseren van factuurverwerking? Plan hieronder een online demonstratie in en wij tonen je alle ins en outs.
