Software voor het accorderen van facturen

Software voor het accorderen van facturen

In veel bedrijfsprocessen is snelheid een enorme factor in het meten van de efficiëntie. Een van de belangrijkste processen in een bedrijf dat meestal relatief traag is, is de factuurverwerking. Bedrijven verdrinken vaak bijna in alle facturen die verwerkt moeten worden. Het aantal uren dat het proces ingaat is moeilijk te traceren, fouten komen vaak voor en goedkeuringen nemen zo veel tijd in beslag dat facturen te laat worden betaald. De reden hiervoor is dat de goedkeuringsprocedure voor facturen in veel bedrijven een eeuwenoud proces is. Gelukkig is er een oplossing: digitale software voor de goedkeuring van facturen. De heilige graal van tijdbesparing en het minimaliseren van fouten in de factuurverwerking en -goedkeuring

Verandering is vaak lastig

Een van de moeilijkste dingen in het leven en bedrijfsleven is verandering. Mensen accepteren de dingen zoals ze zijn, omdat ze er vertrouwd mee zijn. Ze zijn niet bereid te veranderen omdat ze vastzitten aan wat ze gewend zijn te doen. De bedrijfsomgeving is hier een goed voorbeeld van, want ook al wordt de 21e eeuw soms ‘het tijdperk van de digitalisering’ genoemd, er zijn nog steeds veel handmatige en papieren processen in bedrijven. Dit zijn meestal procedures die precies hetzelfde patroon volgen als twee decennia geleden. Dat geldt meestal ook voor de financiële afdeling en de manier waarop zij facturen beheren en goedkeuren.

Laten we een vereenvoudigd voorbeeld geven van hoe facturen meestal door een organisatie stromen om goedkeuring te krijgen:

De verwerking van een inkoopfactuur begint met het ontvangen van de factuur ergens in jouw organisatie op papier of digitaal. In het geval van papier moet het worden gedigitaliseerd door het te scannen. Nu moeten alle gegevens van de factuur uit het document worden gehaald en worden doorgegeven aan het boekhoud- of ERP-systeem. In veel gevallen wordt dit handmatig gedaan. De factuur moet nu worden doorgegeven aan de juiste afdeling om er zeker van te zijn dat deze correct is en moet worden betaald aan de leverancier. In veel gevallen gaat de factuur nu van bureau naar bureau om handtekeningen te krijgen van alle relevante managers.
Zodra alle managers hebben getekend, gaan de facturen terug naar de financiële afdeling. Zij slaan de ondertekende facturen op als bewijs en tekenen soms hun handtekening. De factuur wordt nu als goedgekeurd beschouwd, wordt verwerkt in de boekhoudsoftware en is klaar voor betaling.

Om het nog realistischer te maken, stelt u zich voor dat we het niet over één enkele factuur hebben, maar over honderden of duizenden facturen die door meerdere niveaus van uw organisatie bewegen. Klinkt dat als een ouderwets en foutgevoelig proces? Geen wonder dat er veel tijd nodig is om een factuur te betalen, vaak ook langer dan de betalingsvoorwaarden van de factuur. Gelukkig kan dit proces vereenvoudigd en gedigitaliseerd worden met software voor de goedkeuring van facturen.

Voordelen van software voor het goedkeuren van facturen

De bovengenoemde procedure is niet schaalbaar, waardoor je vroeg of laat het punt van chaos of snel stijgende kosten bereikt en je jezelf realiseert dat digitalisering in de organisatie noodzakelijk is. Gelukkig zijn wij er om je te laten zien wat de voordelen van digitale factuurgoedkeuring en -verwerking zijn.

  • 24/7 bereikbaarheid in de cloud.
  • Goedkeuring van facturen op desktop en mobiel.
  • Geautomatiseerde herinneringen om de goedkeuringstijd te versnellen.
  • Gebruikersrechten om te bepalen welke goedkeuringen door welke medewerkers kunnen worden gedaan.
  • Dynamisch workflowpatroon (autorisatiestromen) die kunnen worden aangepast aan de behoeften van de organisatie.
  • Business rules voor geautomatiseerde goedkeuringen en het toekennen van workflows. Facturen van bijvoorbeeld kostenplaats Amsterdam moeten worden goedgekeurd door George, de regiomanager, tenzij ze meer dan 5000 euro bedragen, dan moet ook de CEO zijn goedkeuring geven.
  • 1 klik goedkeuring. Overal en altijd.
  • Sneller, minder fouten en goedkoper.

Onze Factuur Goedkeuringssoftware

Onze passie bij Klippa is het maken van de meest gebruiksvriendelijke en betrouwbare software voor Invoice Approvals. In de loop der jaren hebben we veel factuurverwerkingsprocedures in bedrijven geanalyseerd, honderden financiële managers en CFO’s gesproken. Dit heeft geresulteerd in een mooie lijst van functies die we hebben geïmplementeerd in onze module Factuurverwerking. We realiseren ons dat het verwerken van facturen niet je core business is, maar het moet wel snel en accuraat gebeuren. Bekijk de onderstaande video voor een snel overzicht van hoe onze software werkt:

Wilt u meer weten over onze oplossing en hoe deze uw factuurverwerkingsstroom kan optimaliseren? Plan hieronder een online demonstratie in en wij tonen je alle ins en outs.

Schedule a free online demonstration

A clear overview of Klippa in only 30 minutes.

Image Map WordPress builder