De rol van de factuurverwerking binnen Accounts Payable (AP) is aan het transformeren en de reden daarvan is automatisering. Vervelende en kostbare handmatige processen worden steeds meer vervangen door geautomatiseerde processen die organisaties efficiënter maken. Klippa is voortdurend oplossingen aan het ontwikkelen voor betere factuurverwerkingsprocessen. Door klanten te voorzien van end-to-end automatisering, kostenbeheersing, krachtige data-gedreven inzichten en best-in-class ondersteuning, helpen wij organisaties met hun digitale transformatie. En dat willen we ook voor jou doen.
Natuurlijk is het digitaliseren van processen een grote stap: je verandert de manier waarop je collega’s werken en iedereen moet wennen aan een nieuwe tool. Zeker in de huidige COVID-19 situatie lijkt het implementeren van zo’n grote verandering wat eng. Maar we willen graag uitleggen waarom deze angst niet gegrond is door middel van vijf sterke argumenten. Aan het eind digitaliseer je liever vandaag dan morgen.
- Het is efficiënter: het wegwerken van papierwerk betekent dat facturen niet meer verloren gaan of op iemands bureau blijven liggen en automatische herinneringen zorgen ervoor dat ze niet ergens in het proces worden vergeten. Automatische herinneringen helpen je ook om op tijd te betalen en voorkomen dat dezelfde factuur twee keer wordt betaald. Dit is vooral interessant voor organisaties met meer dan één locatie of die gecompliceerde autorisatiestromen hebben. Hoe meer mensen in het goedkeuringsproces, hoe groter de kans op menselijke fouten. Een geautomatiseerde oplossing kan menselijke fouten met 1-3% verminderen, volgens Rudolf Melik in zijn boek The Rise of the Project Workforce: Het managen van mensen en projecten in een platte wereld.
- Het is sneller, dus meer tijd voor je core business: iedereen weet dat tijd geld is. Gemiddeld kost een eenvoudig handmatig factuurverwerkingsproces ongeveer $6-8 per factuur, volgens onderzoek van iControldata. Bedrijven met complexe AP-processen betalen soms zelfs $40-$50 per factuur. Als je bedenkt hoeveel facturen je elke maand handmatig verwerkt, wordt snel duidelijk dat de impact op de portemonnee van je bedrijf groter is dan de drempel om te automatiseren. Wanneer je automatiseert, worden alle facturen verwerkt met automatische tekstherkenning (Scan en Herken). Dit betekent geen handmatige gegevensinvoer meer en dit bespaart tot 70% aan verwerkingstijd.
- Het is sneller, dus leveranciers krijgen ook sneller betaald: Te laat betalen betekent soms ook meer betalen, omdat je afziet van vroegbetaalkorting. Erger nog, je wil voorkomen dat leveranciers geïrriteerd raken of zelfs geen zaken meer met je willen doen. Zorg ervoor dat jij en je leveranciers vrienden blijven door factuurbeheer te automatiseren.
- Beter overzicht: Met een geautomatiseerd systeem kun je facturen met een paar eenvoudige klikken goedkeuren of afwijzen. Een integratie met je boekhoudsystemen stelt de financiële afdeling in staat om de goedgekeurde uitgaven efficiënt te verantwoorden. Facturen kunnen via verschillende routes aan de workflow worden toegevoegd. Facturen die als bijlage in e-mails zijn opgenomen, worden via een automatische e-mail doorgestuurd naar de workflow. Papieren facturen kunnen in bulk worden gescand en als aparte regels in de workflow worden gepresenteerd met behulp van een document splitter. Klippa biedt zelfs een mobiele app aan waarin documenten kunnen worden toegevoegd door simpelweg een foto te maken. Makkelijker wordt het niet! In een gebruiksvriendelijk dashboard krijg je actiegericht inzicht in de status van facturen en de gemiddelde doorlooptijd per medewerker, de kosten van afdelingen, kostenplaatsen, projecten en periodes.
- Automatische fraudedetectie: Voorkom fouten en fraude met automatische detectie van identieke facturen. Natuurlijk vertrouw je als werkgever op je medewerkers, maar fraude komt wel voor en fouten des te meer. Als je bijvoorbeeld met meer dan één collega aan een project werkt, kan het gebeuren dat twee of meer collega’s een factuur sturen voor dezelfde kosten. Terwijl dit niet noodzakelijkerwijs door het menselijk oog wordt opgemerkt, detecteert automatiseringssoftware de fout gemakkelijk en stuurt het een melding naar de aangestelde manager. Wederom een geldbesparing. Een ander voorbeeld van een geautomatiseerd preventief controlemechanisme is het matchen van het bankrekeningnummer in de stamgegevens van de crediteur uit het boekhoudsysteem, met het bankrekeningnummer op de factuur. De gebruiker wordt gewaarschuwd in geval van een discrepantie.
Terwijl het voor je bedrijf slechts een kleine moeite is om af te stappen van handmatige factuurverwerking, wegen de voordelen van digitale factuurverwerking op tegen het nadeel van verandermanagement. Als je meer wil weten over hoe jouw organisatie kan profiteren van het automatiseren van het factuurbeheer, kun je ons een bericht sturen via de chat of e-mail: [email protected]. Wil je een gratis online demo inplannen met een van onze productspecialisten? Bekijk dan de onderstaande opties. Meer lezen over software voor het accorderen van facturen? Dat kan natuurlijk.