KLANTVERHALEN | OVERHEIDSORGANISATIE
Hoe de organisatie voor rechtspraak haar uitgavenbeheer digitaliseert
Ontdek hoe deze Nederlandse overheidsorganisatie haar onkostenbeheer digitaliseert met Klippa. Dit helpt papierwerk te verminderen, efficiëntie te verhogen en zorgt voor snelle vergoedingen voor rechters.
Over de organisatie
Deze onafhankelijke juridische organisatie in Nederland is verantwoordelijk voor eerlijke en onpartijdige juridische procedures in het hele land. Met een groot netwerk van rechters die zaken in het hele land behandelen, is efficiënt onkostenbeheer cruciaal voor het vergoeden van rechtbankgerelateerde kosten zoals reiskosten en dagvergoedingen. De organisatie had een gestroomlijnde digitale oplossing nodig om het declaratieproces voor rechters te moderniseren.
De uitdagingen van het verwerken van onkostendeclaraties op papier
Voordat Klippa werd geïmplementeerd, vertrouwde de organisatie op traditionele, handmatige processen voor het afhandelen van declaraties. Het hele onkostenproces was nog steeds gebaseerd op papier, waarbij rechters handmatig bonnetjes en declaraties moesten indienen, die vervolgens werden beoordeeld en verwerkt door administratief personeel.
Deze aanpak was tijdrovend, foutgevoelig en inefficiënt bij het verwerken van het grote aantal declaraties in meerdere gerechtsgebouwen. Het gebrek aan automatisering maakte het moeilijk om nauwkeurige en tijdige vergoedingen te garanderen.
Verbetering van onkostenbeheer met Klippa’s geautomatiseerde verwerking
Met het volledig digitale uitgavenbeheersysteem van Klippa heeft de organisatie haar vergoedingsproces getransformeerd. Rechters kunnen nu naadloos hun onkosten indienen via een webapp en mobiele app, zodat ze kosten kunnen declareren voor griffierechten, kilometervergoedingen, openbaar vervoer, taxikosten en parkeerkosten.
Binnen het platform van Klippa is een op maat gemaakt formulier gecreëerd dat rechters door het proces van het selecteren van relevante uitgaven leidt. Het formulier wordt op basis van de invoer van de rechter door het systeem aangepast, zodat alle benodigde informatie, zoals de locatie van het gerechtsgebouw, de zittingsdatum en de gerechtelijke functie, nauwkeurig wordt ingevuld. Deze automatisering garandeert dat compensatiebedragen voor griffierechten en kilometerdeclaraties correct worden berekend.
Bovendien automatiseert Klippa de export van dagelijkse onkostengegevens naar het Oracle Leonardo systeem van de organisatie, waardoor het handmatig invoeren van gegevens niet meer nodig is. Elke dag wordt een gepersonaliseerd XLSX-bestand gegenereerd met alle ingediende onkostendeclaraties.
Dit bestand wordt vervolgens automatisch overgedragen en verwerkt in het systeem van de organisatie via een geplande integratie, waardoor de financiële administratie in realtime wordt bijgewerkt zonder menselijke tussenkomst. Dit versnelt niet alleen de verwerking van declaraties, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid door het risico op handmatige invoerfouten te verkleinen.
Waarom Klippa
De organisatie koos voor Klippa omdat het een op maat gemaakte en gebruiksvriendelijke digitale oplossing kon bieden die naadloos aansloot op de bestaande processen. De intuïtieve interface maakte het makkelijker voor rechters om hun onkostendeclaraties in te dienen, waardoor het vergoedingsproces minder complex werd. Bovendien zorgde de mogelijkheid van Klippa om een custom export naar Oracle Leonardo te genereren voor een soepele integratie met het financiële systeem van de organisatie. Hierdoor werd handmatige gegevensinvoer voorkomen en de algehele efficiëntie werd verbeterd.
Een andere belangrijke factor was Klippa’s co-creatie aanpak tijdens de pilotfase. Door nauw samen te werken met de organisatie zorgde Klippa ervoor dat het onkostenbeheersysteem specifiek werd ontworpen om aan hun operationele behoeften te voldoen. Dit samenwerkingsproces zorgde voor een soepele overgang van een op papier gebaseerd systeem naar een volledig digitale workflow, zodat aan alle vereisten werd voldaan terwijl het gebruiksgemak voor de eindgebruikers behouden bleef.
De voordelen
Volledig digitaal uitgavenbeheer
Rechters kunnen nu onkosten indienen via een web- en mobiele app, waardoor papieren declaraties niet meer nodig zijn en het vergoedingsproces gestroomlijnd wordt. Optimaal gebruiksgemak en een verbeterde gebruikerstevredenheid.
Naadloze integratie met Oracle Leonardo
Geautomatiseerde dagelijkse XLSX-exports zorgen voor een soepele gegevensoverdracht naar het financiële systeem van de organisatie, waardoor er minder fouten optreden bij het handmatig invoeren van gegevens.
Verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid
Automatisering minimaliseert menselijke fouten, versnelt goedkeuringstijden en zorgt voor correcte compensatieberekeningen voor griffierechten en kilometerdeclaraties.
Minder administratieve werklast
Door onkostendeclaraties te digitaliseren, kan het personeel zich richten op taken van hogere waarde in plaats van het handmatig verwerken en controleren van bonnetjes.