KLANTVERHALEN | NATIONALE LOTERIJ
Efficiënt creditcardbeheer bij een nationale loterij dankzij Klippa
Ontdek hoe een nationale loterijorganisatie meer grip kreeg op zakelijke creditcardtransacties met Klippa SpendControl. Het verbeterde het inzicht, versterkte de compliance en versnelde de goedkeuringen.
Over de organisatie
Deze nationale loterij is een gereguleerde organisatie binnen de kansspelindustrie en verantwoordelijk voor het beheer van nationale gokactiviteiten, met focus op integriteit, transparantie en naleving van wet- en regelgeving. Door de brede spreiding van medewerkers die zakelijke kosten maken met bedrijfspassen, liep de organisatie tegen uitdagingen aan op het gebied van gestructureerd toezicht en correcte categorisatie van uitgaven.
De uitdaging: creditcarduitgaven buiten het ERP beheren
Voor de inzet van Klippa ontbraken gestructureerde processen voor het verwerken van creditcarduitgaven. De transacties werden buiten het bestaande ERP-systeem, Unit4 Coda, beheerd. Dit resulteerde in beperkt inzicht, compliance-risico’s en een gebrek aan gestandaardiseerde goedkeuringsflows. De toewijzing van kosten aan afdelingen of kostenplaatsen gebeurde onregelmatig, wat rapportage en audits bemoeilijkte.
Klippa SpendControl brengt structuur in het goedkeuringsproces
Door Klippa SpendControl te implementeren, voerde de organisatie een lichte, doelgerichte laag in voor het beheer van creditcardtransacties. De oplossing maakt het mogelijk om uitgaven te taggen, categoriseren en door te sturen ter goedkeuring op basis van vooraf ingestelde regels, zoals kaartgebruiker en kostenplaatslimieten.
Deze nieuwe werkwijze biedt een duidelijk audittrail en een gestructureerde goedkeuringsflow, zonder aanpassingen in het ERP. Omdat de toepassing zich beperkt tot één administratie en uitsluitend gericht is op creditcardbeheer, kon de implementatie snel en gericht plaatsvinden.
Kernpunten van de implementatie:
Waarom Klippa
De organisatie koos voor Klippa vanwege de unieke mogelijkheid om gedetailleerde controle en inzicht te bieden in creditcarduitgaven vanuit financieel perspectief, iets wat het ERP (Unit4 Coda) niet standaard ondersteunde. Hoewel Klippa geen directe integratie bood, werd een aangepaste exportoplossing ontwikkeld voor compatibiliteit met het ERP.
Zo kreeg het financiële team snel grip op de creditcarduitgaven, zonder te hoeven wachten op lange integratietrajecten. Klippa bleek daarmee de ideale oplossing voor een snelle implementatie en meetbare controle.
De voordelen
Gecentraliseerde tracking & compliance
Gecentraliseerd beheer en goedkeuring van creditcarduitgaven, met verbeterde compliance en auditgereedheid.
Regelgestuurde kostenplaats-toewijzing
Kostenplaatsen en uitgavenlimieten toegewezen op basis van regels, voor consistente categorisatie per afdeling.
Eenvoudige implementatie, geen ERP-wijzigingen
Snelle, lichte invoering zonder aanpassingen in het ERP systeem of bestaande factuurverwerkingsprocessen.
Meer transparantie & verantwoording
Betere zichtbaarheid en verantwoording voor het gebruik van bedrijfspassen via gestructureerde goedkeuringsflows.