KLANT VERHALEN | BORON MANAGEMENT
Hoe Boron management factuurgoedkeuring automatiseerde
Ontdek hoe Boron Management zijn factuurverwerking optimaliseerde met Klippa en de verbeterde NetSuite-integratie. Het resultaat: meer efficiëntie, minder fouten en schaalbare workflows over meerdere entiteiten.
Over Boron Management
Boron Management is het family office en private investeringsbedrijf van de familie J.A. Fentener van Vlissingen. Het ondersteunt meerdere stichtingen die zijn opgericht door verschillende familieleden en werkt vanuit een langetermijnvisie gericht op het opbouwen van een blijvend nalatenschap voor toekomstige generaties. Boron werd in 1975 opgericht door John Fentener van Vlissingen met als doel verschillende investeringen onder één overkoepelende structuur samen te brengen.
Van Vlissingen is ook de oprichter van BCD Group, een wereldwijde speler in de reisbranche. Met een sterk ondernemerschap en focus op continuïteit is Boron uitgegroeid tot een gerespecteerd familiebedrijf dat een breed scala aan financiële en filantropische belangen beheert. Voor de samenwerking met Klippa verwerkte het financiële team van Boron facturen handmatig in NetSuite, zonder een gecentraliseerd systeem voor goedkeuringsflows of schaalbaarheid.
De uitdagingen van handmatige factuurgoedkeuring in de consultancy sector
Voor de implementatie van Klippa was Boron Management afhankelijk van handmatige factuurinvoer en ongestructureerde administratie via NetSuite. Elke factuur werd handmatig verwerkt, zonder gestructureerd goedkeuringsproces of centrale zichtbaarheid, wat leidde tot inefficiëntie en knelpunten.
De toenemende complexiteit van het beheer van meerdere entiteiten en afdelingen maakte dit probleem alleen maar groter. Goedkeuringen moesten handmatig worden opgevolgd en essentiële informatie werd over het hoofd gezien of werd verkeerd doorgestuurd. Dit resulteerde in vertragingen, een hoger risico op fouten en beperkte controle over de financiële workflow.
Boron Management verhoogt efficiëntie met Klippa’s factuurverwerking en verbeterde NetSuite integratie
Door de inzet van Klippa’s automatiseringstechnologie heeft Boron Management zijn goedkeuringsproces voor facturen aanzienlijk gestroomlijnd. Klippa introduceerde slimme goedkeuringsflows die specifiek zijn afgestemd op afdelingen zoals Marketing, HR en Facilitair. Historische gegevens werden benut om leveranciersherkenning en suggestie logica toe te passen, waardoor facturen automatisch bij de juiste goedkeurders terechtkomen. Voor facturen hoger dan €5.000 is automatische dubbele goedkeuring vereist, waardoor het proces betrouwbaar en controleerbaar blijft.
Daarnaast maakt Klippa’s OCR-technologie het mogelijk om automatisch de juiste juridische entiteit te herkennen per factuur. Dankzij e-mailrouting en op vertrouwen gebaseerde automatisering kunnen bepaalde flows zelfs volledig zonder handmatige controle door Finance worden afgehandeld. De self-service configuratie stelt Boron in staat om workflows zelfstandig te beheren en op te schalen, van één naar maar liefst 70 administraties, zonder voortdurende externe ondersteuning.
Een belangrijk onderdeel van de implementatie was Klippa’s vernieuwde integratie met NetSuite. Dankzij deze koppeling worden facturen direct geboekt in NetSuite zodra ze binnenkomen in SpendControl, wat zorgt voor realtime boekhoudkundige nauwkeurigheid.
Zodra een factuur volledig is goedgekeurd in SpendControl, wordt de status in NetSuite automatisch bijgewerkt van “Pending Approval” naar “Approved”. Bij afkeuring verandert de status naar “Rejected”. Gebruikers kunnen boekingen vóór definitieve goedkeuring heropenen en aanpassen, wat extra flexibiliteit en nauwkeurigheid biedt. Andere verbeteringen waren onder meer:
Deze verbeteringen maakten de integratie krachtiger, gebruiksvriendelijker en beter afgestemd op complexe financiële omgevingen, een grote winst voor zowel Boron als toekomstige Klippa-klanten die NetSuite gebruiken.
Waarom Klippa
Boron Management koos voor Klippa vanwege de intelligente OCR-functionaliteit, de aanpasbare goedkeuringsflows en de bewezen ondersteuning van organisaties met meerdere juridische entiteiten. De flexibiliteit, schaalbaarheid en self-service configuratiemogelijkheden van het platform sloten naadloos aan op Borons behoefte aan autonomie en controle. Klippa’s vermogen om zich aan te passen aan complexe en voortdurend veranderende financiële structuren maakte het tot de voorkeursoplossing.
De voordelen voor Boron Management
Gecentraliseerd beheer over meerdere administraties
Met Klippa kon Boron per entiteit en afdeling efficiënte workflows inrichten, wat zorgde voor meer controle en transparantie.
Snellere & efficiëntere factuurverwerking
Automatische routering en suggestielogica zorgden voor minder handmatig werk en snellere goedkeuringen.
Schaalbare oplossing met minimale IT-afhankelijkheid
Boron schaalt moeiteloos op van één naar 70 entiteiten met volledige interne configuratie, zonder extra ondersteuning van Klippa.
Krachtige NetSuite-integratie
Realtime boekingen, statusupdates, SuiteTax en custom dimensies bieden maximale automatisering voor NetSuite-gebruikers.