Volgens het CBS heeft inmiddels bijna 90 procent van de Nederlandse bedrijven het basisniveau van digitalisering bereikt.
Toch loopt de boekhouding bij veel organisaties nog ver achter: papieren facturen, handmatig overtypen en goedkeuringsprocessen via e-mail zijn nog altijd de norm.
In deze blog lees je wat digitaal boekhouden precies inhoudt, welke voordelen het oplevert, welk boekhoudprogramma bij jouw organisatie past en hoe je de overstap stap voor stap maakt.
Key Takeaways
- Minder handmatig werk: Digitalisering versnelt de boekhouding en vermindert fouten
- Altijd inzicht in je financiën: Documenten staan in de cloud en zijn real-time beschikbaar
- Geen papier meer nodig: Je bespaart ruimte en voorkomt zoekwerk in archiefkasten
- Betere controle & fraudepreventie: Digitale systemen herkennen dubbele of afwijkende facturen
- Koppeling met Doxis levert tijdswinst op: Met pre-accounting software bespaar je tot 70% verwerkingstijd
Wat is digitale boekhouding?
Digitale boekhouding betekent dat je volledige financiële administratie, van inkoopfacturen en bonnetjes tot bankmutaties en declaraties, in de cloud wordt verwerkt en bewaard.
Gegevens worden automatisch vastgelegd via boekhoudsoftware en zijn real-time beschikbaar voor iedereen die toegang nodig heeft. Papieren archiefkasten en handmatig overtypen horen daarmee definitief tot het verleden.
Het verschil met traditioneel boekhouden zit niet alleen in het medium, maar ook in de snelheid en controle. Waar je bij papieren administratie wacht tot het einde van het kwartaal om een accountant door mappen te laten gaan, zijn documenten bij digitale boekhouding direct beschikbaar zodra ze binnenkomen.
Vlotte documentverwerking dankzij digitaal boekhouden
Als je efficiënter wilt boekhouden, kan je het beste met de digitalisatie trend meegaan. Papier zet een rem op een vlotte documentverwerking.
Door de boekhouding te digitaliseren en documenten automatisch te verwerken met OCR-technologie, komen jij en de klant van deze papierberg af. OCR voor boekhouding maakt het mogelijk om bonnetjes en facturen te scannen en direct om te zetten naar digitale data, zonder handmatige invoer. De administratie is dan beschikbaar in de cloud en alle bevoegde personen hebben altijd en overal toegang tot de digitale boekhouding.
Nieuwe documenten zijn gelijk beschikbaar voor accountants. Dankzij digitaal boekhouden hoeven zij niet meer tot het einde van het kwartaal te wachten totdat er door de mappen kan worden gegaan. In dit geval heeft de accountant te maken met minder piekvolumes aan het einde van de periode, waardoor het werk beter gespreid wordt.
Voordelen van digitaal boekhouden
Digitalisatie van de boekhouding brengt een hoop voordelen met zich mee:
- Minder foutgevoelig: Digitaal boekhouden neemt een deel van de menselijke handelingen weg, waardoor het aantal handmatige fouten flink vermindert
- Overzichtelijk: Alle data is altijd digitaal beschikbaar in het boekhoudsysteem, zodat je real-time inzicht hebt in je financiële huishouding
- Inzichtelijk: Omdat de gegevens beschikbaar zijn in de cloud, zijn deze altijd en overal raadpleegbaar
- Ruimtebesparing: Archiefkasten vol met documenten zijn verleden tijd wanneer je overstapt naar digitaal boekhouden of een digitale postkamer
- Minder fraudegevoelig: Met een papieren administratie kan een factuur onopgemerkt dubbel ingediend worden. Digitale boekhoudsystemen sporen foute en dubbele facturen direct op
Welke digitale boekhoudprogramma’s zijn geschikt?
Er zijn diverse leveranciers van digitale boekhoudprogramma’s beschikbaar. Om het overzichtelijk voor je te houden, lichten we hier een aantal van onze favoriete ERP- en boekhoudprogramma’s voor je uit (niet gesorteerd op basis van voorkeur):
Exact
Exact is in Nederland marktleider op het gebied van digitaal boekhouden. Het bedrijf komt bovendien van oorsprong uit ons land, uit Delft om precies te zijn. Vanuit de cloud is de gehele administratie digitaal te vinden. Exact wordt voornamelijk aangeraden aan grotere ondernemingen.
AFAS
AFAS is een ERP-oplossing, wat betekent dat zowel de financiële-, salaris- en projectadministratie in één systeem beheerd kunnen worden. Dit is een belangrijk voordeel, want veel bedrijfsprocessen hangen met elkaar samen. Met AFAS is de digitale boekhouding altijd actueel.
Multivers
Multivers noemt zichzelf ook wel het meest complete boekhoudpakket voor het mkb. Hier zijn wij het mee eens, want dit intuïtieve, gebruiksvriendelijke boekhoudpakket zorgt ervoor dat je met digitaal boekhouden snel uit de voeten kunt.
Twinfield
Twinfield is misschien wel één van de bekendste boekhoudprogramma’s in Nederland. Het is een compleet boekhoudpakket met uitgebreide functies. Met Twinfield automatiseer je de digitale boekhouding, krijg je inzicht en bespaar je tijd. Twinfield wordt veel aangeboden via accountantskantoren.
Informer
Net als een aantal voorgangers in deze lijst, is ook Informer een van oorsprong Nederlands softwarebedrijf, wat bekend staat om haar innovatiekracht. Met Informer wordt de boekhouding doen kinderspel. Informer wordt veel gebruikt door ZZP’ers en kleinere bedrijven.
Minox
Met het ERP-pakket Minox wordt digitaal boekhouden erg eenvoudig. Dankzij de eenvoudige opzet van de software, boek en corrigeer je in een handomdraai. Als onderneming of accountantskantoor kun je zo ongehinderd doorgroeien.
Visma
Visma.net ERP is een compleet ERP-systeem in de cloud. De kracht van deze software zit in vergaande automatiseringsmogelijkheden, heldere rapportages en inzicht op maat. Dit ERP-systeem is geschikt voor midden- en grootbedrijf.
Hoe stap je over op digitale boekhouding?
De overstap hoeft niet in één keer te gebeuren. Een gefaseerde aanpak werkt het best, zeker als je administratie nu nog grotendeels op papier loopt.
Stap 1: Kies je boekhoudpakket
Begin met het kiezen van het pakket dat het best aansluit bij de omvang en complexiteit van je organisatie. Gebruik de tabel hierboven als startpunt en vraag bij meerdere aanbieders een demo aan.
Stap 2: Start met één documentstroom
Begin niet met alles tegelijk. Kies één stroom, bij voorkeur inkoopfacturen, en richt daar het digitale proces voor in. Scan of ontvang facturen digitaal, verwerk ze via OCR-software en stuur ze automatisch door naar je boekhoudpakket. Onze gids over digitaal inkoopfacturen verwerken helpt je op weg.
Stap 3: Richt goedkeuringsflows in
Facturen en bonnetjes moeten geaccordeerd worden voordat ze geboekt worden. Stel digitale goedkeuringsflows in op basis van bedrag, afdeling of leverancier, zodat het juiste document automatisch bij de juiste persoon terechtkomt.
Stap 4: Koppel je declaratieproces
Nadat factuurverwerking loopt, voeg je declaraties toe. Medewerkers dienen bonnetjes in via een app, managers keuren ze digitaal goed en de goedgekeurde bedragen komen automatisch in het boekhoudpakket terecht. Hoe dat in de praktijk werkt, lees je in onze blog over declaraties verwerken in de boekhouding.
Stap 5: Breid uit en optimaliseer
Als beide stromen digitaal lopen, voeg je stap voor stap andere documenttypen toe. Digitalisering is een continu proces: meet de tijdswinst, evalueer de workflows en schaal verder op waar nodig.
Integreer Doxis SpendControl in jouw boekhoudprogramma
Alle bovenstaande boekhoudprogramma’s nemen de kernboekhouding voor hun rekening: het bijhouden van je grootboek, het verwerken van bankafschriften en het opstellen van rapportages.
Waar ze minder sterk in zijn, is de voorfase: het ontvangen, uitlezen, routeren en goedkeuren van facturen en bonnetjes voordat ze in het boekhoudpakket belanden. Dat proces heet pre-accounting en is precies waar Doxis SpendControl het verschil maakt.
Doxis sluit aan op elk van de hierboven genoemde boekhoudpakketten via een directe API-koppeling. Zodra je Doxis SpendControl integreert, verandert het volgende:
- Facturen en bonnetjes worden automatisch uitgelezen met OCR en AI, en omgezet naar gestructureerde data zonder handmatige invoer
- Documenten worden via digitale goedkeuringsflows naar de juiste persoon gestuurd voor accordering, via web of mobiele app
- Na goedkeuring worden de gegevens inclusief grootboekrekening, btw-code en kostenplaats automatisch in jouw boekhoudpakket geboekt
- Ingebouwde fraudedetectie herkent dubbele of afwijkende facturen voordat ze geboekt worden
Het resultaat: je boekhoudpakket ontvangt alleen schone, goedgekeurde data. Geen handmatig overtypen, geen stapels papier, geen foutgevoelig heen-en-weermailen.
Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen? Neem contact op of plan hieronder een demo!
FAQ
Digitaal boekhouden betekent dat je financiële administratie, zoals facturen, bonnetjes en bankmutaties, volledig in de cloud verwerkt en bewaard wordt in plaats van op papier. Gegevens worden automatisch vastgelegd, verwerkt en gedeeld via boekhoudsoftware.
2. Waarom zou ik overstappen op digitaal boekhouden?
Omdat je tijd, geld en frustratie bespaart. Je vermindert handmatig overtypen, verkleint de kans op fouten en hebt altijd inzicht in je cijfers. Bovendien sluit digitaal boekhouden beter aan bij fiscale eisen en digitale samenwerking met je accountant.
3. Is digitaal boekhouden veilig?
Ja, moderne boekhoudpakketten maken gebruik van versleuteling, toegangsrechten en veilige cloudomgevingen. Dat is in de praktijk vaak veiliger dan papieren mappen of losse Excel-bestanden op een lokale laptop.
4. Welke bedrijven profiteren het meest van digitaal boekhouden?
Eigenlijk elk type organisatie, maar vooral groeiende bedrijven, administratie- en accountantskantoren en organisaties met veel inkoopfacturen en declaraties. Hoe hoger het volume, hoe groter de winst in tijd en kosten.
5. Heb ik per se nieuwe software nodig om digitaal te gaan boekhouden?
Niet altijd. Werk je al met een online boekhoudpakket, dan kun je vaak vooral je processen slimmer inrichten: digitaal aanleveren, automatische herkenning, digitale goedkeuring. Extra tools zoals Doxis kunnen je huidige pakket uitbreiden met OCR en workflow-automatisering.
6. Hoe begin ik als mijn administratie nu nog vooral op papier is?
Start met één stroom, bijvoorbeeld inkoopfacturen: scan of fotografeer facturen, verwerk ze via een oplossing met OCR en stuur ze automatisch door naar je boekhoudpakket. Daarna kun je stap voor stap bonnetjes, contracten en andere documenten meenemen.
7. Hoe helpt Doxis bij digitaal boekhouden?
Doxis leest bonnen en facturen automatisch uit met OCR en AI, laat medewerkers deze digitaal indienen en stuurt goedgekeurde documenten direct door naar je boekhoudpakket. Zo automatiseer je pre-accounting en bespaar je tot wel 70% aan verwerkingstijd.