Digitaal boekhouden is een must voor administratiekantoren, maar ook zeker voor elke ondernemer. Dankzij doorlopende ontwikkelingen op digitaal vlak kan de boekhouding namelijk steeds verder geautomatiseerd worden. Digitalisering maakt ondernemen en boekhouden een stuk efficiënter en effectiever.
Bij het maken van de definitieve overstap naar een digitale boekhouding kunnen de meeste ondernemers echter wel wat hulp gebruiken. In deze blog lees je meer over de voordelen, over geschikte boekhoudprogramma’s en helpen wij jou op weg naar digitaal boekhouden.
Key Takeaways
- Minder handmatig werk – Digitalisering versnelt de boekhouding en vermindert fouten.
- Altijd inzicht in je financiën – Documenten staan in de cloud en zijn real-time beschikbaar.
- Geen papier meer nodig – Je bespaart ruimte en voorkomt zoekwerk in archiefkasten.
- Betere controle & fraudepreventie – Digitale systemen herkennen dubbele of afwijkende facturen.
- Koppeling met Klippa levert tijdswinst op – Met pre-accounting automatisatie bespaar je tot 70% verwerkingstijd.
Vlotte documentverwerking dankzij digitaal boekhouden
Als je efficiënter wilt boekhouden, kan je het beste met de digitalisatie trend meegaan. Papier zet een rem op een vlotte documentverwerking.
Door de boekhouding te digitaliseren en documenten automatisch te verwerken met OCR-technologie, komen jij en de klant van deze papierberg af. OCR voor boekhouding maakt het mogelijk om bonnetjes en facturen te scannen en direct om te zetten naar digitale data, zonder handmatige invoer. De administratie is dan beschikbaar in de cloud en alle bevoegde personen hebben altijd en overal toegang tot de digitale boekhouding.
Nieuwe documenten zijn gelijk beschikbaar voor accountants. Dankzij digitaal boekhouden hoeven zij niet meer tot het einde van het kwartaal te wachten totdat er door de mappen kan worden gegaan. In dit geval heeft de accountant te maken met minder piekvolumes aan het einde van de periode, waardoor het werk beter gespreid wordt.
Boekhouden wordt digitaal een stuk eenvoudiger
Digitalisatie van de boekhouding brengt een hoop voordelen met zich mee:
- Minder foutgevoelig: digitaal boekhouden neemt een deel van de menselijke handelingen weg, waardoor het aantal handmatige fouten flink vermindert.
- Overzichtelijk: alle data is altijd digitaal beschikbaar in het boekhoudsysteem. Je hebt real-time inzicht in je financiële huishouding.
- Inzichtelijk: omdat de gegevens beschikbaar zijn in de cloud, zijn deze altijd en overal inzichtelijk.
- Ruimtebesparing: archiefkasten vol met documenten is officieel verleden tijd wanneer je overstapt naar digitaal boekhouden of een digitale postkamer.
- Minder fraudegevoelig: met een papieren administratie is het mogelijk dat een factuur onopgemerkt dubbel ingediend wordt. Digitale boekhoudsystemen zijn echter in staat om foute en dubbele facturen op te sporen en een waarschuwing te geven.
Welke digitale boekhoudprogramma’s zijn geschikt?
Er zijn diverse leveranciers van digitale boekhoudprogramma’s beschikbaar. Om het overzichtelijk voor je te houden, lichten we hier een aantal van onze favoriete ERP- en boekhoudprogramma’s voor je uit (niet gesorteerd op basis van voorkeur):
Exact
Exact is in Nederland marktleider op het gebied van digitaal boekhouden. Het bedrijf komt bovendien van oorsprong uit ons land, uit Delft om precies te zijn. Vanuit de cloud is de gehele administratie digitaal te vinden. Exact wordt voornamelijk aangeraden aan grotere ondernemingen.
AFAS
AFAS is een ERP-oplossing, wat betekent dat zowel de financiële-, salaris- en projectadministratie in één systeem beheerd kunnen worden. Dit is een belangrijk voordeel, want veel bedrijfsprocessen hangen met elkaar samen. Met AFAS is de digitale boekhouding altijd actueel.
Multivers
Multivers noemt zichzelf ook wel het meest complete boekhoudpakket voor het mkb. Hier zijn wij het mee eens, want dit intuïtieve, gebruiksvriendelijke boekhoudpakket zorgt ervoor dat je met digitaal boekhouden snel uit de voeten kunt.
Twinfield
Twinfield is misschien wel één van de bekendste boekhoudprogramma’s in Nederland. Het is een compleet boekhoudpakket met uitgebreide functies. Met Twinfield automatiseer je de digitale boekhouding, krijg je inzicht en bespaar je tijd. Twinfield wordt veel aangeboden via accountantskantoren.
Informer
Net als een aantal voorgangers in deze lijst, is ook Informer een van oorsprong Nederlands softwarebedrijf, wat bekend staat om haar innovatiekracht. Met Informer wordt de boekhouding doen kinderspel. Informer wordt veel gebruikt door ZZP’ers en kleinere bedrijven.
Minox
Met het ERP-pakket Minox wordt digitaal boekhouden erg eenvoudig. Dankzij de eenvoudige opzet van de software, boek en corrigeer je in een handomdraai. Als onderneming of accountantskantoor kun je zo ongehinderd doorgroeien.
Visma
Visma.net ERP is een compleet ERP-systeem in de cloud. De kracht van deze software zit in vergaande automatiseringsmogelijkheden, heldere rapportages en inzicht op maat. Dit ERP-systeem is geschikt voor midden- en grootbedrijf.
Integreer Klippa in jouw boekhoudprogramma
Wanneer je het juiste ERP- of boekhoudprogramma hebt gekozen, kan het digitaal boekhouden beginnen. Koppel je oplossing en een wereld aan mogelijkheden gaat voor je open. Processen kunnen zo namelijk verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd worden. Dit wordt ook wel pre-accounting genoemd.
Pre-accounting doe je eenvoudig met Klippa. Wij beschikken over een factuurverwerking en digitaal declareren oplossing, welke eenvoudig in het boekhoudprogramma geïntegreerd kan worden. Hiermee bespaar je tot wel 70% aan verwerkingstijd.
Bonnen en facturen worden ingeleverd via onze mobiele app, online of via de mail. Vervolgens kunnen managers deze met één muisklik goed- of afkeuren. Tot slot komen de bonnen en facturen automatisch in het door jou gekozen ERP- of boekhoudpakket terecht.
Middels een API-koppeling valt Klippa in alle hierboven genoemde ERP- en boekhoudpakketten te integreren. Deze koppeling zorgt tijdens het digitaal boekhouden voor tijdsbesparing, verbeterde werkprocessen en fraudepreventie.
FAQ
Digitaal boekhouden betekent dat je financiële administratie – zoals facturen, bonnetjes en bankmutaties – volledig in de cloud verwerkt en bewaart, in plaats van op papier. Gegevens worden automatisch vastgelegd, verwerkt en gedeeld via boekhoudsoftware.
2. Waarom zou ik overstappen op digitaal boekhouden?
Omdat je tijd, geld en frustratie bespaart. Je vermindert handmatig overtypen, verkleint de kans op fouten en hebt altijd inzicht in je cijfers. Bovendien sluit digitaal boekhouden beter aan bij fiscale eisen en digitale samenwerking met je accountant.
3. Is digitaal boekhouden veilig?
Ja, moderne boekhoudpakketten maken gebruik van versleuteling, toegangsrechten en veilige cloudomgevingen. Dat is in de praktijk vaak veiliger dan papieren mappen of losse Excel-bestanden op een lokale laptop.
4. Welke bedrijven profiteren het meest van digitaal boekhouden?
Eigenlijk elk type organisatie, maar vooral groeiende bedrijven, administratie- en accountantskantoren en organisaties met veel inkoopfacturen en declaraties. Hoe hoger het volume, hoe groter de winst in tijd en kosten.
5. Heb ik per se nieuwe software nodig om digitaal te gaan boekhouden?
Niet altijd. Werk je al met een online boekhoudpakket, dan kun je vaak vooral je processen slimmer inrichten: digitaal aanleveren, automatische herkenning, digitale goedkeuring. Extra tools zoals Klippa kunnen je huidige pakket uitbreiden met OCR en workflow-automatisering.
6. Hoe begin ik als mijn administratie nu nog vooral op papier is?
Start met één stroom, bijvoorbeeld inkoopfacturen: scan of fotografeer facturen, verwerk ze via een oplossing met OCR en stuur ze automatisch door naar je boekhoudpakket. Daarna kun je stap voor stap bonnetjes, contracten en andere documenten meenemen.
7. Hoe helpt Klippa bij digitaal boekhouden?
Klippa leest bonnen en facturen automatisch uit met OCR en AI, laat medewerkers deze digitaal indienen en stuurt goedgekeurde documenten direct door naar je boekhoudpakket. Zo automatiseer je pre-accounting en bespaar je tot wel 70% aan verwerkingstijd.