KLANTVERHALEN | MODIFI
Hoe Modifi boekhouding voor meerdere entiteiten automatiseert
Ontdek hoe Modifi het verwerken van facturen, goedkeuringen en rapportage voor meerdere entiteiten heeft geautomatiseerd met Klippa. Hierdoor is handmatig werk geëlimineerd, de nauwkeurigheid verbetert en zijn financiële processen vereenvoudigd.
Over Modifi
Modifi is een wereldwijde fintech onderneming die exporteurs en importeurs ondersteunt met digitale financieringsoplossingen. Met activiteiten in meerdere landen, waaronder Duitsland en Nederland, biedt Modifi werkkapitaal en risicobescherming aan bedrijven zodat ze efficiënt kunnen groeien.
Met een groeiende internationale aanwezigheid en multi-entity operaties verwerkt Modifi elke maand talloze facturen, wat een betrouwbare, conforme en efficiënte financiële workflow vereist.
De uitdagingen van handmatige factuurverwerking in Fintech
Voordat Modifi Klippa implementeerde, gebruikte het een gedeelde Gmail-inbox om binnenkomende facturen te ontvangen. Deze facturen werden handmatig beoordeeld en verwerkt door het financiële team. Deze workflow was gevoelig voor vertragingen, inconsistencies en fouten, vooral omdat Modifi met meerdere juridische entiteiten werkt, elk met zijn eigen btw-regels, kostenplaatsen en goedkeuringsstructuren.
Het ontbreken van integratie met hun boekhoudplatform Xero maakte het moeilijk om boekingsprocessen te centraliseren en te automatiseren. Bovendien had Modifi behoefte aan entiteit-specifieke rapportages en maandelijkse factuuroverzichten in een gestructureerd, exporteerbaar formaat. Voorheen was dit arbeidsintensief en tijdrovend werk echter wordt dit met Klippa automatisch gegenereerd.
Modifi verbetert efficiëntie met Klippa’s factuurverwerking software
Door Klippa te gebruiken, heeft Modifi de factuurverwerking omgezet naar een gestroomlijnde en geautomatiseerde workflow. Facturen worden automatisch doorgestuurd vanuit Gmail naar Klippa, waar slimme scan & herken technologie belangrijke gegevens zoals leveranciers, factuurnummers, btw-codes en kostenplaatsen eruit haalt. Dankzij de diepe integratie met Xero worden alleen de juiste btw-codes en financiële gegevens per juridische entiteit gesynchroniseerd, zodat alles netjes en entiteit-specifiek blijft.
Een belangrijke verbetering kwam door Klippa’s goedkeuringsworkflows op basis van bedragen: Modifi kan nu facturen automatisch doorsturen naar de juiste persoon, afhankelijk van het bedrag (bijvoorbeeld onder €10.000, boven €10.000 en boven €50.000). Goedkeurders krijgen automatisch een melding met alleen de relevante factuurgegevens, waardoor het nemen van beslissingen een stuk eenvoudiger wordt.
Bovendien genereert Klippa maandelijkse Excel-overzichten met alle geëxtraheerde factuurgegevens en directe PDF-links (gesegmenteerd per entiteit), zodat het financiële team van Modifi rapportages kan beheren zonder handmatige inspanning.
Waarom Klippa?
Modifi heeft gekozen voor Klippa vanwege de geavanceerde automatisering, flexibele ondersteuning voor meerdere entiteiten en het intelligente goedkeuringsproces. Het vermogen van het platform om entiteit-specifieke integraties met Xero te configureren, dynamische declaratie regels voor factuurgroepen aan te kunnen maken en exportklare rapporten te leveren, sluit perfect aan bij de operationele complexiteit van Modifi.
Klippa bood een oplossing die zowel krachtig als eenvoudig was, waardoor de handmatige werklast werd verminderd en het controlegevoel toenam.
De voordelen voor Modifi
Versnelde factuurverwerking
De automatisering van Klippa heeft handmatige gegevensinvoer geëlimineerd door facturen rechtstreeks van Gmail door te sturen en belangrijke informatie via OCR te verwerken. Dit verminderde fouten en versnelde de verwerking voor alle entiteiten.
Naadloze integratie met Xero per entiteit
Met het synchroniseren van leveranciers, btw-codes en kostenplaatsen worden facturen rechtstreeks geboekt in het juiste grootboek in Xero. Klippa zorgt ervoor dat alleen relevante financiële gegevens worden gebruikt, waardoor de workflows overzichtelijk blijven.
Flexibele, rolgebaseerde autorisatieflows
Autorisatieflows zijn afgestemd op de interne structuur van Modifi, waarbij facturen worden doorgestuurd op basis van drempelbedragen en afdelingen. Goedkeurders ontvangen meldingen en zien alleen wat nodig is om de juiste beslissing te nemen.
Geautomatiseerde, entiteit-specifieke rapportages
Klippa genereert maandelijks Excel-rapporten met alle factuurmetadata en links naar de bijbehorende PDF-bestanden. De rapporten worden automatisch gesegmenteerd per entiteit, zodat Modifi eenvoudig kan filteren, analyseren en rapporteren op bedrijfsniveau.