Je boekhoudafdeling versterken met OCR

Volgens een studie van de International Data Corporation is het handmatig invoeren van factuurgegevens goed voor 30% van de tijd van boekhoudafdelingen en boekhouders. Dit betekent dat bijna een derde van hun tijd wordt besteed aan een taak die gemakkelijk kan worden geautomatiseerd. Tijd die niet wordt gebruikt voor taken die meer waarde toevoegen.

Wanneer een bedrijf facturen ontvangt, komen ze uit verschillende bronnen en moeten de gegevens in het boekhoudsysteem worden ingevoerd. Dat kunnen fysieke papieren facturen zijn, PDF-bestanden, Word-documenten en talloze andere formaten. De facturen kunnen ook regelitems bevatten die uit het papierwerk moeten worden gehaald.

Zoals je al weet, is factuurverwerking tijdrovend en vervelend, met als gevolg lange doorlooptijden, menselijke fouten en problemen met de gegevensbeveiliging. Maar helaas kan niemand zonder een actuele boekhouding en administratie.

Software voor Optical Character Recognition (OCR) kan de oplossing zijn voor deze boekhoudkundige hoofdpijn.

In dit artikel leggen we de voordelen uit van het gebruik van OCR-software voor de boekhouding, hoe het werkt en hoe het de manier waarop je jouw boekhouding beheert kan veranderen.

Maar laten we eerst eens kijken naar de problemen van het traditionele proces!

Wat is OCR voor de boekhouding?

OCR (Optical Character Recognition) is een technologie die handgeschreven of getypte tekst omzet in digitale gegevens. In de boekhouding wordt OCR gebruikt om de extractie van belangrijke informatie uit financiële documenten, zoals facturen, bonnen en inkooporders, te automatiseren. Hierdoor is handmatige gegevensinvoer niet meer nodig, worden fouten verminderd en worden verwerkingstijden verkort.

Door OCR te implementeren kunnen bedrijven financiële workflows digitaliseren, waardoor hun boekhoudprocessen efficiënter, nauwkeuriger en schaalbaarder worden.

Wat is het probleem met traditionele boekhouding?

Boekhoudafdelingen verwerken een grote hoeveelheid financiële documenten, zoals facturen, bonnen en inkooporders. Naarmate bedrijven groeien, neemt ook de complexiteit en het volume van deze documenten toe, wat tot verschillende problemen leidt:

1. Lange doorlooptijd 

Volgens onderzoek onder leiding van Ardent Partners duurt het gemiddeld 8,3 dagen om een factuur handmatig te verwerken. Dit is een aanzienlijke hoeveelheid tijd die kan leiden tot een vertraging in de betaling. Een vertraging die kan leiden tot boetes voor te late betaling, maar ook tot een vertraging in de financiële update van het bedrijf.

Het is ook tijd die jouw team afleidt van taken en bezigheden die meer gericht zijn op de financiële of creatieve ontwikkeling van je bedrijf.

2. Een financiële aderlating 

Een studie van Researchgate schatte de kosten van het handmatig verwerken van een factuur op €14. Vermenigvuldig dit bedrag met het aantal facturen dat je moet verwerken en dan wordt het al snel een heel hoog gedrag.

3. Hoger risico op fouten 

Elke repetitieve taak, zoals het handmatig kopiëren van gegevens van facturen en bonnen, leidt onvermijdelijk tot fouten. En die fouten kunnen kostbare gevolgen hebben. Je kunt bijvoorbeeld je bedrijfsbelastingen verkeerd invoeren en daardoor een boete krijgen. Deze fouten komen voort uit het feit dat handmatig gegevens invoeren een vervelende taak is en mensen van nature snel afgeleid zijn.

4. Hoger risico om facturen te verliezen

Met het constante heen en weer geloop tussen verschillende teams is het kwijtraken van een factuur aan de orde van de dag. Volgens een studie van het IOFM beschouwt 39,5% van de werknemers verloren of zoekgeraakte facturen als hun grootste uitdaging.

Deze facturen zijn verloren, maar moeten toch worden terug worden gevonden en geïntegreerd in je boekhoudsoftware. Natuurlijk besef je dit pas wanneer je crediteur een herinnering heeft gestuurd, wat dan weer resulteert in boetes voor te late betaling en een beschadigde relatie.

5. Ruimte voor fraude 

Bij het verwerken van grote hoeveelheden facturen is het moeilijk om facturen op te merken die twee keer worden ingediend. Zelfs als dat je lukt, ben je al begonnen met het lezen en verwerken van de factuur. Je verliest dus opnieuw tijd, maar nu aan een dubbele factuur.

Daarnaast, hoe ontdek je dat een cijfer of post op de factuur is gewijzigd? Fraudeurs kunnen bijvoorbeeld de bankrekening of het te betalen totaalbedrag wijzigen. Als dat handig gebeurt, is het bijna onmogelijk om dergelijke pogingen met het menselijk oog te ontdekken. Daardoor kun je frauduleuze informatie opnemen of inderdaad dezelfde factuur twee keer registreren. 

Dit zijn allemaal uitdagingen die tussen jou en een soepel factuurbeheer staan. Gelukkig bespreken we in het volgende gedeelte hoe OCR-software uitkomst kan bieden.

Het gebruik van OCR in boekhouding

OCR voor boekhouding heeft veel interessante use cases met betrekking tot het automatiseren van documentgerelateerde workflows. De meest voorkomende use case voor financiële documenten is OCR voor facturen, ook wel bekend als factuurscannen en geautomatiseerde factuurverwerking.

Om de werking van de OCR-software uit te leggen, bespreken we de drie stappen in deze use case:

• De factuur vastleggen en uploaden naar de OCR-software
• De afbeelding omzetten in een tekstbestand
• TXT parsen in JSON

1. De factuur vastleggen en uploaden naar de OCR-software

In de eerste stap van het proces moet een afbeelding of PDF-bestand van een factuur worden geüpload naar de OCR-software. Dit kan via een mobiele applicatie of een webapplicatie.

De factuur kan met of zonder achtergrond worden geüpload. Als de afbeelding ongecropt (met achtergrond) wordt verzonden, snijdt de software de achtergrond er automatisch uit.

Het is belangrijk dat de afbeelding de hele factuur bevat, zonder ruis en met een goede kwaliteit voor een nauwkeurig resultaat. Als dit moeilijk te bereiken is met een bestaande oplossing, kan de beeldkwaliteit worden verbeterd door een SDK voor mobiel scannen te gebruiken.

2. De afbeelding omzetten in een tekstbestand

In de volgende stap zet de OCR-software de afbeelding automatisch om in tekst (TXT). Alle gegevens van de factuur worden geëxtraheerd, maar nog niet gestructureerd. Dit betekent dat ze nog niet kunnen worden geïnterpreteerd of verder verwerkt in andere toepassingen.

TXT parsen in JSON

In de derde stap van het proces herkent de software wat elk deel van de factuur eigenlijk is. Er wordt bepaald welk deel bijvoorbeeld het factuurnummer, het totaalbedrag, het adres of de inkoopdatum is.

Het tekstbestand wordt geconverteerd naar een gestructureerd formaat, zoals JSON. JSON wordt vaak gebruikt voor het verzenden van gegevens in webapplicaties, omdat het een standaard tekstgebaseerde indeling is voor de weergave van gestructureerde gegevens.

Vanaf hier is het heel eenvoudig om de vastgelegde factuurgegevens te verwerken in je boekhoudprogramma.

De voordelen van OCR voor boekhouding

Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van OCR-software voor de boekhouding. Je medewerkers worden niet langer belast met bergen van te verwerken facturen. Het proces is veel eenvoudiger. Het hele proces is gestroomlijnd en geautomatiseerd.

Hieronder gaan we dieper in op de belangrijkste voordelen.

1. snellere factuurverwerking

OCR-software bespaart tijd omdat het de hoeveelheid tijd die aan papierwerk wordt besteed, voornamelijk op het gebied van handmatige data-invoer, sterk vermindert. Informatie kan nu gemakkelijk naar digitale formaten worden omgezet en gegevens kunnen veel sneller worden uitgelezen uit documenten.

Uit het eerder aangehaalde onderzoek van Ardent Partners bleek zelfs dat het gebruik van een geautomatiseerde oplossing resulteert in een 3 keer snellere verwerkingstijd van één enkele factuur.

2. Financiële besparingen

Door de inefficiënte processen van handmatige data-invoer en -verificatie overbodig te maken, kun je de operationele kosten tot 75% verlagen. Je bespaart hiermee kosten door het werk wat mensen spenderen aan tijdrovende boekhoudtaken. Bovendien kun je zo de bijbehorende kosten voor de opslag en verwerking van documenten overbodig maken.

3. Hogere nauwkeurigheid

OCR-software maakt gebruik van AI-algoritmen om een hoge mate van nauwkeurigheid te bieden bij het extraheren van gegevens uit documenten. Aangezien één kleine tikfout in de boekhouding tot vreselijke resultaten kan leiden, is dit van het grootste belang voor accountants.

De meeste OCR-oplossingen garanderen een nauwkeurigheid van meer dan 90%. Als je een nauwkeurigheid wenst die zo dicht mogelijk bij 100% ligt, kun je ervoor kiezen een medewerker bij het proces te betrekken. Dit wordt human-in-the-loop (HITL) automatisering genoemd.

Bij HITL-automatisering is het grootste deel van het werk geautomatiseerd. Op basis van bedrijfsregels, zoals een drempelwaarde voor de betrouwbaarheid, of alle facturen van een bepaalde leverancier, kun je documenten naar een medewerker sturen om ze handmatig te controleren.

Zo combineer je het beste van menselijke intelligentie met de kracht van AI en bereik je een nog hogere nauwkeurigheid.

4. Verbeterde schaalbaarheid

Bij lage volumes is het natuurlijk helemaal prima om een financieel medewerker 50 facturen per maand handmatig te laten verwerken. Maar wat gebeurt er als je duizenden facturen per maand moet verwerken en goedkeuren? Ga je je financiële team opschalen van 1 naar 100 mensen, of probeer je deze taak te automatiseren?

Door een geautomatiseerde oplossing te implementeren, krijgen bedrijven controle over hun overheadkosten en verminderen ze de operationele complexiteit die met schaalvergroting gepaard gaat. Ook kunnen softwareleveranciers hun servers automatisch on-demand schalen zonder extra aanwervingen, kantoorruimte, contracten, enzovoort.

5. Fraudepreventie

OCR helpt fraude voorkomen door potentiële problemen in realtime te identificeren. De validatiemechanismen kunnen snel dubbele facturen of onregelmatigheden detecteren, zoals gewijzigde bankgegevens of totaalbedragen. Door deze controles te automatiseren, beschermt OCR je boekhouding, vermindert handmatige interventie en waarborgt de financiële integriteit van je bedrijfsprocessen.

Nu je de belangrijkste voordelen van OCR in de boekhouding begrijpt, gaan we onderzoeken hoe een robuuste oplossing deze voordelen kan bieden aan jouw organisatie. Dergelijke tools zijn ontworpen om de unieke uitdagingen van boekhoudkundige workflows aan te gaan en bieden functies die processen stroomlijnen, nauwkeurigheid verbeteren en operationele kosten verlagen.

Automatiseer je accounting met Klippa DocHorizon

Wil je de efficiëntie verhogen, factuurverwerking stroomlijnen en operationele kosten verlagen? Klippa DocHorizon is jouw AI-gestuurde OCR-oplossing!

Klippa DocHorizon automatiseert financiële document workflows door het vastleggen, herkennen en converteren van financiële documenten, zoals facturen en bonnetjes, in gestructureerde, bruikbare gegevens. Het elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en zorgt voor compliance, waardoor financiële documenten sneller en betrouwbaarder worden verwerkt.

Door voor Klippa DocHorizon te kiezen, profiteer je van:

Nauwkeurige gegevensextractie: Nauwkeurige extractie van velden zoals factuurnummers, bedragen en leveranciersnamen.
Naleving van privacyregels: Anonimiseer gegevens en afbeeldingen om moeiteloos aan privacyregels te voldoen.
Flexibele uitvoerformaten: Converteer documenten naar verschillende formaten, zoals CSV, XML, JSON of PDF voor naadloze integratie.
Fraudepreventie: Detecteer dubbele of gewijzigde facturen in realtime om de financiële integriteit te beschermen.
Efficiënte documentclassificatie: Classificeer en categoriseer op efficiënte wijze een breed scala aan financiële documenten.
Aangepaste workflows: Stel bedrijfsspecifieke regels in om facturen indien nodig te routeren voor handmatige controle of validatie.
Ontwikkelaar-vriendelijke integratie: Dankzij uitgebreide documentatie, API’s en SDK’s is implementatie in bestaande systemen snel en probleemloos.

Bent u klaar om uw boekhoudprocessen naar een hoger niveau te tillen? Neem contact op met onze experts of boek een gratis demo om Klippa DocHorizon in actie te zien!

FAQ